Añade una encuesta a tus emails con Outlook

Añade una encuesta a tus emails con OutlookEs probable que cierta cantidad de emails que envías o recibes sean para preguntar acerca de algo en concreto. Así que ahora presta atención, ya que si utilizas Outlook como gestor de correos electrónicos, puedes utilizar la función para añadir una encuesta en tus mensajes.

Planteamiento inicial

Para desarrollar el ejemplo, vamos a suponer que en una organización es necesario escoger el tramo horario para impartir un taller de formación. Para facilitar dicho proceso, incluiremos una encuesta en el email que se enviará a las personas implicadas en la elección: formación, delegados, responsables de equipo…

El proceso inicial coincidirá con el de cualquier mensaje normal y corriente. Por lo tanto, el primer paso será utilizar el botón Nuevo mensaje de correo electrónico, en la cinta Inicio. Tras escribir el mensaje de introducción será necesario seguir con los pasos que se especifican en el siguiente apartado.

Cómo añadir una encuesta dentro de un mensaje en Outlook

Cuando ya esté todo listo, tendremos que emplear la función Utilizar botones de voto de la cinta Opciones. Al hacer clic, Outlook mostrará tres opciones predeterminadas:

  • Aprobar; Rechazar
  • Sí; No
  • Sí; No; Quizás

Afortunadamente, también podemos optar por una solución personalizada como la que puedes ver en la siguiente imagen.

Opciones de votación y seguimiento para una encuesta en Outlook

Tras pulsar Cerrar, el mensaje mostrará un pequeño aviso encima del campo De. ¿Todo listo? Entonces es el momento de darle a Enviar.

¿Cómo se vota?

Cuando los destinatarios abren el mensaje, Outlook muestra otro pequeño aviso en la parte superior. Esa es la realidad y el problema de esta técnica. Eso implica que, si andas con un poco de despiste o no tienes mucha soltura, el sistema de votación pueda pasar fácilmente desapercibido.

Pero seamos optimistas. Así que en la parte superior del email, directamente en la cinta Mensaje podremos hacer efectiva nuestra elección con el botón Votar. Si elegimos, por ejemplo, de 8 a 10, el gestor de correo mostrará un mensaje similar al siguiente:

Respuesta a una encuesta en Outlook

Si se escoge Enviar la respuesta ahora, ésta se remitirá de manera automática. Para Modificar…, se abrirá un mensaje en blanco, con la respuesta como Asunto, en el que se podrá argumentar la elección.

¿Y se puede ver el resultado de la encuesta?

Claro que sí. Por un lado, cada vez que se vote, el sistema realizará un seguimiento enviando al remitente inicial la opción escogida. Por otro, Outlook da la posibilidad de ver un resumen de las respuestas.

Al abrir cualquiera de las respuestas recibidas, aparecerá un pequeño aviso con la respuesta encima del remitente. Sí, sé que soy pesada, pero es que es realmente pequeño. Pues bien, al hacer clic en esa alerta, podremos ver un resumen con todas las contestaciones recogidas y el desglose con las contestaciones individuales.

Resumen y desglose de las respuestas a una encuesta en Outlook

Ahora que ya sabes cómo hacerlo, anímate a probar esta técnica, e incluye mi email contacto@luciamonterorodriguez.com en tu encuesta.

Crea una firma personalizada para Outlook

En el correo tradicional, añadir tu firma al final del escrito, es la forma adecuada de terminar. De esta forma, al hacernos cargo de la autoría, transmitimos transparencia y confianza. Por eso, en el correo electrónico, también debemos actuar de manera similar. Y, aunque el formato no sea el mismo, existen otras opciones disponibles.

Atrae tráfico a tu web y/o perfiles sociales

Es cierto que en los emails no se suele incluir una firma manuscrita. No obstante, existen otras alternativas. Así, será útil incluir por ejemplo una frase de despedida o tu nombre y teléfono.

Crear firma personalizada en OutlookSin embargo, también puedes aprovechar este elemento para añadir enlaces y atraer tráfico a tu página web. En el caso de no contar con una web o blog, también será una buena idea enlazar con tus perfiles sociales profesionales. De esta forma, la firma puede servir para potenciar tu marca personal.

Tu firma en Outlook

Tomando como referencia la versión incluida con Office 2010, vamos a detallar paso a paso el proceso de creación.

Mediante Archivo accedemos a Opciones. A continuación, nos situamos en la segunda categoría, Correo. De esta forma, el botón Firmas… aparecerá a la derecha de la pantalla.

