Tipos de plantilla en PowerPoint

Lo siento pero no hay unanimidad. Dependiendo a quién preguntes, te dará una definición u otra para plantilla en PowerPoint. Así que mi objetivo con este post es darte diferentes ideas para que sitúes la plantilla en el contexto adecuado para cada ocasión.

Imagen unificada

Es el modelo más clásico de plantilla, presente desde el principio. Para acceder a las opciones disponibles, simplemente entra en la opción Nuevo de Archivo.  Allí podrás descubrir opciones que agrupan temas, animaciones, transiciones…

Plantillas preinstaladas en PowerPoint

Plantilla de contenido

En las primeras versiones, el grupo anterior incorporaba plantillas con un guión de contenido como las de Dale Carnegie. Sin embargo, si ahora quieres acceder a un modelo de ese tipo debes buscarlo. Para ello, puedes utilizar el  cuadro de búsqueda que aparece en la parte superior de la pantalla anterior.

Otra opción es hacer clic sobre algunos de los términos sugeridos. Para este ejemplo hemos optado por marketing. Tras seleccionar la primera propuesta, Presentación empresarial… En la imagen puedes comprobar que, en este caso, PowerPoint crea una presentación completa, no sólo la diapositiva de título.

Ejemplo de plantilla de contenido en PowerPoint

Ahora sólo tendrás que ir escribiendo la información oportuna y adaptar los elementos a tus necesidades. Una buena solución si no sabes por dónde empezar.

Diseño o distribución de elementos

Plantillas o modelos de diseño para PowerPointLas plantillas que acabamos de comentar son las auténticas. No obstante, a veces también se denomina plantilla a los modelos de diseño. Sigamos con el ejemplo de la presentación anterior.

Con cualquiera de las diapositivas situada en vista Normal, puedes desplegar la lista que aparece en la opción Diseño, dentro de la cinta Inicio. Los modelos que aparezcan te permitirán redistribuir el contenido con facilidad. Ahora bien, ten en cuenta que la cantidad de opciones disponibles dependerá de lo que se haya asociado al patrón de diapositivas. Aunque ese es un tema que trataremos en el futuro 😉

PowerPoint tiene una plantilla para cada necesidad

Incluye en tu presentación un vídeo de YouTube

Incluye en tu presentación de PowerPoint video onlineDesde hace bastantes versiones PowerPoint permite incluir en las presentaciones recursos en formato de vídeo. Incluso, desde la aparición de Office 2007, daba la posibilidad de añadirlo directamente desde YouTube. Sin embargo, dicho método no siempre daba el resultado esperado. Hasta ahora…

Prueba con la última versión de PowerPoint

Como ya os expliqué hace tiempo, una de las ventajas de Office 365 es contar siempre con la última versión disponible. Y ahora mismo, los usuarios adscritos pueden disfrutar de PowerPoint 2016.

Pues bien, al igual que en las entregas anteriores de la aplicación, en la cinta Insertar tenemos al alcance las opciones para añadir vídeo desde Internet. Y, si escogemos Vídeo en línea… el cuadro de diálogo que aparece nos dará la opción de buscar directamente en YouTube o insertar el código correspondiente. Vamos a empezar por esta última ya que es la que más fallos generaba anteriormente.

Insertar vídeo online en PowerPoint

Por ejemplo, si quisiéramos incluir este vídeo sobre transformación digital, el primer paso sería utilizar el botón Compartir. A continuación, al pulsar Insertar, YouTube abrirá un nuevo cuadro en el que podrás especificar diferentes opciones y, finalmente, Copiar el código en el portapapeles.

Al volver a la presentación, sólo quedará pegar dicho código en el campo con el indicativo Pegue el código para insertar aquí y pulsar Intro o Return. El vídeo aparecerá insertado a la primera y se activará la cinta contextual correspondiente.

Sin embargo, no todo es oro, ya que he probado con Vimeo y Dailymotion, y los fallos vuelven a aparecer 🙁

Enlaza directamente con YouTube

Está claro que hay una alianza porque la primera opción que aparecía para Vídeo en línea, era Buscar en YouTube directamente. Así que hagamos la prueba. Si, por ejemplo, buscamos influencers andaluces, el resultado será similar al siguiente:

Buscando vídeos en YouTube desde PowerPoint

Ahora sólo quedará seleccionar el vídeo que nos interese; por ejemplo el primero, en el que podréis ver la entrevista que me hicieron para el programa EnRed, y después pulsar el botón Insertar. ¡Listo!

Ya no hace falta utilizar una app para insertar un video de YouTube en tu presentación

Crea un catálogo comercial fácilmente con PowerPoint

Muchas empresas y/o profesionales necesitan un catálogo o portfolio para exponer y presentar sus productos o servicios. Lo más habitual, es encontrar modelos físicos o incrustados en webs. Sin embargo, también es posible crear catálogos electrónicos que podamos distribuir fácilmente por correo electrónico.

