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PorLucía Montero Rodríguez

Facebook te hace una propuesta en tu cumpleaños

Los usuarios de Facebook sabemos que a los administradores de esta red le gustan las ocasiones especiales, especialmente los cumpleaños. Pero desde agosto, la red de Zuckerberg, da un paso más.

Facebook tiene una propuesta para tu cumpleaños

Si tienes cuenta en Facebook y el aniversario de tu nacimiento se acerca, es probable que recibas una notificación similar a la siguiente.

Facebook tiene algo para ti por tu cumpleaños

Como ves, la idea es que tus amigos y familiares no te den regalos.En su lugar, pueden donar el importe correspondiente a una ONG.

Si te parece buena idea, empieza por hacer clic en la opción situada en la parte inferior: Seleccionar una organización sin ánimo de lucro. Entonces, Facebook te mostrará la lista de organizaciones disponibles.

Elige la ONG para tu cumpleaños

Tras ver la imagen, está claro que está función no está pensada para el público español. Sólo hay dos ONGs, Save the children España y Cáritas. Para no quedarme en el listado inicial, estuve buscando Educo y Médicos sin fronteras. Por desgracia,

Pero bueno, sigamos. Al escoger una de ellas, el siguiente paso es configurar la acción. Puedes personalizar desde el título, hasta el objetivo económico a conseguir. Todo ello, hasta una fecha máxima.

Dona la recaudación de tu cumpleaños
Parece que el sistema tiene buenas intenciones, pero aún queda margen de mejora. Por ejemplo, añadiendo más organizaciones. También sería interesante que, para mayor transparencia, indicarán si todo lo recaudado llega a la ONG.

En cualquier caso, las causas solidarias siempre son bienvenidas.

PorLucía Montero Rodríguez

Funciones imprescindibles en Excel

Funciones imprecsindibles para ExcelA menudo, en los cursos que imparto de Excel, me encuentro con personas que dicen tener un conocimiento avanzado pero que realmente no conocen las principales funciones.

En mi caso, podría decir que llevo toda mi vida trabajando con Excel y no las conozco todas.

La razón es simple, cada versión incorpora nuevas funciones, como por ejemplo para Ingeniería o Estadística. Cómo veis, muy específicas para determinados sectores y por lo tanto no útiles para la mayoría.

En cualquier caso, y hablando desde la experiencia, sí existe un conjunto de funciones  de Excel que se puede aplicar en la mayoría de los campos conocidos, y que vamos a comentar.

Funciones básicas

A priori, puede parecer que este grupo no merece la pena, pero el caso es que no todas son conocidas por el gran público. Destacan:

  • SUMA
  • PROMEDIO
  • MAX
  • MIN

Funciones para contar

Puede sonar un poco a chiste, pero Excel tiene su propia forma de actuar cuando debe contar elementos. Y, a la hora de emplear funciones, hay personas que confunden Sumar y Contar:

Funciones de Excel que debes conocer

  • CONTAR
  • CONTARA
  • CONTAR.BLANCO
  • CONTAR.SI

Funciones de búsqueda y localización

Totalmente imprescindibles en el día a día de cualquier organización. Si necesitas localizar información y/o cruzar datos entre hojas o libros, son las que debes aprender:

  • BUSCARV
  • BUSCARH
  • BUSCAR
  • COINCIDIR
  • INDICE

No dejes que estas funciones se conviertan en tu bestia negra, y aprende a manejarlas con los ejemplos que escribí y que puedes encontrar en los siguientes enlaces:

Funciones lógicas

Por fin llegamos a las que más me gustan, donde podemos encontrar dos grupos diferenciados. El primero, relacionado con algunas de las que ya hemos nombrado:

  • CONTAR.SI
  • SUMAR.SI
  • PROMEDIO.SI
  • CONTAR.SI.CONJUNTO
  • SUMAR.SI.CONJUNTO
  • PROMEDIO.SI.CONJUNTO

El segundo, las netamente lógicas, empezando por la que para mí es sin duda alguna, la superfunción de Excel:

  • SI
  • Y
  • O

Aún hay más

Recuerda que existen cientos de funciones distintas y esa cantidad aumenta con cada versión que sale al mercado. Pero además, no olvides que también puedes animarte y crear tus propias funciones en Excel.

Estas son mis funciones imprescindibles para Excel ¿cuáles son las tuyas?

