No lo llames Taquigrafía sino Autocorrección

Cuando en Microsoft crearon la función Autocorrección, lo hicieron con la idea de corregir errores de tipo ortográfico o erratas que realizamos habitualmente.

Corrección de errores

Por ejemplo, escribe qeu en Word y, tras la última letra, indica de alguna forma que has terminado de escribir la palabra (con espacio en blanco o algún signo de puntuación).  Podrás comprobar que la aplicación la corrige, sustituyéndola por que.

Si, de manera frecuente o habitual, tienes palabras que se te “atragantan” puedes utilizar esta función para corregirlas automáticamente. Por ejemplo, supongamos, que al escribir informe, tienes problemas con la tecla n y sueles golpear la m. En consecuencia, produces como salida imforme, lo que a todas luces resulta incorrecto.

Para programar la modificación, ve a la pestaña Archivo. Allí, elige Opciones y después, en la barra lateral izquierda, haz clic sobre Revisión. Por último, pulsa el botón Opciones de autocorrección situado en el zona superior izquierda.

El área que nos interesa es la inferior, en la que puedes ver dos campos en blanco. En el izquierdo escribe la palabra con el error, y en el derecho, de manera correcta:

Tras la inserción, pulsa Agregar, y luego Aceptar en los distintos  cuadros de diálogo. Ahora sólo queda probar si lo has hecho correctamente. Para ello, sitúate al comienzo de una línea en blanco, escribe el término de la forma incorrecta e indica que has terminado la palabra. Si lo hiciste bien, ahora podrás ver en pantalla informe en lugar de imforme.

Expresiones taquigráficas

Este es el uso original y previsto de Autocorrección, pero a partir de este planteamiento, podemos darle un uso mucho más interesante si, con frecuencia, utilizamos los mismos términos en distintos documentos.

Por ejemplo, si suelo emplear la frase Servicio Andaluz de Empleo, puedo añadir sae en la izquierda y en la derecha poner la expresión anterior completa. De esta forma, al ir escribiendo la abreviatura, se insertará el literal real al completo.

A modo de propuestas, os dejo una lista de abreviaturas que empleo en algunos manuales y expresiones por las que son sustituidas:

mp         marca personal

wp          WordPress

tr            trabajador

trs          trabajadores

pgc        Plan General Contable

pw         página web

ctb         contabilidad

Un consejo para la autocorrección

Si añades las expresiones erróneas y las correctas siempre en minúsculas, Word adaptará el resultado según la escritura del momento. Ahora bien, si por ejemplo añades como resultado WordPress, siempre aparecerá escrito así.

Cómo crear un esquema multinivel personalizado

A petición de una duda que me habéis enviado, planteo en este artículo cómo podemos crear un esquema o lista multinivel adaptada en Word. Consiguiendo además, que combine características de las listas numeradas o con viñetas.

Punto de partida

Vamos a partir de una lista general con algunas de las funciones de Word, que luego dividiremos y agruparemos. Por ejemplo:

Inicio

Portapapeles

Pegar

Cortar

Copiar

Fuente

Negrita

Cursiva

Subrayado

Insertar

Páginas

Portada

Página en blanco

Salto de página

Tablas

Tabla

Creación del esquema multinivel personalizado

Tras seleccionar el texto, vamos al grupo Párrafo de la cinta Inicio. Allí, pulsamos el botón Lista multinivel.  Aunque existen varios modelos ya preparados, nosotros vamos a crear uno propio. En consecuencia, haremos clic sobre la opción Definir nuevo estilo de lista. Tras esta acción, Word mostrará un cuadro de diálogo similar al de la figura:
Definir nuevo estilo de lista multinivel en WordEn este cuadro empezaremos por asignar un nombre general a nuestro estilo, y después en la lista desplegable Aplicar formato a, tendremos que escoger el nivel y a continuación en los campos inferiores las características de numeración o viñeta que nos interesen; esta acción se repetirá tantas veces como niveles necesitemos.

Nosotros hemos establecido A, a y 1 para los tres niveles que queremos, pero también deseamos modificar el carácter que los acompañan (por ejemplo, nosotros deseamos .- en lugar del paréntesis de separación); para ello, en el botón Formato de la esquina inferior izquierda pulsamos sobre la opción Numeración, que nos lleva a la siguiente imagen:
Modificar lista con varios niveles en WordAhora, por cada nivel a cambiar, pulsamos el número correspondiente en la lista izquierda y efectuamos las modificaciones en la zona inferior. Cuando lo tengamos, pulsamos Aceptar en los dos cuadros, con lo que obtendremos a priori este resultado:

A.- Inicio

B.- Portapapeles

C.- Pegar

D.- Cortar

E.- Copiar

F.- Fuente

G.- Negrita

H.- Cursiva

I.- Subrayado

J.- Insertar

K.- Páginas

L.- Portada

M.- Página en blanco

N.- Salto de página

O.- Tablas

P .- Tabla

Ahora mismo, todo aparece a Nivel 1. Para activar los distintos niveles, nos colocamos al principio de cada término y pulsamos tantas veces el tabulador como nivel nos interese alcanzar.

