Accede a una base de datos a través del Panel de control
En el último artículo dedicado a Access vimos cómo Construir un panel de control. Sin embargo, para que éste sea realmente útil, necesitaremos activarlo y cerrar el resto de la base de datos. De esta forma, el usuario sólo podrá acceder a los elementos que se incluyan en el Formulario de inicio.
Panel de control = Puerta de acceso
Para llevar a cabo el proceso en Access 2010 haremos clic en Opciones dentro del menú Archivo. La clave de todo lo que nos interesa definir en ese momento se encuentra en la categoría Base de datos actual.
Las características que aparecen al comienzo del apartado Opciones de aplicación resultarán básicas:
- Título de la aplicación: Literal que aparecerá en la Barra de título de Access
- Icono de la aplicación: Icono personalizado. Recuerda que deber ser un archivo gráfico con extensión ico o bmp.
- Mostrar formulario: Aquí es donde elegiremos nuestro Panel de control.
Debe quedar claro que estas son las opciones mínimas recomendables. Pero si queremos restringir la utilización de los diferentes elementos de la base de datos, no son suficientes. Para proteger/cerrar el acceso a la misma, avanzaremos en el cuadro de diálogo hasta el apartado Navegación.
Desactivamos Mostrar panel de navegación, así como los menús no restringidos y contextuales. Al hacerlo, hemos limitado el uso de la mayoría de funciones que Access nos ofrece de manera general.
Ahora sólo queda Aceptar los cambios. Entonces, Access mostrará un mensaje indicando que es necesario cerrar y volver a abrir la base de datos para que éstos se activen.
El Panel de control en acción
Tras la reapertura, esta es la imagen que Access nos ofrece. Como puedes ver sólo se muestra el Panel de control, y prácticamente no hay opciones disponibles para crear o modificar elementos, ni siquiera para cambiar de vista.
Un dato a tener en cuenta, es que ahora mismo SÍ es posible acceder de nuevo a las Opciones de privacidad en Archivo y restaurar la “estructura habitual de la aplicación”.
En un entorno profesional, este formulario se suele crear sobre un clon o espejo de la base de datos real, y normalmente, se diseña y activa una cinta personalizada con las opciones que sí vamos a permitir.
A partir de ahora, ¿cómo vas a proteger tus bases de datos de otros usuarios?
Tu base de datos, mejor con Panel de Control
Es relativamente habitual construir una base de datos para que sea manejada por otras personas, generalmente con menos conocimientos. En tal caso, nos interesa limitar el acceso a los distintos objetos y datos. De esta forma, minimizamos la posibilidad de cometer un error en caso de no contar con suficientes conocimientos.
Una buena opción pasa por crear un formulario que actúe como Panel de control o Formulario de Inicio. En el mismo, incluiremos botones o enlaces a las tablas, consultas, informes… que nos interesen.
A continuación vamos a ver cómo llevar a cabo ese proceso de manera general, tomando como punto de partida la base de datos Catering.
Punto de partida
Dado que la ventana o formulario de inicio no mostrará dato alguno, lo ideal es comenzar partiendo completamente desde cero; es decir, con el botón Formulario en blanco de la cinta Crear:
Como se aprecia en la figura, Access inserta un formulario con el fondo en blanco pero preparado para mostrar información, ya que puedes ver que incluye el selector de registros a la izquierda y los botones de navegación en la parte inferior.
Por lo tanto, una de nuestras tareas será configurar correctamente las Propiedades de Formato, para que estos elementos desaparezcan y el resto se adapten a lo que necesitemos.
Un poco de diseño
Para comenzar a dar un aspecto más llamativo a nuestro panel de control, hemos activado la vista Diseño. Una vez allí, en el menú contextual del ratón hemos pulsado Encabezado o pie de formulario. Después hemos reducido el espacio inferior ya que no deseamos mostrar dicha sección, aunque también puedes pedir sus propiedades e indicar No en Visible.
A continuación, hemos asignado colores diferentes al Encabezado y a la zona de Detalle y, con la herramienta Etiqueta, hemos colocado el nombre de la empresa en el espacio superior. Además, se han configurado distintas propiedades de formato y asignado nombre. El resultado previo puedes verlo a continuación:
Acceso a elementos
Una vez preparada la base ya sólo nos quedará insertar los diferentes botones, etiquetas…. Es decir, los distintos controles que permitirán al usuario de la base de datos acceder a las tablas, formularios, consultas…
Si no tienes práctica suficiente para crear tus propias macros y asociarlas con botones de comando, recuerda que Access te puede ayudar con sus asistentes. Por ejemplo, vamos a efectuar esta operación para incorporar un botón que abra el formulario de Eventos.
