Combinar correspondencia: modifica el formato de los campos combinados

Cuando Word utiliza los datos combinados que toma de una hoja de cálculo o de una tabla/consulta, no respeta el formato asociado a los mismos, lo que nos plantea un problema que vamos a intentar solucionar.

Empezamos

Vamos a suponer que tenemos una lista de pacientes con facturas pendientes de pago y que les vamos a escribir una carta reclamando el abono de las mismas. Los datos que tenemos en Excel son los siguientes, y los podéis descargar del archivo Impagos.xlsx:

Lista de pacientes para una combinación de correspondencia

Es la hora de ir a Word, comenzamos nuestra carta de la forma habitual, ejecutando los pasos que ya conocemos. Si no te acuerdas, puedes consultar el artículo Cómo combinar correspondencia en Word, en el que expliqué el proceso paso a paso. El resultado podría ser similar al siguiente:

Carta base para modificar el formato de campos combinados

Si le damos al botón Vista previa de resultados, vemos que Word ha tomado los datos tal cual. Además, en la fecha se antepone el mes al día, cuando Excel aparecía de forma correcta.

Carta base con fecha en formato erróneo

Es verdad ¿cómo puedo arreglar ese error de formato?

No te preocupes, ya que ahora vamos a cambiar el aspecto de algunos campos para que se adecuen a nuestras necesidades. En algunos casos, como fechas y cantidades numéricas será necesario emplear modificadores de campo. Sin embargo para los textos, es más sencillo así que comenzaremos por ellos.

Para empezar, sobre un campo combinado que contenga texto, como Nombre o Apellido, elegimos la opción Editar campo… en el menú contextual. Entonces, Word mostrará un cuadro de diálogo similar al de la figura. En la imagen puedes ver que ya hemos escogido el formato Tipo Título. Éste, es el más adecuado para nombres compuestos o campos que puedan contener los dos apellidos:

Cuadro para editar el formato de un campo de tipo texto.png
Para el campo Total, comenzamos de la misma forma, pero dado que no nos sirven ninguno de los formatos propuestos por Word, tendremos que pulsar el botón Códigos de campo, situado en la esquina inferior izquierda del cuadro, para añadir en este caso el modificador #:

Propiedades de campo avanzadas - Formato numérico

Esta definición, provocará que los totales aparezcan con el punto como separador de miles y sin decimales. Si deseas formatos más complejos, en la ayuda de Word podrás consultar todos los modelos de modificadores que puedes utilizar.

Por último, para la fecha nos interesaba mostrar el día con uno o dos números según correspondiera y el mes en letras; para conseguirlo, hemos antepuesto \@ y empleado el modificador d para el día y el MMMM (fíjate que debe aparecer en mayúsculas), con la siguiente definición:

Propiedades de campo avanzadas. Formato fecha

El resultado final, en el que hemos añadido también la negrita a los campos combinados, lo tienes a continuación. Un poquito trabajoso, pero  merece la pena.

Resultado de una combinación de correspondencia con el formato de los campos modificado

Recuerda: ¡Escoge el formato adecuado para mejorar la calidad de tu trabajo!

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