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PorLucía Montero Rodríguez

Añade una encuesta a tus emails con Outlook

Añade una encuesta a tus emails con OutlookEs probable que cierta cantidad de emails que envías o recibes sean para preguntar acerca de algo en concreto. Así que ahora presta atención, ya que si utilizas Outlook como gestor de correos electrónicos, puedes utilizar la función para añadir una encuesta en tus mensajes.

Planteamiento inicial

Para desarrollar el ejemplo, vamos a suponer que en una organización es necesario escoger el tramo horario para impartir un taller de formación. Para facilitar dicho proceso, incluiremos una encuesta en el email que se enviará a las personas implicadas en la elección: formación, delegados, responsables de equipo…

El proceso inicial coincidirá con el de cualquier mensaje normal y corriente. Por lo tanto, el primer paso será utilizar el botón Nuevo mensaje de correo electrónico, en la cinta Inicio. Tras escribir el mensaje de introducción será necesario seguir con los pasos que se especifican en el siguiente apartado.

Cómo añadir una encuesta dentro de un mensaje en Outlook

Cuando ya esté todo listo, tendremos que emplear la función Utilizar botones de voto de la cinta Opciones. Al hacer clic, Outlook mostrará tres opciones predeterminadas:

  • Aprobar; Rechazar
  • Sí; No
  • Sí; No; Quizás

Afortunadamente, también podemos optar por una solución personalizada como la que puedes ver en la siguiente imagen.

Opciones de votación y seguimiento para una encuesta en Outlook

Tras pulsar Cerrar, el mensaje mostrará un pequeño aviso encima del campo De. ¿Todo listo? Entonces es el momento de darle a Enviar.

¿Cómo se vota?

Cuando los destinatarios abren el mensaje, Outlook muestra otro pequeño aviso en la parte superior. Esa es la realidad y el problema de esta técnica. Eso implica que, si andas con un poco de despiste o no tienes mucha soltura, el sistema de votación pueda pasar fácilmente desapercibido.

Pero seamos optimistas. Así que en la parte superior del email, directamente en la cinta Mensaje podremos hacer efectiva nuestra elección con el botón Votar. Si elegimos, por ejemplo, de 8 a 10, el gestor de correo mostrará un mensaje similar al siguiente:

Respuesta a una encuesta en Outlook

Si se escoge Enviar la respuesta ahora, ésta se remitirá de manera automática. Para Modificar…, se abrirá un mensaje en blanco, con la respuesta como Asunto, en el que se podrá argumentar la elección.

¿Y se puede ver el resultado de la encuesta?

Claro que sí. Por un lado, cada vez que se vote, el sistema realizará un seguimiento enviando al remitente inicial la opción escogida. Por otro, Outlook da la posibilidad de ver un resumen de las respuestas.

Al abrir cualquiera de las respuestas recibidas, aparecerá un pequeño aviso con la respuesta encima del remitente. Sí, sé que soy pesada, pero es que es realmente pequeño. Pues bien, al hacer clic en esa alerta, podremos ver un resumen con todas las contestaciones recogidas y el desglose con las contestaciones individuales.

Resumen y desglose de las respuestas a una encuesta en Outlook

Ahora que ya sabes cómo hacerlo, anímate a probar esta técnica, e incluye mi email contacto@luciamonterorodriguez.com en tu encuesta.

PorLucía Montero Rodríguez

Programa el envío de tus emails

Programa los envíos de tus emails con OutlookHabitualmente, cuando reflexionamos acerca de los emails pensamos en algo que es instantáneo, inmediato….

Vale, a veces el correo electrónico no es tan rápido como nos gustaría; en particular, cuando esperas algo importante, pero sabes que en un par de minutos lo tienes a tu alcance.

Una situación que se da con cierta frecuencia

Los años dando clases a personas de diferentes empresas y organizaciones te nutren de experiencias que se dan en su día a día. Una de las más habituales era la siguiente:

Imagina que es viernes, día en el que tu jornada termina a las 14:00 y tienes que enviar un informe por email que sabes que puede traer trabajo o comentarios adicionales. Más de un chico o chica me han contado que esperan hasta última hora para enviarlo y recoger lo más rápido posible con la esperanza de no recibir la tan temida respuesta.

El envío de un cierto email te puede provocar estrés

Una situación un poco estresante ¿verdad?

Otro ejemplo. Habitualmente trabajo desde el despacho que tengo en casa. Además, tengo la costumbre de enviar las facturas periódicas mensuales el último día de cada mes, independientemente del día de la semana que caiga.