Resultado final

Entonces el resultado final debería ser similar al de la imagen:
Resultado del esquema o lista multinivel con estilo personalizadoPara finalizar, recuerda que en cualquier momento puedes modificar las características del esquema. Además, si quieres que este modelo esté disponible para cualquier documento, en la parte inferior del cuadro de diálogo inicial marca la opción Documentos nuevos basados en esta plantilla.

Copia una tabla de Word a Excel sin morir en el intento

Hace tiempo vimos cómo copiar una tabla situada en una hoja de cálculo a un documento de Word. Sin embargo, nuestra propuesta para hoy, es justo la contraria.

A continuación vamos a ver diferentes tipos de tablas o listas que pueden existir en Word, que trataremos de aprovechar en Excel, viendo el resultado que se produce en función del origen.

Tabla clásica cuadriculada

Comenzamos por la opción más sencilla, una tabla completamente cuadriculada, formada por X filas y columnas.

Tabla clásica cuadriculada

Los pasos a seguir para realizar el proceso completo serán los siguientes:

  • seleccionar la tabla completa en Word
  • enviarla al portapapeles,
  • activar una celda en una hoja de cálculo
  • pegar

Resultado en Excel al copiar una tabla cuadriculada desde Word

Es fácil comprobar cómo, en este caso, Excel ha respetado completamente el formato original.

Tabla con celdas combinadas

Veamos el siguiente caso, en la tabla que aparece en la imagen tenemos una celda combinada.

Tabla en Word con una celda combinada

Empezamos siguiendo la misma operativa que en el caso anterior, pegando el contenido a partir de B2, para percibir mejor el resultado final.

A pesar de no ser exactamente el mismo, lo cierto es que el aspecto no es malo, y además fíjate en la opción que Excel nos propone: podemos elegir si deseamos que el formato de las celdas sea el de origen o bien, el que ya existiera en la hoja anteriormente. Interesante ¿verdad?

Resultado en Excel al copiar una tabla con una celda combinada desde Word

Vamos a ponerlo un poco más complicado, ahora ya tenemos celdas combinadas de diferentes tamaños, así como distintos filetes o líneas.

Tabla en Word con diferentes celdas combinadas

¿Cuál será el resultado en Excel si ejecutamos un Copiar y Pegar simple? Compruébalo en la siguiente imagen.

Resultado en Excel al copiar una tabla con diferentes celdas combinadas desde Word

A pesar de no respetar de manera fidedigna el formato original, el producto sigue siendo claramente aprovechable, aunque tendríamos que trabajarlo un poquito para afinar el resultado final.

Lista Tabulada

Pero como no sólo de tablas vive el hombre o la mujer, vamos a aprovechar la siguiente lista, estructurada mediante tabulaciones, ejecutando el proceso habitual Copiar y Pegar.

En este caso, un factor clave es la manera de seleccionar el texto, hazlo por filas completas, como si fueras a modificar los tabuladores asignados.

Ejemplo de lista tabulada en Word
El resultado pierde, lógicamente, el carácter de relleno, pero sigue siendo perfectamente válido:

Resultado en Excel al copiar una lista tabulada desde Word

Pegado especial

En cualquier caso, recuerda que en Excel puedes utilizar también la opción de Pegado Especial, que nos puede ofrecer alternativas interesantes según nuestras necesidades. Por ejemplo, para el último caso expuesto:

Opciones del cuadro Pegado especial en Excel

Si escogemos Texto (plano), el resultado en la hoja sería muy simple pero adaptable:

Resultado en Excel al copiar una lista tabulada desde Word como Texto

Y volvemos a insistir, dependiendo de cada situación, podría interesarnos incluso más pegar como Objeto (para después modificarlo directamente), Imagen o incluso Hipervínculo; todo dependerá de las operaciones que vayamos a realizar con los datos en Excel.

Ahorra trabajo en Word con la función Repetir

En versiones antiguas de Word, podías encontrar dentro de Edición, una opción para Repetir la última acción ejecutada. Sin embargo, desde la llegada de Office 2007 y sus cintas, esta funcionalidad desapareció. Afortunadamente, su atajo de teclado asociado sigue en vigor, por lo que aprovecharé para exponer algunas razones para su uso.

