Utilizar el calendario de Google tiene ventajas

Aplicaciones para gestionar tu agenda y/o calendario hay muchas, pero emplear Google Calendar tiene una serie de ventajas claras.

Usabilidad

Decirlo puede parecer una perogrullada pero si el usuario ni tiene mucha intuición digital, la accesibilidad y facilidad de uso siempre es un factor importante.

La interfaz del calendario de Google es muy clara y sencilla, lo que facilita la gestión de los distintos eventos y tareas. En una sola pantalla, puedes tener a la vista todos los elementos más representativos.

Cumpleaños de contactos

Google Calendar te avisa de los próximos cumpleañosSi tienes bastantes contactos, acordarte de la fecha de sus cumpleaños puede resultar complicado. No obstante, Google facilita esa tarea de manera automática a partir de las relaciones establecidas y los datos suministrados. Por lo tanto, ahora no tienes excusas para no felicitar en las fechas destacadas.

Festivos nacionales

¿Alguna vez has estado esperando la respuesta a un email y ésta no llegaba cuando la respuesta suele tardar poco tiempo? ¿Te has extrañado porque estás llamando a alguien y no te cogen el teléfono cuando generalmente contestan a la primera? Estas situaciones son relativamente frecuentes cuando trabajas con personas situadas en otras comunidades autónomas.

Sin embargo, a partir de ahora, recuerda que Google pone a tu disposición un calendario con los días festivos nacionales. Así que consúltalo para evitar algún que otro disgusto. Además, también puedes añadir los festivos de otros países, por si te hicieran falta 😉

Calendario de Festivos nacionales en Google

Calendarios adicionales

Google también detecta si tus contactos han creado calendarios propios y te da la posibilidad de solicitar el acceso a los mismos de manera directa.

De todas formas, a través de la opción Nuevo calendario puedes añadir rápidamente un nuevo planning al actual y destacarlo con colores y descripciones específicas, así como compartirlo o exportarlo.  Creación de un nuevo calendario con Google Calendar

Sincronización con tus dispositivos móviles

Dejo para el final la ventaja que, desde mi punto de vista, resulta más útil. En particular, encuentro un gran avance el hecho de tener todos mis calendarios sincronizados independientemente del dispositivo que utilice: PC, portátil, smartphone o tablet.

Ahora da igual donde añada una cita, defina una tarea o concrete una reunión. Se que Google hará la gestión de manera correcta y me enviará el aviso al medio que utilice en ese momento.

Dependiendo del dispositivo móvil, la integración se realizará de manera directa con el calendario nativo. No obstante, también puedes descargar e instalar la aplicación específica para Ios o Android, tú eliges.

Sincroniza y accede a tu calendario estés donde estés

Google tiene la plantilla que necesitas

Es posible que alguna vez necesitaras crear un CV o un folleto publicitario y no tuvieras claro por dónde empezar. En tal caso, contar con una plantilla te hubiera resultado de gran ayuda ¿verdad? Si la respuesta es sí, sigue leyendo para descubrir qué te ofrece Google.

Crear un documento desde Drive

En la actualidad, son muchas las personas que utilizan Google Drive como servicio de almacenamiento en la nube. Pero no sólo actúa como elemento de almacenaje y copia de seguridad, ya que desde el botón Nuevo puedes crear documentos en blanco o basados en una plantilla.

Opciones para crear documentos desde Google Drive

Por ejemplo, para Documento de Google/Desde una plantilla, podemos encontrar, entre otras, las siguientes propuestas:

Elige tu plantilla de trabajo con Google

Tu plantilla con Google Docs

El sistema anterior está muy bien, pero lamentablemente las opciones que en la imagen aparecen para el botón Nuevo no están disponibles para todos los usuarios. En ese caso, ¿qué alternativa hay? La respuesta es sencilla, acceder a Google Docs de manera directa.

Al emplear este método, Google mostrará en la parte superior la Galería de plantillas y a continuación accesos a tus Documentos recientes. Ahora bien, debes prestar atención porque por defecto se activa el modo documento de texto.

Si lo que necesitas es un modelo para una hoja de cálculo o una presentación, primero debes utilizar el botón de Menú principal para cambiar de tipo de documento. Recuerda, es el botón representado por 3 líneas paralelas situado en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Una vez efectuado el cambio, la galería se actualizará en consecuencia. Por ejemplo, para hoja de cálculo, Google muestra entre otros los modelos que aparecen en la imagen:

Plantillas para hojas de cálculo de Google Docs

Elige la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades y trabaja con comodidad

Versiones o cómo controlar a tu equipo

Controla lo que hace tu equipo gracias a las versionesUna de las mayores ventajas de trabajar con Google Docs es que mantiene las distintas versiones de un mismo documento.

Y no, no hace falta que vayamos asignando nombres distintos del tipo 1.0, 2.0, etc. Es una funcionalidad que Google efectúa de manera automática.