Comprueba si tienes la varita mágica lista para su uso en la cinta de Diseño, será así si el icono aparece enmarcado en un rectángulo naranja. Si no fuera el caso, sólo tienes que pulsarlo. Ahora, haz clic sobre Botón y dibuja en el formulario el tamaño deseado; al soltar el ratón, Access iniciará el asistente.
En la categoría Operaciones con formularios, hacemos click en Abrir formulario y pulsa Siguiente. Tras elegir el formulario Eventos y pulsar Siguiente, indicamos que deseamos mostrar todos los registros y avanzamos. Especificamos el texto Eventos y pulsamos en Finalizar, ya que no deseamos modificar el nombre automático asignado al control.
De esta forma, puedes insertar atajos para abrir formularios, ejecutar consultas, imprimir informes…, en fin todo lo que vayas a permitir que se haga desde este panel de control.
Tras añadir más botones, marcos y etiquetas decorativas, aquí tienes nuestra propuesta final.
En el siguiente artículo, veremos cómo activar el Panel de Control para que se muestre automáticamente al abrir la base de datos y no se muestre el resto de objetos.
Crear formularios online ahora es muy fácil
Poco a poco, el mercado y las costumbres están cambiando. Esta situación provoca que cada vez se rellenen menos formularios o solicitudes en papel. Ahora la tendencia es acceder a los mismos desde cualquier dispositivo.
Google Forms
Dentro de la gama de productos que nos ofrece Google Docs, encontramos una categoría específica dedicada a los formularios.
El producto que nos ofrece Google es muy sencillo de crear y gestionar; además, se puede distribuir fácilmente así como acceder a los resultados desde el primer momento.
Accediendo a los formularios de Google
El método de acceso es importante, ya que Google mostrará diferentes pantallas de bienvenida. Por ejemplo, si estás en Docs, la opción que nos interesa no aparece en el menú lateral. Pero si escribes la URL directa https://docs.google.com/forms/, podrás comenzar desde cero o escoger entre múltiples plantillas.
Ahora bien, desde Drive sí encontramos una ruta específica para comenzar a crear formularios. A través de Mi unidad y la opción Más, podemos hacer clic en el acceso directo.
En este caso, Google inicia de manera directa un nuevo modelo, completamente personalizable y que es el que utilizaremos para las siguientes explicaciones.
Campos de un formulario online
Como ya hemos dicho, comenzando desde Drive, nos encontramos una pantalla en la que dar los primeros pasos, comenzando por el Título, la Descripción y la primera Pregunta.
Tras asignar como título Prueba y como descripción Propuesta para probar diferentes características. pasamos a añadir las diferentes preguntas.
Fijándonos en la imagen anterior, vemos que por defecto ha aparecido un área de Selección múltiple. Sin embargo, si hacemos clic en la flecha hacia abajo ↓ que aparece a la derecha, tendremos acceso a todos los tipos disponibles y que vamos a comentar:
- Respuesta corta: para textos de poca longitud. Ideal para campos tipo Nombre, Dirección, Código Postal…
- Párrafo: cuando sea necesario insertar varias líneas. Bueno para campos del tipo Comentarios u Observaciones.
- Selección múltiple: muy útil si hay que elegir entre varias alternativas. Por ejemplo, Asunto, Tipo de cliente, Forma de pago…
- Casillas de verificación: cuando existe la posibilidad de marcar una o más opciones.
- Desplegable: otra forma de elegir una única opción entre varios elementos.
- Escala linea: para asignar puntuaciones en base a una escala.
- Cuadrícula: buena solución para calificar, por ejemplo, diferentes aspectos o crear una tabla de correspondencias.
- Fecha: campo para escribir o seleccionar una determinada fecha que también puede incluir una hora.
- Hora: introducción de horas o rangos de tiempo.
Como ves, hay bastantes posibilidades con las que jugar. Y, para añadir otras preguntas sólo tienes que hacer clic en el botón con el signo + situado en la barra flotante lateral.
Google Forms añadirá de forma automática el botón Enviar tras el último campo que se incluya.
¿Respuestas obligatorias o voluntarias?
Por defecto, todas las cuestiones que se añaden con Google Forms son de carácter voluntario; es decir, se pueden quedar en blanco. Ahora bien, si te interesa que algún campo sea de obligado cumplimiento, sólo tienes que deslizar el indicador que aparece en la zona inferior derecha.
¿Se puede añadir una descripción orientativa a las preguntas?
Por supuesto. Si te fijas en la imagen anterior, a la derecha aparecen 3 puntos en vertical. Pues bien, si pulsas en dicho icono, podrás Mostrar la descripción.
Ya lo he terminado, ¿qué hago ahora?
Una vez finalizado, pulsa el botón Enviar que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.
