Combinar correspondencia: modifica el formato de los campos combinados

PorLucía Montero Rodríguez

Combinar correspondencia: modifica el formato de los campos combinados

Cuando Word utiliza los datos combinados que toma de una hoja de cálculo o de una tabla/consulta, no respeta el formato asociado a los mismos, lo que nos plantea un problema que vamos a intentar solucionar.

Empezamos

Vamos a suponer que tenemos una lista de pacientes con facturas pendientes de pago y que les vamos a escribir una carta reclamando el abono de las mismas. Los datos que tenemos en Excel son los siguientes, y los podéis descargar del archivo Impagos.xlsx:

Lista de pacientes para una combinación de correspondencia

Es la hora de ir a Word, comenzamos nuestra carta de la forma habitual, ejecutando los pasos que ya conocemos. Si no te acuerdas, puedes consultar el artículo Cómo combinar correspondencia en Word, en el que expliqué el proceso paso a paso. El resultado podría ser similar al siguiente:

Carta base para modificar el formato de campos combinados

Si le damos al botón Vista previa de resultados, vemos que Word ha tomado los datos tal cual. Además, en la fecha se antepone el mes al día, cuando Excel aparecía de forma correcta.

Carta base con fecha en formato erróneo

Es verdad ¿cómo puedo arreglar ese error de formato?

No te preocupes, ya que ahora vamos a cambiar el aspecto de algunos campos para que se adecuen a nuestras necesidades. En algunos casos, como fechas y cantidades numéricas será necesario emplear modificadores de campo. Sin embargo para los textos, es más sencillo así que comenzaremos por ellos.

Para empezar, sobre un campo combinado que contenga texto, como Nombre o Apellido, elegimos la opción Editar campo… en el menú contextual. Entonces, Word mostrará un cuadro de diálogo similar al de la figura. En la imagen puedes ver que ya hemos escogido el formato Tipo Título. Éste, es el más adecuado para nombres compuestos o campos que puedan contener los dos apellidos:

Cuadro para editar el formato de un campo de tipo texto.png
Para el campo Total, comenzamos de la misma forma, pero dado que no nos sirven ninguno de los formatos propuestos por Word, tendremos que pulsar el botón Códigos de campo, situado en la esquina inferior izquierda del cuadro, para añadir en este caso el modificador #:

Propiedades de campo avanzadas - Formato numérico

Esta definición, provocará que los totales aparezcan con el punto como separador de miles y sin decimales. Si deseas formatos más complejos, en la ayuda de Word podrás consultar todos los modelos de modificadores que puedes utilizar.

Por último, para la fecha nos interesaba mostrar el día con uno o dos números según correspondiera y el mes en letras; para conseguirlo, hemos antepuesto \@ y empleado el modificador d para el día y el MMMM (fíjate que debe aparecer en mayúsculas), con la siguiente definición:

Propiedades de campo avanzadas. Formato fecha

El resultado final, en el que hemos añadido también la negrita a los campos combinados, lo tienes a continuación. Un poquito trabajoso, pero  merece la pena.

Resultado de una combinación de correspondencia con el formato de los campos modificado

Recuerda: ¡Escoge el formato adecuado para mejorar la calidad de tu trabajo!

Acerca del autor

Lucía Montero Rodríguez administrator

23 comments so far

Jorge VenegasPublicado en2:55 pm - Ene 9, 2018

Hola buenas, esta todo muy claro y bien explicado, pero segui al pie de la letra las indicaciones y al dar formato al valor no me aparece el separador miles me aparece con coma.
Cual podría ser el problema?

    Lucía Montero RodríguezPublicado en11:22 am - Ene 10, 2018

    Buenos días Jorge,

    Lo cierto es que nunca he tenido problemas en ese aspecto y a priori se me ocurren dos causas probables. Primera, que el idioma del documento en Word no lo tengas configurado a Español-España y segunda, que la configuración regional del sistema operativo tampoco esté como Español-España.

    Espero que al revisar estos dos factores, puedas encontrar la solución. Un saludo y gracias por tu participación.

rodrigoPublicado en6:17 pm - Feb 21, 2018

yo tengo un proble al traer cantidades de hs trabajadas por ej 30:55 al traerlo al word con un conbinar correspondencia me pone 1/1/1900 06:55 am como puedo corregirlo

    Lucía Montero RodríguezPublicado en6:29 pm - Feb 22, 2018

    Hola Rodrigo, por desgracia ese problema no tiene solución directa en Word, sino que hay que intentar tratarlo en Excel. ¿Cómo se te da esa aplicación?

