Cómo introducir datos en una tabla de Access

PorLucía Montero Rodríguez

Cómo introducir datos en una tabla de Access

Puede que el titular parezca fácil a priori, y de hecho muchas personas con un conocimiento básico de Access, se lanzarían a abrir por ejemplo la primera tabla de la lista y empezar a picar datos; pero si no quieres provocar errores hay que aprender a efectuar la escritura de la información de manera correcta.

Antes de comenzar a escribir datos en una tabla

Nuestro punto de partida va a ser una base de datos sencilla, que controlará los exámenes que realizan los alumnos de un colegio, teniendo en cuenta que cualquier profesor puede vigilar o controlar un examen, pero que sólo puede impartir clases de una única asignatura.

Tras definir las tablas y hacer las relaciones como se indicaban en el post Tipo de relaciones, hemos obtenido un diagrama similar al siguiente:

Relaciones en la base de datos Colegio

¿Ya puedo introducir los datos?

Si las tablas están correctamente definidas y enlazadas, el siguiente paso natural es, precisamente, escribir la información que se debe almacenar, operación que podemos realizar directamente en la tabla.

Sin embargo, para no tener ningún problema deberemos comenzar SIEMPRE por las tablas auxiliares, que en este caso sólo hay una, (Asignaturas), luego seguir por las dependientes (Alumnos Profesores), hasta llegar a la principalExamenes.

Tablas de la base de datos Colegio

Vamos a comenzar con Asignaturas, por lo que simplemente hacemos un doble clic sobre el nombre de la tabla, para abrir la vista Hoja de datos.

Tabla en vista Hoja de datos

Como la clave principal de la tabla, el campo casig, se ha definido como de tipo Autonumeración, no es necesario indicar el código de la asignatura, sino que simplemente pulsaremos el tabulador y pasaremos a escribir las distintas denominaciones. El resultado final puede ser parecido al de la figura:

Tabla auxiliar de Access con datos

Una vez añadidos los datos en la tabla auxiliar, podemos introducir los correspondientes a las tablas Alumnos Profesores. El problema se plantea, por ejemplo, cuando tenemos que asignar una asignatura a un profesor; ya que a pesar de haber relacionado las dos tablas, la tarea no será fácil, porque si no indicamos nada en contra, DEBEREMOS ESCRIBIR directamente el código de la materia que imparte, ya que no aparecerá ninguna lista para elegirlo.

Tabla de Access con campos que se alimentan de otra distinta

En este caso, la situación ideal para el campo casig es que aparezca un desplegable que ofrezca al usuario directamente los datos de la tabla Asignaturas; y si no recuerdas cómo hacerlo, sólo tienes que consultar el artículo dedicado al Asistente de búsquedas.

¿Te ha quedado claro?

Espero que con esta explicación te haya quedado claro que el orden a la hora de introducir datos en una tabla de Access es muy importante para no cometer errores.

Hay que comenzar por las tablas auxiliares, seguir con las dependientes y acabar con la tabla principal.

Si, por ejemplo, hubiéramos comenzado con Profesores sin tener datos en Asignaturas, al existir integridad referencial provocaríamos un error al intentar grabar el registro; así que ten mucho cuidado y sigue los pasos correctos.

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Lucía Montero Rodríguez administrator

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