En la figura puedes ver que Google Forms nos ofrece distintas alternativas para publicar el formulario:
- Correo electrónico
- Enlace compartido
- Formulario embebido en página web
- Redes sociales
Nosotros hemos optado por la segunda, así que pulsa en Participar para acceder a un formulario en el que podrás ver todos los tipos de campos disponibles.
¿Cómo puedo ver las respuestas?
Buena pregunta. A medida que la gente participe, podrás ver los resultados en la ficha Respuestas, que aparece en la parte superior de la pantalla. Al entrar, éstos aparecen a modo de Resumen, pero también puedes analizarlos de manera Individual.
En la esquina superior derecha del área, podrás ver un pequeño icono verde para exportar los resultados a una hoja de cálculo. Aunque si haces clic en los 3 puntos, accederás a más opciones interesantes:
Resumiendo…
Crear y difundir un formulario con la solución de Google es una tarea fácil que cualquier usuario puede realizar. Sin embargo, aún quedan por ver técnicas avanzadas que podemos aplicar y que trataremos en próximos artículos.
Propiedades de formularios: Formato
En una base de datos, un formulario puede convertirse en una herramienta de gran utilidad para manejar los datos u objetos de distintas formas según los usuarios finales, pero para que cumpla su función también debemos prestar atención a su formato, cuidando el aspecto final que ofrezca.
Manos a la obra
Si queremos controlar al milímetro el formato de un formulario, ya no sólo pensando en el título o colores que tenga, sino también permitiendo si se puede minimizar o no tenemos que acudir a las Propiedades de formulario y aunque la forma de llegar a la lista de propiedades generales puede variar según la versión de Access, el punto de partida siempre es el mismo, la Vista Diseño.
Una vez allí, puedes emplear la opción Propiedades del formulario del menú contextual que aparece cuando haces clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte del formulario; o también puedes pulsar el botón Hoja de propiedades de la cinta Diseño, y después escoger Formulario en la lista desplegable de la zona superior:
Como puedes comprobar fácilmente, existe una gran cantidad de propiedades y si no recuerdas para que sirve alguna en concreto, no te preocupes, ya que si haces un clic en la misma, podrás ver una explicación en la esquina inferior izquierda de la barra de estado. Por ejemplo, la propiedad Vista predeterminada nos ofrece la siguiente explicación:
Propiedades de Formato
Es la primera ficha que aparece al acceder a Propiedades, contiene todas las relacionadas con el aspecto final del formulario, y de ella vamos a destacar las siguientes:
| Permitir vista XXXXX | Con el valor Sí, será posible escoger el modo de visión correspondiente; con No, la modalidad quedará anulada para su uso con el formulario actual. |
| Imagen | Al pulsar en el botón
que aparece en el extremo derecho, se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrás escoger una imagen para que aparezca como fondo del formulario.
Si tras asignar una imagen deseas eliminarla, es tan fácil como seleccionar el nombre que aparece y suprimirlo. |
| Distribución de la imagen | Modo de alineación de la imagen anterior en el fondo. |
| Modo de tamaño de la imagen | Los valores que mejor resultado dan son Zoom y Extender, de forma que el tamaño de la imagen se adapte al del formulario. |
| Ancho | Para establecer una anchura exacta. |
| Ajuste de tamaño automático | Para el valor Sí, el tamaño se adaptará para mostrar un registro o una página completa. |
| Ajustar a la pantalla | Sí reduce el tamaño del formulario para que se adapte al espacio libre de la pantalla. |
| Estilos de los bordes | Permite que éstos desaparezcan o que el usuario los pueda ajustar. |
| Selectores de registro | Muestra/oculta el selector de registro, es decir, el rectángulo gris con flecha que aparece en la zona de la izquierda. |
| Botones de navegación | Muestra/oculta los botones para avanzar y retroceder por los registros que aparecen en la zona inferior del formulario. |
| Separadores de registro | Muestra/oculta una línea de separación en los formularios continuos. |
| Barras de desplazamiento | Activa/desactiva selectivamente las barras derecha e inferior. |
| Cuadro de control | Activa/desactiva el uso del icono que aparece a la izquierda del título del formulario. |
| Botón Cerrar | Activa/desactiva el uso de la X para cerrar el formulario. |
| Botones Minimizar Maximizar | Activa/desactiva el cambio de tamaño de la ventana. |
| Movible | Permite/no permite cambiar la posición del formulario en la pantalla. |
Como ves, existen otras propiedades en esta ficha, pero hemos comentado las que se utilizan con más frecuencia y las de más fácil acceso para todo el mundo, pero no te preocupes porque en futuros artículos trataremos el resto de categorías.
Licencia de uso
Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional.