Tipos de plantilla en PowerPoint

Lo siento pero no hay unanimidad. Dependiendo a quién preguntes, te dará una definición u otra para plantilla en PowerPoint. Así que mi objetivo con este post es darte diferentes ideas para que sitúes la plantilla en el contexto adecuado para cada ocasión.

Imagen unificada

Es el modelo más clásico de plantilla, presente desde el principio. Para acceder a las opciones disponibles, simplemente entra en la opción Nuevo de Archivo.  Allí podrás descubrir opciones que agrupan temas, animaciones, transiciones…

Plantillas preinstaladas en PowerPoint

Plantilla de contenido

En las primeras versiones, el grupo anterior incorporaba plantillas con un guión de contenido como las de Dale Carnegie. Sin embargo, si ahora quieres acceder a un modelo de ese tipo debes buscarlo. Para ello, puedes utilizar el  cuadro de búsqueda que aparece en la parte superior de la pantalla anterior.

Otra opción es hacer clic sobre algunos de los términos sugeridos. Para este ejemplo hemos optado por marketing. Tras seleccionar la primera propuesta, Presentación empresarial… En la imagen puedes comprobar que, en este caso, PowerPoint crea una presentación completa, no sólo la diapositiva de título.

Ejemplo de plantilla de contenido en PowerPoint

Ahora sólo tendrás que ir escribiendo la información oportuna y adaptar los elementos a tus necesidades. Una buena solución si no sabes por dónde empezar.

Diseño o distribución de elementos

Plantillas o modelos de diseño para PowerPointLas plantillas que acabamos de comentar son las auténticas. No obstante, a veces también se denomina plantilla a los modelos de diseño. Sigamos con el ejemplo de la presentación anterior.

Con cualquiera de las diapositivas situada en vista Normal, puedes desplegar la lista que aparece en la opción Diseño, dentro de la cinta Inicio. Los modelos que aparezcan te permitirán redistribuir el contenido con facilidad. Ahora bien, ten en cuenta que la cantidad de opciones disponibles dependerá de lo que se haya asociado al patrón de diapositivas. Aunque ese es un tema que trataremos en el futuro 😉

PowerPoint tiene una plantilla para cada necesidad

Utilizar el calendario de Google tiene ventajas

Aplicaciones para gestionar tu agenda y/o calendario hay muchas, pero emplear Google Calendar tiene una serie de ventajas claras.

Usabilidad

Decirlo puede parecer una perogrullada pero si el usuario ni tiene mucha intuición digital, la accesibilidad y facilidad de uso siempre es un factor importante.

La interfaz del calendario de Google es muy clara y sencilla, lo que facilita la gestión de los distintos eventos y tareas. En una sola pantalla, puedes tener a la vista todos los elementos más representativos.

Cumpleaños de contactos

Google Calendar te avisa de los próximos cumpleañosSi tienes bastantes contactos, acordarte de la fecha de sus cumpleaños puede resultar complicado. No obstante, Google facilita esa tarea de manera automática a partir de las relaciones establecidas y los datos suministrados. Por lo tanto, ahora no tienes excusas para no felicitar en las fechas destacadas.

Festivos nacionales

¿Alguna vez has estado esperando la respuesta a un email y ésta no llegaba cuando la respuesta suele tardar poco tiempo? ¿Te has extrañado porque estás llamando a alguien y no te cogen el teléfono cuando generalmente contestan a la primera? Estas situaciones son relativamente frecuentes cuando trabajas con personas situadas en otras comunidades autónomas.

Sin embargo, a partir de ahora, recuerda que Google pone a tu disposición un calendario con los días festivos nacionales. Así que consúltalo para evitar algún que otro disgusto. Además, también puedes añadir los festivos de otros países, por si te hicieran falta 😉

Calendario de Festivos nacionales en Google

Calendarios adicionales

Google también detecta si tus contactos han creado calendarios propios y te da la posibilidad de solicitar el acceso a los mismos de manera directa.

De todas formas, a través de la opción Nuevo calendario puedes añadir rápidamente un nuevo planning al actual y destacarlo con colores y descripciones específicas, así como compartirlo o exportarlo.  Creación de un nuevo calendario con Google Calendar

Sincronización con tus dispositivos móviles

Dejo para el final la ventaja que, desde mi punto de vista, resulta más útil. En particular, encuentro un gran avance el hecho de tener todos mis calendarios sincronizados independientemente del dispositivo que utilice: PC, portátil, smartphone o tablet.

Ahora da igual donde añada una cita, defina una tarea o concrete una reunión. Se que Google hará la gestión de manera correcta y me enviará el aviso al medio que utilice en ese momento.

Dependiendo del dispositivo móvil, la integración se realizará de manera directa con el calendario nativo. No obstante, también puedes descargar e instalar la aplicación específica para Ios o Android, tú eliges.