Gestión de versiones

Historial de versionesCada vez que un usuario inicia una sesión de trabajo con un documento, Google crea una nueva versión del mismo. Hay que remarcar un hecho importante, sólo al inicio de la sesión, no cada vez que los cambios se almacenen. Además insistimos, se trata de una versión interna, no aparecerán más documentos en la unidad.

Pues bien, si deseas consultar todas las versiones generadas, abre el documento que te interese. A continuación sigue la ruta Archivo/Historial de versiones/Ver el historial de versiones. En el lateral derecho de la pantalla aparecerá un panel con todas las que se hayan generado.

Para ver cómo estaba el documento en un determinado momento, sólo tienes que pulsar la versión correspondiente en la lista para que Google te muestre el estado.

Trabajo en equipo

Versiones trabajando en equipoCuando  compartimos un documento para que puedan colaborar varias personas, esta utilidad se hace más interesante.

Por ejemplo, dentro de la asignatura Iniciación a las competencias TICs de la UOC, los equipos de trabajo deben realizar varios documentos de manera conjunta.

Tras la entrega, el equipo docente tiene que verificar el grado de participación de cada persona. Y es aquí donde el control de versiones acude en nuestra ayuda.

Al comparar esta imagen con la anterior, puedes ver que a cada usuario se le ha asignado un color diferente. De esta forma, se identifican con facilidad las colaboraciones individuales y se puede realizar un mejor seguimiento.

Pero ten en cuenta algo importante:

Para consultar el historial de versiones de un documento compartido debes tener permisos de edición

Compartir un documento en Drive es fácil

Aprende a compartir tus documentos en Google Docs o DriveA diario vemos como el trabajo en equipo va cobrando fuerza. Además cada vez resulta más habitual que las personas que integran un grupo se encuentren en distintas localizaciones. Esta situación provoca que sea necesario compartir información con distintos niveles o permisos.

 

¿Nos apoyamos en Google?

Una solución gratuita y accesible para muchas personas es crear un documento con Google Docs y almacenarlo en Drive. Así, es posible dejar dicho documento en My Drive o preparar una carpeta específica para el trabajo en grupo.

Al ser una opción bastante conocida, es la que vamos a elegir para este artículo. En el futuro veremos otras alternativas, como por ejemplo las que nos ofrece Office 365.

Al compartir, ¿qué puede hacer el otro usuario?

Como decía Jarabe de palo en su canción: depende. Entonces podrías seguir la letra y decirme: ¿de qué depende?. Pero no te preocupes que no vamos a cantar más 😉

Al compartir un documento en Drive el usuario podrá realizar una de estas acciones:

  • editar el documento,
  • efectuar comentarios o,
  • simplemente ver su contenido.

¡Vamos a compartir en Drive!

Si estamos visualizando el contenido de la unidad o carpeta, tenemos a nuestra disposición distintas formas de proceder. Pero en cualquier caso, hay que comenzar seleccionando el archivo en el que podrán colaborar distintas personas.

¿Ya está? Entonces fíjate en los iconos que aparecen en la esquina superior derecha. Si empezamos por la izquierda encontramos Get shareable linkEste botón nos permite obtener un enlace  que podremos distribuir para que los usuarios puedan visualizar el contenido del fichero.

Obtener enlace para compartir un documento en Drive y que sólo se pueda visualizar

Haz la prueba pulsando en el siguiente enlace:

https://drive.google.com/open?id=13_l_v_CCBEXWjpF_EajuX4KD18_DAYYA16IHIEOKsQk

Al pulsar el icono situado a su derecha, con la forma de un perfil, Drive abrirá un cuadro de diálogo desde el que puedes acceder a todas las opciones disponibles:

Opciones para compartir un documento con otros usuarios en Drive

En la parte superior vemos que por defecto, el enlace sólo sirve para ver el contenido del archivo. Pero si despliegas la lista, puedes modificar la acción permitida.

En la zona inferior, si no cambiamos nada, al añadir usuarios específicos, Drive les permite modificar, aunque de nuevo es una acción modificable. Además, también puedes escribir el mensaje personalizado que les llegará a su correo con la invitación. Si, como en el ejemplo de la imagen, indicas una cuenta que no sea de Google, se pedirá una confirmación por motivos de seguridad.

En el momento en que otorgues alguno de los permisos de colaboración, Drive pondrá una marca junto al nombre del archivo correspondiente.

Documento compartido en Drive

Recuerda que también puedes emplear el menú contextual del ratón para acceder a las tareas más habituales, entre las que se encuentran las dos que acabamos de comentar.

Opciones para compartir en Drive con el menú contextual

¿Y si quiero compartir un documento mientras lo estoy editando?

Pues tampoco pasa nada, porque Google Docs también lo permite. En este caso tienes dos posibilidades a tu alcance:

  1. Usar la opción Share del menú File o,
  2. pulsar el botón Share de color azul, situado en la esquina superior derecha.

Ambas opciones te mostrarán el cuadro de diálogo y trabajar de manera directa con enlaces y/o usuarios. ¡Tú eliges!

Práctica compartiendo tu documento conmigo. ¡Te estoy esperando!