PorLucía Montero Rodríguez

Mensajes de error en Excel, aprende con ellos

A menudo puedo comprobar que, cuando aparece un error en una fórmula de Excel, muchos usuarios automáticamente la borran y la escriben de nuevo. Sin embargo, para aprender, es necesario pararse y analizar el porqué.

Con ese objetivo en mente, vamos a repasar algunos de los mensajes de error más comunes que suelen producirse en el día a día.

#######

Comenzamos por algo que, realmente no es un error. Si una celda se llena de almohadillas sólo significa que la columna es demasiado estrecha para mostrar el contenido escrito. Para solucionar este problema, ensancha la columna y ya estará arreglado.

Error almohadilla de Excel #####

#¡VALOR!

Este error aparece cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto o bien si la función Autocorrección no puede evaluar la fórmula. Lo más habitual es que Excel lo muestre cuando estés intentando realizar cálculos con una celda que no contiene datos numéricos.

En este ejemplo, la celda B3 da error porque estamos intentado multiplicar B1 que es un número por B2. Excel está tomando 0.30 como texto al separar los decimales con un punto (fíjate, además que la cantidad aparece situada a la izquierda).

Error #VALOR! de Excel

A veces también se muestra cuando indicamos un rango entre paréntesis sin función que lo acompañe.

#¡DIV/0!

Se produce cuando se divide entre 0 (cero) dentro de una fórmula. En la figura, al haber escrito el valor 0 en la celda B2, Excel no puede calcular el precio unitario y nos devuelve el mensaje de error correspondiente.

Error #¡DIV/0! de Excel

#¿NOMBRE?

Se muestra cuando Excel no reconoce el texto dentro de una fórmula. En el siguiente ejemplo el error se produce porque el nombre de la función MAX está mal escrito. Si te fijas, en la barra de fórmulas aparece MAXI.

Error #¿NOMBRE? de Excel

También puede aparecer si en la función se utiliza un nombre de rango y éste está mal escrito o no existe.

Error #¿NOMBRE? de Excel

Ahora sí estamos utilizando la función correcta, pero el nombre de rango Meses no está creado y por eso se genera el error.

Aún hay más mensajes de error, pero los dejamos para el próximo artículo de Excel. Mientras tanto, puedes practicar y mejorar tus fórmulas.

PorLucía Montero Rodríguez

Búsqueda en Excel, no es tan fiero el león como lo pintan

DesesperaciónViernes, dos menos cuarto de la tarde, quedan quince minutos para terminar tu jornada semanal pero estás a punto de enloquecer al hacer una búsqueda y no encontrar el descuento correspondiente a un artículo que se aplica a clientes mayoristas dentro de una lista con más de mil artículos. En esos momentos en los que sólo tienes ganas de llorar, gritar o tirar el ordenador por la ventana… Excel es la solución.

Entonces, ¿Excel me puede ayudar?

Claro que sí, porque dentro del catálogo que Excel pone a nuestra disposición, encontramos las funciones BuscarV y BuscarH que, según la versión de Excel que estés empleando, pueden denominarse también ConsultaV y ConsultaH, respectivamente y son las que te permitirán disfrutar de tu fin de semana 😉

Estas dos funciones, buscan un valor en la primera columna de una tabla que crece hacia abajo (BuscarV) o en la primera fila de una tabla que crece hacia la derecha (BuscarH), y devuelven el dato correspondiente a la columna/fila especificada, ¡justo lo que necesitas!. En ambos casos, los argumentos no cambian, sólo lo hace el nombre de la función:

BUSCARV(valor a buscar;tabla de referencia;num. columna[;ordenado])
BUSCARH(valor a buscar;tabla de referencia;num. fila[;ordenado])

Un símil para situarnos

Para ver cómo trabajan internamente las funciones de búsqueda, cuando estoy en clase, suelo poner el siguiente ejemplo:

Estamos en el pasillo de los lácteos en un hipermercado, pero en lineal no aparece el precio correspondiente a la leche que busco. Afortunadamente, podemos encontrar en algún pasillo un lector de código de barras que nos resolverá la situación.

Sólo tendremos que acercar al lector el código de barras del brick de leche y entonces, éste buscará el código en la lista de precios almacenada en el ordenador central y mostrará en pantalla el importe correspondiente.