Sincroniza y accede a tu calendario estés donde estés

SQL: utilizar campos situados en tablas distintas

Como lo prometido es deuda, tras un breve parón, retomamos nuestro tutorial de Access para ver cómo podemos mostrar mediante SQL campos que se encuentran situados en diferentes tablas relacionadas entre sí. Para practicar, emplearemos como ya es habitual nuestra base de datos librería.mdb.

Comenzaremos por algo sencillo, simplemente una consulta que muestre el Nombre, Apellidos y Provincia de cada cliente; pero primero vamos a recordar las relaciones existentes en la base de datos:

Relaciones de la base de datos Libreria

La clave para que la consulta funcione correctamente reside en la forma de indicar qué campos de ambas tablas forman la relación. Para ello, podemos emplear dos opciones diferentes. Pero eso es algo que indicaremos tras especificar los campos y tablas que deseamos utilizar.

Relaciones mediante WHERE

Tras la cláusula FROM emplearemos la instrucción WHERE para indicar qué campos deben coincidir entre sí. Por ejemplo:

SELECT clientes.nombre,clientes.apellidos,ciudades.nombre
FROM clientes,ciudades
WHERE clientes.codciudad=ciudades.codciudad;

Como en este caso, teníamos dos campos con la misma denominación (Nombre) ha sido necesario anteponer la tabla para indicar con cuál exactamente queríamos trabajar. El resultado debe ser similar al que ahora mostramos en la figura:

Consulta SQL entre tablas relacionadas mediante WHERE

Relaciones mediante INNER JOIN

Si empleamos la versión SQL en Access, podemos utilizar la instrucción INNER JOIN para indicar la relación existente, dejando WHERE para establecer criterios de filtrado adicionales; por ejemplo para el caso anterior:

SELECT clientes.nombre,clientes.apellidos,ciudades.nombre
FROM clientes
INNER JOIN ciudades ON clientes.codciudad=ciudades.codciudad;

Fíjate bien porque hay cambios. Ahora en FROM sólo hemos indicado una de las tablas (Clientes), la otra se especifica tras INNER JOIN (ciudades) y tras ON debemos establecer los campos a coincidir.

Por supuesto, el resultado final es el mismo que en el primer caso, pero podemos mejorarlo un poquito recordando que AS nos permite incluir títulos de columnas. Por ejemplo:

SELECT clientes.nombre AS Nombre,clientes.apellidos AS Apellidos,ciudades.nombre AS Ciudad
FROM clientes
INNER JOIN ciudades ON clientes.codciudad=ciudades.codciudad;

Consulta SQL entre tablas relacionadas con título de columnas mediante INNER JOIN

Además, en Access podemos emplear dos variantes para relaciones más personalizadas: INNER LEFT e INNER RIGHT.

Relaciones y criterios

Vamos a complicar ligeramente el supuesto anterior, ya que ahora sólo nos interesa mostrar los clientes de Sevilla o de Cádiz, por lo que deberemos añadir el filtro.

Para el primer caso, con la instrucción WHERE, necesitaremos escribir la condición que añadiremos a la anterior mediante AND:

SELECT clientes.nombre AS Nombre,clientes.apellidos AS Apellidos,ciudades.nombre AS Ciudad
FROM clientes,ciudades
WHERE (clientes.codciudad=ciudades.codciudad) AND (ciudades.nombre IN("Sevilla","Cádiz"));

Mediante INNER JOIN sólo tendremos que incluir tras la misma la instrucción WHERE correspondiente, tal y como vimos en la entrada dedicada a Consultas SQL de selección con criterios, quedando su escritura como te mostramos a continuación:

SELECT clientes.nombre AS Nombre,clientes.apellidos AS Apellidos,ciudades.nombre AS Ciudad
FROM clientes
INNER JOIN ciudades ON clientes.codciudad=ciudades.codciudad
WHERE ciudades.nombre IN("Sevilla","Cádiz");

En ambos casos, el resultado sólo mostrará cuatro registros que cumplen la condición especificada:Consulta SQL entre tablas relacionadas con criterio usando INNER JOIN y WHERE

Utiliza SQL para relacionar con facilidad campos con diferentes orígenes

Añade una encuesta a tus emails con Outlook

Añade una encuesta a tus emails con OutlookEs probable que cierta cantidad de emails que envías o recibes sean para preguntar acerca de algo en concreto. Así que ahora presta atención, ya que si utilizas Outlook como gestor de correos electrónicos, puedes utilizar la función para añadir una encuesta en tus mensajes.

Planteamiento inicial

Para desarrollar el ejemplo, vamos a suponer que en una organización es necesario escoger el tramo horario para impartir un taller de formación. Para facilitar dicho proceso, incluiremos una encuesta en el email que se enviará a las personas implicadas en la elección: formación, delegados, responsables de equipo…

El proceso inicial coincidirá con el de cualquier mensaje normal y corriente. Por lo tanto, el primer paso será utilizar el botón Nuevo mensaje de correo electrónico, en la cinta Inicio. Tras escribir el mensaje de introducción será necesario seguir con los pasos que se especifican en el siguiente apartado.

Cómo añadir una encuesta dentro de un mensaje en Outlook

Cuando ya esté todo listo, tendremos que emplear la función Utilizar botones de voto de la cinta Opciones. Al hacer clic, Outlook mostrará tres opciones predeterminadas:

  • Aprobar; Rechazar
  • Sí; No
  • Sí; No; Quizás

Afortunadamente, también podemos optar por una solución personalizada como la que puedes ver en la siguiente imagen.

Opciones de votación y seguimiento para una encuesta en Outlook

Tras pulsar Cerrar, el mensaje mostrará un pequeño aviso encima del campo De. ¿Todo listo? Entonces es el momento de darle a Enviar.

¿Cómo se vota?

Cuando los destinatarios abren el mensaje, Outlook muestra otro pequeño aviso en la parte superior. Esa es la realidad y el problema de esta técnica. Eso implica que, si andas con un poco de despiste o no tienes mucha soltura, el sistema de votación pueda pasar fácilmente desapercibido.

Pero seamos optimistas. Así que en la parte superior del email, directamente en la cinta Mensaje podremos hacer efectiva nuestra elección con el botón Votar. Si elegimos, por ejemplo, de 8 a 10, el gestor de correo mostrará un mensaje similar al siguiente:

Respuesta a una encuesta en Outlook

Si se escoge Enviar la respuesta ahora, ésta se remitirá de manera automática. Para Modificar…, se abrirá un mensaje en blanco, con la respuesta como Asunto, en el que se podrá argumentar la elección.

¿Y se puede ver el resultado de la encuesta?

Claro que sí. Por un lado, cada vez que se vote, el sistema realizará un seguimiento enviando al remitente inicial la opción escogida. Por otro, Outlook da la posibilidad de ver un resumen de las respuestas.

Al abrir cualquiera de las respuestas recibidas, aparecerá un pequeño aviso con la respuesta encima del remitente. Sí, sé que soy pesada, pero es que es realmente pequeño. Pues bien, al hacer clic en esa alerta, podremos ver un resumen con todas las contestaciones recogidas y el desglose con las contestaciones individuales.

Resumen y desglose de las respuestas a una encuesta en Outlook

Ahora que ya sabes cómo hacerlo, anímate a probar esta técnica, e incluye mi email contacto@luciamonterorodriguez.com en tu encuesta.

Las relaciones entre elementos de PowerPivot

Una de las ventajas que nos ofrece PowerPivot es la posibilidad de añadir a un mismo modelo elementos con distintos orígenes. Aunque la afirmación anterior es  completamente cierta, para que dicho modelo funcione de manera correcta, es necesario que existan relaciones bien definidas entre los orígenes incorporados.

Relaciones automáticas

Cuando añadimos en PowerPivot tablas de una misma base de datos, Excel importará las relaciones definidas previamente. Vamos a comprobarlo con un modelo en el que hemos importado varias de un objeto de Access.

Para ver qué relaciones existen  en la actualidad, podemos actuar de dos formas distintas. Por un lado, tras acceder a Administrar, es posible emplear el botón Vista de diagrama de la cinta de Inicio. Entonces, Excel mostrará una representación gráfica muy parecida a la que nos ofrece Access. Por otro, con la cinta Diseño, y la opción Administrar relaciones, para obtener una tabla detalla entre los campos afectados.

Resultado de Administrar relaciones en PowerPivo

Como puedes comprobar en la imagen, desde este cuadro puedes Crear nuevas relaciones, así como EditarEliminar las actuales.

Relaciones entre elementos independientes

Ahora, partimos de un supuesto diferente, un modelo en el que hemos incorporado una pestaña con el contenido de una hoja de cálculo denominada Stores.xlsx y otra Geography.xlsx. Al tratarse de libros individuales, no existe ninguna relación, pero como nosotros conocemos el carácter de los datos, vamos a crear una manualmente.

Nos situamos, por ejemplo, en el encabezado del campo GeographyKey de la tabla Stores. Después, pulsamos el botón derecho del ratón y elegimos Crear relación. En el cuadro de diálogo que aparece sólo será necesario, escoger la tabla de destino en la parte inferior. Si ésta contiene un campo con el mismo nombre, Excel lo detectará automáticamente. De lo contrario, lo haremos nosotros.

Una vez establecida, los campos relacionados mostrarán un icono en la zona derecha del encabezado.

Vista de diagrama

La operación anterior también se puede realizar directamente en el acceso gráfico. Allí operaremos de manera similar. Es decir, hay que colocarse en uno de los campos a relacionar y en el menú contextual acceder a Crear relación. A continuación, proceder de la misma forma que en el apartado anterior.

Conclusiones

Para obtener resultados eficaces y/o evitar errores en el análisis de los datos, antes de comenzar a operar es necesario revisar que las relaciones están efectuadas y bien definidas.