En el cuadro de diálogo que aparece, el primer paso es asignar un nombre al modelo con el botón Nueva. Por ejemplo, Oficial. Una vez aceptado, se activará la zona inferior del editor, donde podrás crear el contenido de tu firma. Ten en cuenta que, además de escribir texto, puedes insertar imágenes, enlaces o incluso una tarjeta de presentación. Cuando lo tengas todo preparado, pulsa Guardar.

Diseño de firma personalizada en Outlook

Repitiendo los pasos anteriores, podrás crear tantas firmas como necesites. Ésto es particularmente útil si tienes dadas de alta cuentas personales y profesionales.

Pero el proceso aún no ha terminado. Antes de terminar, es necesario asociar cada firma a una cuenta de correo electrónico. Para hacerlo, en la parte superior derecha del cuadro, utiliza las tres listas desplegables que aparecen bajo Elegir firma predeterminada.

De esta forma puedes decidir qué firma quieres o no utilizar por defecto para los mensajes nuevos, respuestas o reenvíos de tus distintos emails. Cuando hayas escogido las distintas combinaciones, haz clic sobre Aceptar dos veces.

Ahora ya sólo quedará iniciar un nuevo mensaje para comprobar que aparece la firma asociada.

Nuevo mensaje en Outlook con firma personalizada

Crea tu firma para dar un toque personal a tus emails

Cómo añadir RSS a Outlook

Es probable que el término RSS os suene pero no sepáis exactamente a qué hace referencia. Pues bien, proviene de las siglas Really Simple Sindication; en español, sindicación realmente simple o sencilla. Y hace referencia a la tecnología por la cual es posible recibir información actualizada de una web.

Las RSS te envían contenidos nuevos al suscribirte a una webPor ejemplo, en esta web tienes la zona de suscripción a la derecha de la pantalla.

Si incluyes tu correo electrónico en el campo Dirección de email, este sistema te enviará automáticamente un mensaje cada vez que publique nuevo contenido. Útil ¿verdad?

Lectores o Agregadores RSS

Estos términos se utilizan de manera prácticamente indistinta. En realidad, son programas independientes o aplicaciones web que permiten leer con facilidad las webs que nos interesen. Eso sí, para que sea posible, dichas webs deben estar preparadas, así que busca el símbolo correspondiente.

Localiza el símbolo RSS para saber si puedes conectar con una web

Localiza el símbolo RSS para saber si puedes conectar con una web

Existen múltiples opciones para leer el contenido actualizado una web. Por ejemplo, Blogger, Feedreader o uno de los más populares en la actualidad: Feedly. Este último, junto con Scoop.it o Paper.li se utilizan habitualmente para la curación de contenidos.

Outlook

Lo cierto, es que no es necesario utilizar otras aplicaciones si ya empleas un gestor de correos. Por eso, hoy vamos a ver cómo agregar una fuente RSS en Outlook 2010.

Por ejemplo, queremos añadir el blog en español de Facebook, así que en primer lugar vamos a la web https://es.newsroom.fb.com/ y buscamos el símbolo RSS. Como no existe, probamos con la segunda opción. En el menú contextual, haz clic en Ver código fuente de la página. Con el buscador localiza una dirección url interna que tenga la partícula rss o feed, esa será la que necesitemos. Así que envíala al portapapeles. En nuestro caso: https://es.newsroom.fb.com/feed/

En Archivo, pulsa Configuración de la cuenta y ve a la ficha Fuentes RSS. Haz clic en Nuevo y pega la dirección del feed.

Nueva fuente RSS en Outloos

A continuación Outlook verificará la idoneidad de la dirección. Luego mostrará un nuevo cuadro de diálogo con el título del feed y opciones que nos permitirán descargar los artículos completos, así como los archivos adjuntos. De esta forma podremos leer el contenido en cualquier momento. Para hacerlo, sólo tendrás que ir a la carpeta correspondiente en la barra lateral izquierda.

fuentes RSS añadidas en OutlookPor ejemplo, en la imagen se puede apreciar que tengo añadidos los blogs de Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn para estar al tanto de todas sus propuestas.

Añade RSS a Outlook y controla las novedades con más comodidad

 

Crea eventos periódicos en Outlook

Eventos periódicos con OutlookA pesar de ser más conocido como gestor de correo electrónico, lo cierto es que Outlook es una completa herramienta de gestión.

Por eso, hoy nos vamos a centrar en un área no tan conocida del Calendario, la creación de eventos periódicos.

Más que eventos independientes

En Outlook, un evento puede ser cualquier cita o reunión con una duración determinada en el tiempo. Sin embargo, a veces es posible que necesitemos ir un poco más allá.