Textos

Voy con un ejemplo sencillo: imagina que utilizas las opciones ampliadas de Párrafo (siiiiiiiii, el icono con la flechita que está en la esquina inferior derecha del grupo). Con ellas, estableces en el párrafo activo una sangría izquierda, derecha, alineación justificada e interlineado doble.

Formato de párrafo inicial

Ahora tras ver el efecto, decides que también lo quieres aplicar en el tercer párrafo. Pues bien, lo único que tienes que hacer es posicionarte en él y pulsar en el teclado la combinación Ctrl+Y. Voilà, ya tienes el mismo efecto.

Formato tras repetir características de párrafo

Es cierto que lo podríamos haber hecho perfectamente con la opción Copiar formato en la cinta de Inicio. Pero seamos honrados, se tarda más.

Imágenes

Este método no funciona con todas las opciones disponibles para recursos gráficos. Aunque por ejemplo sí va con las del grupo Ajuste. También es aplicable para los Efectos de imagen, que encontramos en la cinta contextual Formato.

En este caso vamos a reproducir la acción con dos imágenes situadas en la misma página. Ten en cuenta que simplemente se trata de ver un ejemplo de aplicación.

Imágenes sin efectos

En primer lugar, seleccionamos el gráfico de líneas situado al principio. Le asignamos una sombra personalizada en color gris, con unas determinadas características en cuanto a distancia, transparencia, ángulo…. A continuación, seleccionamos la otra imagen del documento y, simplemente, pulsamos Ctrl+Y.

Imágenes tras repetir efectos

Gráficos SmartArt

Personalizar un organigrama o gráfico de este tipo puede resultar laborioso. Dependiendo del modelo, no siempre podremos seleccionar todos los elementos que nos interesen. Fíjate en el siguiente ejemplo:

Organigrama base

Vamos a suponer que el diseño general nos gusta, pero que no ocurre lo mismo con el aspecto de las flechas. Si intentamos seleccionar varias, será fácil comprobar lo difícil que resulta, ya que cada una tiene un marcador cuadrado. Entonces seleccionamos sólo una de ellas, por ejemplo, la turquesa. Después, la personalizamos a través de la opción Formato de forma del menú contextual del ratón.

Tras establecer las opciones y Aceptar, sólo nos queda seleccionar otra de ellas y pulsar la combinación mágica para Repetir, es decir, Ctrl+Y.

Organigrama tras repetir efecto en flechas

Espero que estas muestras te ayuden a encontrar posibles usos para esta función ya que puede resultar muy útil cuando estás utilizando el teclado continuamente.

¿A qué estás deseando Repetir?

Combinar correspondencia: utilizando datos de Excel

Datos para combinar correspondencia situados en una hoja de cálculoAnteriormente, mostramos cómo crear una combinación de correspondencia a partir de datos situados en tablas realizadas con Word. Como dicha situación no es muy común, hoy vamos a tomar los datos de Excel. En concreto utilizaremos una lista que podrás encontrar y descargar bajo el nombre datos clientes Excel.xlsx.

Antes de empezar

Si no quieres tener problemas con la integración de los datos, debes tener en cuenta que:

  • Es aconsejable que la lista tenga encabezados de columnas que identifiquen el campo o información que se almacena.
  • La lista puede encontrarse en cualquier hoja de un libro Excel.
  • ES IMPRESCINDIBLE QUE LA LISTA COMIENCE EN LA FILA 1, sin que existan filas en blanco o títulos por delante de los encabezados.
  • Cuando el archivo esté creado y guardado, CIÉRRALO, de lo contrario no podrás establecer el enlace con Word.

Fíjate en la figura, nuestra lista (con los mismos datos que usamos en Word la última vez), se sitúa en la Hoja2, pero comienza a partir de la Fila 1:

Datos en Excel para correspondencia en Word

Manos a la obra

Una vez en Word, comenzamos el proceso de la manera habitual que ya hemos tratado anteriormente. Por lo cual, nos adelantaremos hasta el momento de elegir el origen de la información.

Al indicar el archivo en Usar lista existente, Word detecta el enlace con Excel, y muestra un cuadro similar al siguiente. Será necesario indicar en qué hoja están los datos (Hoja2 en el ejemplo), y si éstos cuentan o no con encabezado:

Seleccionar tabla para combinar correspondencia

A partir de aquí, el modo de trabajo a la hora de incorporar los registros y tratarlos en el documento no varía de lo anteriormente visto.

Recuerda preparar la lista de Excel adecuadamente antes de utilizarla