Crear formularios online ahora es muy fácil

Poco a poco, el mercado y las costumbres están cambiando. Esta situación provoca que cada vez se rellenen menos formularios o solicitudes en papel. Ahora la tendencia es acceder a los mismos desde cualquier dispositivo.

Google Forms

Logo de Google FormsDentro de la gama de productos que nos ofrece Google Docs, encontramos una categoría específica dedicada a los formularios.

El producto que nos ofrece Google es muy sencillo de crear y gestionar; además, se puede distribuir fácilmente así como acceder a los resultados desde el primer momento.

Accediendo a los formularios de Google

El método de acceso es importante, ya que Google mostrará diferentes pantallas de bienvenida. Por ejemplo, si estás en Docs, la opción que nos interesa no aparece en el menú lateral. Pero si escribes la URL directa https://docs.google.com/forms/, podrás comenzar desde cero o escoger entre múltiples plantillas.

Plantillas de Google para formularios

Ahora bien, desde Drive sí encontramos una ruta específica para comenzar a crear formularios. A través de Mi unidad y la opción Más, podemos hacer clic en el acceso directo.

Acceso a Google Forms desde Drive

En este caso, Google inicia de manera directa un nuevo modelo, completamente personalizable y que es el que utilizaremos para las siguientes explicaciones.

Campos de un formulario online

Como ya hemos dicho, comenzando desde Drive, nos encontramos una pantalla en la que dar los primeros pasos,  comenzando por el Título, la Descripción y la primera Pregunta.

Creación de un nuevo formulario con Google Forms

Tras asignar como título Prueba y como descripción Propuesta para probar diferentes características. pasamos a añadir las diferentes preguntas.

Fijándonos en la imagen anterior, vemos que por defecto ha aparecido un área de Selección múltiple. Sin embargo, si hacemos clic en la flecha hacia abajo ↓ que aparece a la derecha, tendremos acceso a todos los tipos disponibles y que vamos a comentar:
Tipos de preguntas en Google Forms

  • Respuesta corta: para textos de poca longitud. Ideal para campos tipo Nombre, Dirección, Código Postal…
  • Párrafo: cuando sea necesario insertar varias líneas. Bueno para campos del tipo Comentarios u Observaciones.
  • Selección múltiple: muy útil si hay que elegir entre varias alternativas. Por ejemplo, Asunto, Tipo de cliente, Forma de pago…
  • Casillas de verificación: cuando existe la posibilidad de marcar una o más opciones.
  • Desplegable: otra forma de elegir una única opción entre varios elementos.
  • Escala linea: para asignar puntuaciones en base a una escala.
  • Cuadrícula: buena solución para calificar, por ejemplo, diferentes aspectos o crear una tabla de correspondencias.
  • Fecha: campo para escribir o seleccionar una determinada fecha que también puede incluir una hora.
  • Hora: introducción de horas o rangos de tiempo.

Como ves, hay bastantes posibilidades con las que jugar. Y, para añadir otras preguntas sólo tienes que hacer clic en el botón con el signo + situado en la barra flotante lateral.

Google Forms añadirá de forma automática el botón Enviar tras el último campo que se incluya.

¿Respuestas obligatorias o voluntarias?

Por defecto, todas las cuestiones que se añaden con Google Forms son de carácter voluntario; es decir, se pueden quedar en blanco. Ahora bien, si te interesa que algún campo sea de obligado cumplimiento, sólo tienes que deslizar el indicador que aparece en la zona inferior derecha.

De campo voluntario a campo obligatorio

¿Se puede añadir una descripción orientativa a las preguntas?

Por supuesto. Si te fijas en la imagen anterior, a la derecha aparecen 3 puntos en vertical. Pues bien, si pulsas en dicho icono, podrás Mostrar la descripción.

Ya lo he terminado, ¿qué hago ahora?

Una vez finalizado, pulsa el botón Enviar que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.

Enviar formulario de Google Forms

En la figura puedes ver que Google Forms nos ofrece distintas alternativas para publicar el formulario:

  • Correo electrónico
  • Enlace compartido
  • Formulario embebido en página web
  • Redes sociales

Nosotros hemos optado por la segunda, así que pulsa en Participar para acceder a un formulario en el que podrás ver todos los tipos de campos disponibles.

¿Cómo puedo ver las respuestas?

Buena pregunta. A medida que la gente participe, podrás ver los resultados en la ficha Respuestas, que aparece en la parte superior de la pantalla. Al entrar, éstos aparecen a modo de Resumen, pero también puedes analizarlos de manera Individual.

En la esquina superior derecha del área, podrás ver un pequeño icono verde para exportar los resultados a una hoja de cálculo. Aunque si haces clic en los 3 puntos, accederás a más opciones interesantes:

Opciones para el área de respuestas

Resumiendo…

Crear y difundir un formulario  con la solución de Google es una tarea fácil que cualquier usuario puede realizar. Sin embargo, aún quedan por ver técnicas avanzadas que podemos aplicar y que trataremos en próximos artículos.