¿Y si el 28, 30 ó 31 cae en domingo o en un día de fiesta? Si no hubiera alternativa tendría que buscar un hueco y ponerme delante del ordenador para enviar el email.

Entonces… ¿es posible programar el envío de mis emails?

La respuesta es rotunda, SÍ. Outlook permite programar el envío de tus correos electrónicos fácilmente.

Sólo hay que tener en cuenta algo importante, el ordenador deberá permanecer encendido y con la aplicación activa. De lo contrario, el correo se enviará en el momento de abrir Outlook.

Pero dime cómo puedo programar mis correos

Voy, voy, no te preocupes que es muy fácil 🙂

Vamos a tomar como referencia Outlook 2010, y tienes que comenzar de la manera habitual, indicando que quieres crear un nuevo correo.

Cuando ya lo tengas escrito, ve a la cinta Opciones. Allí, localiza el icono que nos interesa, Retrasar entrega, el segundo por la derecha. A continuación establece la fecha y la hora (de la lista o personaliza) en la que deseas que se produzca el envío y pulsa Aceptar.

Opciones de entregar para programar el envío de emails en Outlook

Si ya lo tienes todo listo, sólo tendrás que hacer clic en el botón Enviar. Tu mensaje permanecerá en la Bandeja de salida hasta el momento indicado.

Elegir el momento de tu envío te hace la vida más fácil

 

PorLucía Montero Rodríguez

Destaca mensajes con colores automáticamente en Outlook

Controla tus mensajes de correo electrónico en OutlookA diario, son muchas las personas que utilizan Outlook para enviar y recibir mensajes de correo electrónico. Y, aunque este programa tiene más aplicaciones que poco a poco iremos conociendo, hoy vamos a centrarnos en los mensajes.

Un problema común

Si tu volumen de correos es grande es probable que, en ocasiones, hayas tenido problemas para localizar algún mensaje específico. Es cierto que, en ocasiones, el campo de Búsqueda puede resultar de utilidad. Sin embargo, en función de la cantidad de información almacenada, el proceso puede demorarse.

¿Demasiados mensajes en tu programa de correo?

Otra cuestión a tener en cuenta es la pericia o experiencia del usuario. Este hecho es particularmente interesante para las empresas, ya que a veces es una persona en concreto quien se encarga de configurar los distintos programas y ordenadores.

¿Te gustaría que determinados mensajes aparecieran en tu bandeja con un color diferente?

Si has respondido sí a la pregunta anterior, sólo tienes que seguir leyendo 🙂

Una solución a tu alcance

Vamos a imaginar que gestionamos un negocio en el que una persona sin conocimientos avanzados se encarga de recepcionar el correo de un email general. Supongamos también que en la web corporativa se ha creado un formulario para solicitar una Cita Previa. Cuando se pulsa Enviar, llega un mensaje a dicha cuenta de correo con el asunto “Contacto desde la web”.

¿Qué podemos hacer para que esta persona no pase por alto ningún mensaje que provenga de la web?

La respuesta es fácil: Destacar automáticamente los mensajes que lleguen de la web con un color.

Me gusta la idea ¿cómo la ejecuto?

Esta y otras propuestas puedes llevarlas a cabo al crear una regla personalizada en Outlook. Para comenzar, en la versión 2010, entra en Archivo y haz clic sobre el botón Administrar reglas y alertas.

Tras pulsar en Nueva regla… Outlook mostrará un cuadro de diálogo desde el que podrás definir la acción que necesites. Siguiendo con el ejemplo propuesto, escogemos en el Paso 1: Aplicar regla a los mensajes que reciba y pulsamos Siguiente.

A continuación marcamos la opción con cierto texto en el asunto. Cuidado porque todavía no puedes seguir; si te fijas, el literal anterior ha aparecido en la parte inferior y tendrás que hacer clic sobre el enlace para escoger el texto a controlar. Por ejemplo “desde la web”.

Asistente para reglas de mensajes de Outlook

En la siguiente etapa hay que definir qué deseamos hacer con los mensajes que cumplan la condición establecida. Por ejemplo, asignarlo a la categoría roja. Antes de finalizar, la aplicación te permite establecer excepciones a la regla, pero en esta ocasión no es necesario.

En el último paso puedes:

  • asignar un nombre específico a la regla,
  • activarla y
  • decidir si quieres que se aplique a los mensajes ya existentes en la bandeja de entrada.

Resultado final

Al seguir todos los pasos, a partir de ahora los mensajes recibidos desde el formulario de la página web no pasarán desapercibidos.

Como ves, el proceso para definir una regla en Outlook es sencillo y si te animas a investigar, podrás ejecutar acciones mucho más complejas. Todo dependerá de tus necesidades.