Rápido y fácil ¿verdad? Pues bien, este ejemplo, nos muestra los tres elementos que necesitamos para preparar nuestro modelo en Excel:

Dato a buscar
El código de barras del artículo, que en Excel será un dato recogido en una celda

Tabla de referencia
La lista almacenada en el ordenador central. En Excel, esa lista podrá estar situada en la misma hoja de la búsqueda, en otra hoja del mismo libro o incluso en otro libro distinto.

Cuadro de búsqueda
El lector de códigos de barras o, traducido a Excel, la celda en la que escribiremos la función de búsqueda

Sin embargo, en Excel hay que añadir un cuarto elemento que tendrás que controlar correctamente para obtener un buen resultado, la correspondencia (parámetro ordenado). Así que presta atención a los siguientes casos.

Ejemplo práctico en Excel de búsqueda exacta

Vamos a comenzar escribiendo la lista general de todos los artículos disponibles en el hiper. A continuación, en otra zona de la misma hoja, crearemos nuestro lector de código de barras, el del pasillo.

Ejemplo para busqueda exacta en ExcelEn la celda con el fondo amarillo, escribiremos el Valor a buscar que, en este caso, será el código del artículo cuyo precio deseamos conocer. Por lo tanto, ahora sólo nos queda escribir en G3 la función para que nos devuelva el precio correspondiente a dicho código:

= BUSCARV(F3;A2:C10;3;FALSO)

Vamos a leer la función: Busca el valor escrito en la celda F3, en la primera columna de la tabla que va desde A2 hasta C10, y devuelve el dato de la tercera columna que le corresponda, además queremos coincidencia exacta (Falso), ya que buscamos Códigos de artículos que pueden o no existir.

Si en F3, ponemos un valor que no existe en la tabla general, la función devolverá #N/A; es decir, Not available/No disponible. Pero si escribimos por ejemplo FF31, veremos que nos ofrece el precio correcto: 1,06€

Ejemplo para búsqueda exacta en Excel con solución

A tener en cuenta

Recuerda, que para el argumento indicador de fila o columna, tienes que escribir el NÚMERO. Para el caso anterior, pusimos 3, ya que el precio está en la TERCERA columna de esa tabla, NO en la columna C de la hoja.

Otro matiz importante, es el área de la tabla, FÍJATE QUE NO HEMOS INCLUIDO LOS NOMBRES DE CAMPO; esto es importante para minimizar la posibilidad de error, sobre todo si buscas valores alfanuméricos.

Ejemplo práctico de búsqueda aproximada

La coincidencia aproximada funciona muy bien para tramos numéricos y requiere que la tabla esté ordenada de forma ascendente por la primera columna.

Resulta muy útil, por ejemplo, para la asignación de comisiones o rappels, ya que cuando Excel busca una cantidad y no la encuentra, DEVUELVE EL INMEDIATO ANTERIOR.

Vamos a verlo con el siguiente caso. Como en el ejemplo anterior, planteamos nuestra lista general, que va a reflejar el precio unitario de un artículo según la cantidad que compremos, y el cuadro de consulta, de manera similar al ejercicio anterior:

Ejemplo para busqueda aproximada en Excel con solucionEn E3 hemos escrito la siguiente función para que nos devuelva el precio correspondiente a la cantidad indicada en la celda con fondo amarillo:

= BUSCARV(D3;A2:B7;2;VERDADERO)

Fíjate que, al no encontrar el valor 25 en la lista, Excel devuelve el precio correspondiente a 10 unidades, lo que resulta completamente lógico en casos como éste, y es que, las funciones de búsqueda aproximadas nunca devuelven el error #N/A.

Moraleja

Por el bien de tu salud mental y la productividad en el trabajo, aprende a controlar las funciones de búsqueda de Excel y si quieres analizar los dos ejemplos propuestos, puedes encontrarlos en el archivo descargable lista general.xlsx.

PorLucía Montero Rodríguez

Crea tus propias funciones en Excel

Funciones para ExcelAunque Excel cuenta con un impresionante catálogo de funciones agrupadas en distintas categorías, el usuario también puede crear funciones propias, personalizadas y adaptadas a sus necesidades.

Tipos de datos

Cada vez que empleas una función en Excel, obtendrás un determinado resultado, que puede ser un texto, un número entero, con decimales… y, en la mayoría de los casos, será necesario pasar a Excel una serie de argumentos para obtener un determinado dato.