PowerPoint, una alternativa interesante

Solemos asociar esta herramienta al uso de presentaciones. No obstante, cuenta con una función muy útil y sencilla para la creación de catálogos: el albúm de fotografías.

Así que antes de empezar a trabajar con la aplicación, reuniremos todas las fotos de productos, clientes, ejemplos… en una sola carpeta.

Fotos para crear un catálogo de productos o portfolio

Creación de un catálogo electrónico

Empezamos con una nueva presentación en blanco. A continuación en la cinta Insertar, escogemos la opción Nuevo albúm de fotografías.

En el cuadro de diálogo que aparece, con el botón Archivo o disco agregamos todas las imágenes que deban aparecer en el portfolio. Fíjate que, debajo de la lista, existen botones para cambiar el orden de aparición, la orientación, el contraste y el brillo.

Albúm de fotografías de PowerPoint

De todas forma la parte más interesante es la inferior: Diseño de álbum. Si deseas que aparezcan varias imágenes en cada diapositiva, cambia el desplegable Diseño de la imagen. En tal caso, se activará la opción Forma del marco. Y, si lo deseas, también puedes escoger alguno de los temas instalados directamente. Cuando lo tengas todo listo, simplemente pulsa Crear.

Nosotros hemos optado por incluir 2 imágenes con Marco sencillo negro. Además, para aprovechar las denominaciones de los archivos, en la parte superior del cuadro hemos marcado Títulos debajo de TODAS las imágenes.

Después hemos adaptado la portada y añadido una diapositiva final con los datos de contacto.

Catalófo de productos o portfolio creado con PowerPoint

Distribución del catálogo

Si deseas que el catálogo se vea a pantalla completa, puedes generar un archivo portátil. La principal ventaja es que se reproduce a pantalla completa como una presentación normal.

Otra opción es guardar el álbum como un documento PDF. Para eso, en la opción Guardar como… escoge el tipo PDF. Si has trabajado con muchas imágenes de alta calidad y gran tamaño también resultará aconsejable marcar la opción Tamaño mínimo antes de Guardar.

El documento generado se puede enviar fácilmente por correo electrónico. Pero también se puede poner accesible en un sitio web para que los clientes puedan descargarlo y revisarlo con tranquilidad. Por ejemplo, revisa aquí el resultado para la muestra anterior.

Ventajas

Aparte de la facilidad y de la rapidez que este sistema ofrece, hay que destacar la homogeneización. Todas las imágenes se insertan  con el mismo tamaño y se alinean automáticamente.

No dejes pasar el tiempo y crea tu catálogo en un plis plas

Captura de pantalla en Office

Captura de pantalla con PowerPoint¿Te dedicas a la enseñanza o al social media? ¿Te ha tocado hacer una presentación con el manual de la nueva aplicación de la empresa? En caso afirmativo, es probable que hayas necesitado insertar alguna captura de pantalla en tu documento, ¿cierto?

Olvida la tecla ImprPant

Tradicionalmente, la tecla ImprPant ha sido nuestra salvación. Si necesitabas algo que estaba en la pantalla, sólo tenías que pulsarla y pegar el contenido allí donde fuera necesario.

Tecla para efectuar una captura de pantalla

Afortunadamente, hoy en día existen opciones más interesantes. Por ejemplo, como función integrada, a mi me gusta mucho la de Paint Shop Pro. Pero si tengo que escoger una extensión, me quedo con Nimbus.

Word o PowerPoint, tú eliges

Volviendo al principio, tanto si trabajas con Word como con PowerPoint, Office te ofrece opciones muy interesantes para efectuar capturas de calidad.

En ambas aplicaciones, dentro de la cinta Insertar tienes el botón Captura. Si lo pulsas, Office mostrará las capturas de las ventanas y/o aplicaciones no minimizadas disponibles.

Opciones para una captura de pantalla en Word o PowerPoint

Al seleccionar cualquiera de las miniaturas que aparecen, la aplicación insertará la ventana correspondiente con una clara ventaja: sólo incluye el área estrictamente correspondiente. En consecuencia, no será necesario recortar para quitar lo sobrante. Mira el siguiente ejemplo realizado en PowerPoint para comprobarlo.

Ejemplo de captura de pantalla directa con Word o PowerPoint

Realiza una captura de pantalla selectiva y eficiente

Aunque acabamos de comprobar la utilidad de esta función, lo cierto es que aún puede mejorar. Si revisas la imagen de Ventanas disponibles, en la zona inferior del cuadro aparece Recorte de pantalla. Con esta opción podrás seleccionar e insertar como imagen zonas concretas de un objeto.