AdelaPublicado en11:26 am - Mar 22, 2018

Buenos días. Combino un documento de word con datos de una hoja excel. En la celda de excel aparecen tres precios, y al combinar con word me hace la suma de ellos. Esto me ha pasado cuando he puesto el modificador para los miles y decimales. Puede ser que haya hecho algo mal?

ClaudioPublicado en6:30 pm - Abr 8, 2018

Hola Adela, estoy tratando de hacer una carta combinada con capos de un archivo excel. Todos los campos funcionan perfectamente excepto uno, que en Excel son celdas de texto, textos que la combinarse en la carta resultan truncados. Es interesante notar que todos los contenidos de estas celdas se truncan en la carta a 46 caracteres. Sugerencias? Gracias!

AnónimoPublicado en8:25 pm - Abr 12, 2018

cordial saludo
a mi me pasa que entro a editar y no aplica los cambios que le di al documento

juan camiloPublicado en11:54 pm - May 10, 2018

me salvaste la vida lucia llevaba un buen rato tratando de que me saliera el separador de miles gracias

MaryPublicado en9:15 pm - May 23, 2018

Hola buen día

He estado buscando cómo poner como fecha en el document de Word el primer día natural del siguiente mes en curso; por ejemplo actualmente tengo :{ DATE \@”01′ de’MMMM’ de ‘yyyy”} que muestra: 01 de mayo de 2018

Pero partiendo de que la fecha actual es 22mayo2018 necesito reflejar en el documento 1° de abril

Me puede orientar en esto, por favor?

De antemano gracias!

Saludos,
Mary

    AnónimoPublicado en9:18 pm - May 23, 2018

    Perdón, en el ejemplo:

    “Pero partiendo de que la fecha actual es 22mayo2018 necesito reflejar en el documento 1° de abril”

    en lugar de 1° de abril debe ser 1° de Junio ya que es el mes siguiente a Mayo.

    Lucía Montero RodríguezPublicado en5:22 pm - May 28, 2018

    Hola Mary,
    En Word nunca se me ha planteado esa necesidad y lo cierto es que ahora mismo no se me ocurre cómo hacerlo. Si me apuras, te diría que lo intentaras mejor en Excel, creándote un campo a partir de la fecha en curso.
    Un saludo,

OSCAR RPublicado en8:53 pm - Ago 2, 2018

Hola Adela,
Tengo inconvenientes con la hora, en excel ya esta configurado horas y minutos (sin segundos), pero en el word me muestra una cantidad y al intentar cambiarlo, me sale solo la hora actual y no la del excel a pesar de probar con marcando el las opciones de habilitar automáticamente. gracias por la ayuda

    Lucía Montero RodríguezPublicado en6:38 pm - Ago 7, 2018

    Hola Oscar,

    Tienes que jugar con los distintos modificadores. De manera similar a la que se expone en el artículo prueba con hh:mm:ss.

    Un saludo,

ENRIQUEPublicado en6:34 pm - Ago 9, 2018

Hola Adela, Tengo el inconveniente de que algunos campos que lleno en excel no me aparecen en word cuando hago la correspondencia o me sale incompleto.

Muchas gracias

ENRIQUEPublicado en8:49 pm - Ago 24, 2018

Es decir yo genero mi tabla con todos los datos y cuando hago la correspondencia en word, no me copia lo que he incluido en alguna de las celdas.

    Lucía Montero RodríguezPublicado en3:02 pm - Sep 3, 2018

    Hola Enrique, disculpa pero estaba de vacaciones. Asumo que todos los campos tienen nombre en el encabezado de columnas verdad? Si es así, y si quieres envíame una muestra de los dos documentos para ver qué puede pasar.
    Un saludo,

JorgePublicado en4:47 pm - Sep 11, 2018

Hola Lucia

Al hacer una combinación de correspondencia me dice que los campos no existen en el origen de datos cuando los tengo en una hoja de Excel con encabezados en columnas definidos. ¿Sabrías decirme cual puede ser el problema?

Gracias de antemano y un saludo

    Lucía Montero RodríguezPublicado en1:35 pm - Sep 14, 2018

    Hola Jorge,

    Es posible que hayas movido o cambiado el nombre del archivo .xlsx? Otra posibilidad, es que los nombres de los campos no estén en la primera fila de la hoja de cálculo.

    Un saludo,

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