Pues bien, si vamos a crear nuestras funciones, en primer lugar será necesario conocer qué tipos de datos/variables se admiten:

Tipo Rango
Byte 0 a 255
Integer (entero) -32 768 a 32 767
Long (entero largo) -2 147 483 648 a 2 147 483 647
Single (simple de coma flotante) -3,402823E38 a 1,401298E-45 (negativos)1,401298E-45 a 3,402823E38 (positivos)
Double (doble de coma flotante) -1,79769313486231E308 a 4,94065645841247E-324 (negativos)4,94065645841247E-324 a 1,79769313486231E308 (positivos)
Currency (moneda) -922 337 203 685 477,5808 a 922 337 203 685 477,5807
Decimal +/- 79 228 162 514 264 337 593 543 950 335 sin separador decimal;+/- 7,9228162514264337593543950335 con 28 cifras a la derecha del separador decimal
Boolean Verdadero (-1) o Falso (0)
Date Se utiliza para almacenar fechas y horas. La parte entera es el día y la decimal la hora. Para asignar fechas se usa #
String Para cadenas de caracteres puede ser de longitud variable o de longitud fija
Variant Puede contener todo tipo de datos, además de los valores especiales Empty, Error y Null
Object Se emplea para crear variables que contengan objetos

 

FUNCTION

Las funciones personalizadas se crean en el entorno de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) bajo la forma de procedimientos Function. En consecuencia, lo primero será acceder a dicho entorno, ya sea pulsando el icono Visual Basic de la cinta Programador o mediante la combinación de teclas Alt+F11.

El código necesario para crear la función debe escribirse en un módulo, así que entramos en el menú Insertar y hacemos clic sobre Módulo, para que Excel inserte y active el objeto correspondiente.

Entorno VBA para Excel

Si lo has hecho correctamente, tu pantalla debe asimilarse a la imagen, en particular, a la parte superior izquierda, y será en la parte de la derecha dónde escribamos el código para crear nuestra función.

Palabras clave

A la hora de programar en el entorno VBA es necesario conocer algunos términos o palabras clave que utilizaremos para crear el código.

Function...End Function

Indica el principio y el final del código para crear la función

As [tipo de dato/variable]

Seguida de uno de los tipos expuestos en la tabla superior se utiliza para indicar tanto especificar el tipo de argumento que pasaremos a la función como para definir el tipo de resultado que devolverá la función

Ejemplo de función personalizada

Si trabajas con Excel sabrás que existe la función SUMA pero que no hay ninguna disponible para restar, así que expondremos un ejemplo sencillo: vamos a crear la función RESTA que restará DOS NÚMEROS ENTEROS.

Nos ponemos manos a la obra y en la zona derecha de la pantalla escribimos el siguiente código:

Function resta(numero1 As Integer, numero2 As Integer) As Integer
 resta = numero1 - numero2
End Function

Recomendamos escribir todo el código en minúsculas, ya que si Excel reconoce a priori como bueno nuestro código, al ir cambiando de línea, irá poniendo en azul y en mayúsculas los términos clave.

Analizando el código

En la primera línea se pueden observar varios datos interesantes; por un lado RESTA(…) AS INTEGER es decir, que el resultado de la función será un número entero; por otro (NUMERO1 AS INTEGER,NUMERO2 AS INTEGER), indicando que los dos números que vamos a restar deben ser enteros.

A continuación, la expresión RESTA = NUMERO1 – NUMERO2  es el cálculo que se aplicará de manera interna al llamar a la función desde la hoja de cálculo.

Cómo ves, el código es muy sencillo aunque, lógicamente, se puede mejorar para incluir por ejemplo controles de error por si pasáramos como datos textos, fechas o números con decimales; aunque será algo que veremos en artículos futuros.

Utilizando la función

Para emplearla, ve a la hoja de cálculo, introduce dos números en celdas diferentes, por ejemplo A1 y A2 y en A3 escribe =RESTA(A1;A2). El resultado debe ser 19 y si lo haces al revés =RESTA(A2;A1) también funcionará.

Si no eres de escribir función porque te gusta más el asistente, entonces entra en la categoría Definida por el usuario y opera de la manera habitual.

Función definida por el usuario

Resumen

Aunque no sepas programar en Visual Basic para Aplicaciones, con unos conocimientos básicos y las ideas claras podrás crear tus propias funciones para Excel.