Por ejemplo, en el artículo Programa en el envío de tus emails, deseaba mostrar sólo una parte del cuadro de diálogo Propiedades de nuevo mensaje; en concreto la imagen para demorar el envío. Imagina que, en lugar de un artículo, quisiéramos crear un documento en Word o una presentación en PowerPoint, y necesitáramos dicha imagen. Entonces habría que proceder de la siguiente forma:

  • Abrir un nuevo mensaje en Outlook y en la cinta Opciones, hacer clic en Retrasar entrega.
  • En Word o PowerPoint, seguir la ruta Insertar/Captura/Recorte de pantalla.
  • Cambiar de aplicación rápidamente. Por ejemplo, con la combinación de teclas Alt+Tab.
  • Esperar a que aparezca una especie de velo blanco en la pantalla.
  • Pinchar y arrastrar para delimitar la zona a capturar.

Captura de pantalla selectiva

Si sigues correctamente los pasos, el resultado final será el que buscabas. Es cierto que a veces cuesta cogerle el punto al cambio de aplicación, pero sólo es cuestión de intentarlo varias veces.

Practica y consigue la captura de pantalla que quieres

Controles de reproducción de vídeo en PowerPoint

Hace algún tiempo vimos las diferentes opciones para Incorporar vídeo a una presentación en PowerPoint. Hoy, vamos a ir un paso más allá, y aprenderemos a controlar su reproducción.

¿Vale cualquier vídeo?

Una buena pregunta para comenzar con una respuesta clara: NO. Los controles de reproducción no se pueden aplicar a vídeo en línea. Además, también puedes tener algún problema según el formato y la versión de PowerPoint. Por ejemplo, la versión 2010 no soporta archivos en MP4, tendrías que pasarlos a WMV.

Para evitar problemas, utilizaremos PowerPoint 2016 ya que vamos a trabajar con un vídeo en MP4 y las opciones disponibles son las mismas que en 2010. En concreto, tomaremos como base un spot de presentación de LM Tu Silueta, a quienes damos las gracias desde aquí.

Todo listo para tomar el control

A través de la cinta Insertar, hemos subido el vídeo correspondiente de manera completa, sin vincular. Lo primero que se puede apreciar es que, al seleccionar el objeto o simplemente situar el puntero encima, PowerPoint muestra un control básico de reproducción. De esta forma, podemos visualizar el archivo sin tener que ejecutar la presentación.

Control básico de reproducción de vídeo en PowerPoint

Al seleccionar el objeto, se activarán dos cintas contextuales: Formato y Reproducción. Y, precisamente, es esta última la que comentaremos por partes, comenzando además por el final. 
Cinta de Reproducción de vídeos en PowerPoint

Desgranando la cinta Reproducción

En la zona de la derecha, tenemos el grupo Opciones de vídeo, ya conocidas por figurar en varias versiones. Por ejemplo, con ellas podemos decidir cómo se realizará la emisión: de manera automática o al hacer clic, con el tamaño actual o a pantalla completa…

En el centro de la cinta, se encuentra el grupo Editar. Allí, puedes establecer un Fundido de entrada o salida. Sin embargo, lo más interesante, es que existe una opción para Recortar vídeo. Al pulsar, PowerPoint mostrará un cuadro de diálogo en el que sólo tendrás que situar el marcador de inicio (en verde) y el de final (en rojo) en las posiciones que te interesen, y después Aceptar. Así de simple.

Con PowerPoint puedes recortar vídeo

Y los marcadores ¿para qué sirven?

No te preocupes que hemos dejado lo mejor para el final. Los marcadores permiten establecer puntos de inicio controlado de la reproducción. Es decir, si no te interesa que el vídeo se visualice de manera continua desde el principio, puedes marcar distintos comienzos o escenas.

Por ejemplo, en mis clases de comunicación utilizo un capítulo de The Big Bang Theory para demostrar la importancia de la inferencia. Comienzo mostrando una escena, comentamos en clase qué creen que ha ocurrido, y luego muestro la escena previa para que comparen.

 

Si insertara el video tal cual, tendría que estar ajustando los momentos en los que aparece el contenido que me interesa cada vez que realice la exposición. Sin embargo, con la ayuda de los marcadores puedo establecer los dos inicios una sola vez y luego simplemente, activarlos.

Para crear una escena, sólo tienes que hacer clic en el punto de la línea de tiempo que te interese, y después pulsar el botón Agregar marcador en la cinta Reproducción. Y puedes añadir varios marcadores si así lo deseas.

Marcadores para vídeos de PowerPoint

Para activar la reproducción de una escena, simplemente haz clic en el marcador correspondiente. Cuando aparezca en amarillo, sólo quedará darle al Play. Si lo que te interesa es eliminarlo, sólo tendrás que pulsar el botón Quitar marcador en la cinta.

Conclusión

La unión de nuevos formatos de vídeo y herramientas en PowerPoint nos permiten crear presentaciones aún más eficientes, que se ajusten mejor a nuestras necesidades y las de nuestra audiencia.