Vamos a partir de un ejemplo real. Este año, durante ocho jueves he dado un curso en un horario no demasiado habitual, por lo que me interesaba dejarlo reflejado en mi agenda, ya que podía cuadrar otros eventos en los mismos días.

Otro caso más simple aún: te gustaría que Outlook te recuerde todos los días 1 que tienes que pagar el gimnasio.

Sólo es cuestión de pensar en eventos que sucedan con una frecuencia determinada. Si ese es tu caso, Outlook tiene la solución.

Paso a paso

Vamos a desarrollar el primer ejemplo, el referente al curso. El primer paso, será ir al área de Calendario e iniciar el evento haciendo un doble clic en el día y hora que nos interese.

En el cuadro que aparece en pantalla, hay que rellenar todos los datos necesarios, pero de momento como si sólo fuera para un único día.

Definición de evento en Outlook

Antes de guardar, es el momento de indicar que este evento debe repetirse durante 8 días a partir de hoy. Para ello, pulsa en el botón Periodicidad de la cinta Cita.

Recuerda, queremos que este evento se repita a la misma hora durante 8 jueves seguidos. Por lo que establecemos la siguiente definición: con frecuencia semanal, repetir cada jueves y finalizar después de 8 repeticiones.

Periodicidad para eventos repetidos en OutlookTras Aceptar, el contenido del primer cuadro de diálogo cambia para mostrar ahora el rango de fechas en el que nuestro evento estará activo.

Definición de evento periódico en Outlook

Una vez definida la periodicidad, ya puedes Guardar y cerrar.

¿Serie o elemento?

Eliminar evento independiente o serie completaUna salvedad antes de terminar. Si intentas abrir, editar o eliminar solamente uno de los eventos relacionados, Outlook detectará que forma parte de una serie y te preguntará si quieres suprimir sólo el evento o toda la serie al completo.

Ahora te toca a ti.

Organiza tu agenda mediante el uso de eventos periódicos.

 

 

Programa el envío de tus emails

Programa los envíos de tus emails con OutlookHabitualmente, cuando reflexionamos acerca de los emails pensamos en algo que es instantáneo, inmediato….

Vale, a veces el correo electrónico no es tan rápido como nos gustaría; en particular, cuando esperas algo importante, pero sabes que en un par de minutos lo tienes a tu alcance.

Una situación que se da con cierta frecuencia

Los años dando clases a personas de diferentes empresas y organizaciones te nutren de experiencias que se dan en su día a día. Una de las más habituales era la siguiente:

Imagina que es viernes, día en el que tu jornada termina a las 14:00 y tienes que enviar un informe por email que sabes que puede traer trabajo o comentarios adicionales. Más de un chico o chica me han contado que esperan hasta última hora para enviarlo y recoger lo más rápido posible con la esperanza de no recibir la tan temida respuesta.

El envío de un cierto email te puede provocar estrés

Una situación un poco estresante ¿verdad?

Otro ejemplo. Habitualmente trabajo desde el despacho que tengo en casa. Además, tengo la costumbre de enviar las facturas periódicas mensuales el último día de cada mes, independientemente del día de la semana que caiga.

¿Y si el 28, 30 ó 31 cae en domingo o en un día de fiesta? Si no hubiera alternativa tendría que buscar un hueco y ponerme delante del ordenador para enviar el email.

Entonces… ¿es posible programar el envío de mis emails?

La respuesta es rotunda, SÍ. Outlook permite programar el envío de tus correos electrónicos fácilmente.

Sólo hay que tener en cuenta algo importante, el ordenador deberá permanecer encendido y con la aplicación activa. De lo contrario, el correo se enviará en el momento de abrir Outlook.

Pero dime cómo puedo programar mis correos

Voy, voy, no te preocupes que es muy fácil 🙂

Vamos a tomar como referencia Outlook 2010, y tienes que comenzar de la manera habitual, indicando que quieres crear un nuevo correo.

Cuando ya lo tengas escrito, ve a la cinta Opciones. Allí, localiza el icono que nos interesa, Retrasar entrega, el segundo por la derecha. A continuación establece la fecha y la hora (de la lista o personaliza) en la que deseas que se produzca el envío y pulsa Aceptar.

Opciones de entregar para programar el envío de emails en Outlook

Si ya lo tienes todo listo, sólo tendrás que hacer clic en el botón Enviar. Tu mensaje permanecerá en la Bandeja de salida hasta el momento indicado.

Elegir el momento de tu envío te hace la vida más fácil