Crea un catálogo comercial fácilmente con PowerPoint
Muchas empresas y/o profesionales necesitan un catálogo o portfolio para exponer y presentar sus productos o servicios. Lo más habitual, es encontrar modelos físicos o incrustados en webs. Sin embargo, también es posible crear catálogos electrónicos que podamos distribuir fácilmente por correo electrónico.
PowerPoint, una alternativa interesante
Solemos asociar esta herramienta al uso de presentaciones. No obstante, cuenta con una función muy útil y sencilla para la creación de catálogos: el albúm de fotografías.
Así que antes de empezar a trabajar con la aplicación, reuniremos todas las fotos de productos, clientes, ejemplos… en una sola carpeta.
Creación de un catálogo electrónico
Empezamos con una nueva presentación en blanco. A continuación en la cinta Insertar, escogemos la opción Nuevo albúm de fotografías.
En el cuadro de diálogo que aparece, con el botón Archivo o disco agregamos todas las imágenes que deban aparecer en el portfolio. Fíjate que, debajo de la lista, existen botones para cambiar el orden de aparición, la orientación, el contraste y el brillo.
De todas forma la parte más interesante es la inferior: Diseño de álbum. Si deseas que aparezcan varias imágenes en cada diapositiva, cambia el desplegable Diseño de la imagen. En tal caso, se activará la opción Forma del marco. Y, si lo deseas, también puedes escoger alguno de los temas instalados directamente. Cuando lo tengas todo listo, simplemente pulsa Crear.
Nosotros hemos optado por incluir 2 imágenes con Marco sencillo negro. Además, para aprovechar las denominaciones de los archivos, en la parte superior del cuadro hemos marcado Títulos debajo de TODAS las imágenes.
Después hemos adaptado la portada y añadido una diapositiva final con los datos de contacto.
Distribución del catálogo
Si deseas que el catálogo se vea a pantalla completa, puedes generar un archivo portátil. La principal ventaja es que se reproduce a pantalla completa como una presentación normal.
Otra opción es guardar el álbum como un documento PDF. Para eso, en la opción Guardar como… escoge el tipo PDF. Si has trabajado con muchas imágenes de alta calidad y gran tamaño también resultará aconsejable marcar la opción Tamaño mínimo antes de Guardar.
El documento generado se puede enviar fácilmente por correo electrónico. Pero también se puede poner accesible en un sitio web para que los clientes puedan descargarlo y revisarlo con tranquilidad. Por ejemplo, revisa aquí el resultado para la muestra anterior.
Ventajas
Aparte de la facilidad y de la rapidez que este sistema ofrece, hay que destacar la homogeneización. Todas las imágenes se insertan con el mismo tamaño y se alinean automáticamente.
No dejes pasar el tiempo y crea tu catálogo en un plis plas
Nuevas opciones para la cabecera de Facebook
Hace ya algún tiempo, Facebook innovó con la posibilidad de insertar un vídeo en la zona de cabecera de las fanpages. Una de las firmas que ha aprovechado dicha oportunidad es Zara:
Nueva opción para la cabecera
Sin embargo, parece que el formato vídeo no ha tenido mucha implantación y Facebook está ofreciendo otras alternativas. En algunas páginas, está empezando a aparecer la opción Crear presentación.
Al seleccionar esta opción, aparece un cuadro de diálogo con una opción premarcada: Permite que Facebook elija tus fotos. Así, la red propondrá 5 imágenes distintas que podemos arrastrar y colocar para que se vean bien.
Cabecera con presentación personalizada
También es posible crear una opción más personal. Para ello, haz clic en cada uno de los lápices que aparecen en la parte superior. A continuación, escoge o sube una nueva imagen. Y, si lo deseas, mueves las fotos superiores para establecer un nuevo orden.
Cuando tengas las cinco imágenes ajustadas y listas, sólo quedará hacer clic en Guardar. El resultado puedes comprobarlo en la fanpage Parque Hacienda San Antonio.
Una buena idea para las empresas
Con esta opción, las organizaciones pueden mostrar sus artículos o servicios más destacados. Además, como todavía no está estandarizado su uso, ahora mismo resulta algo novedoso y llamativo.
Comprueba ya si puedes utilizar una presentación como cabecera en tu fanpage
Captura de pantalla en Office
¿Te dedicas a la enseñanza o al social media? ¿Te ha tocado hacer una presentación con el manual de la nueva aplicación de la empresa? En caso afirmativo, es probable que hayas necesitado insertar alguna captura de pantalla en tu documento, ¿cierto?
Olvida la tecla ImprPant
Tradicionalmente, la tecla ImprPant ha sido nuestra salvación. Si necesitabas algo que estaba en la pantalla, sólo tenías que pulsarla y pegar el contenido allí donde fuera necesario.
Afortunadamente, hoy en día existen opciones más interesantes. Por ejemplo, como función integrada, a mi me gusta mucho la de Paint Shop Pro. Pero si tengo que escoger una extensión, me quedo con Nimbus.
Word o PowerPoint, tú eliges
Volviendo al principio, tanto si trabajas con Word como con PowerPoint, Office te ofrece opciones muy interesantes para efectuar capturas de calidad.
En ambas aplicaciones, dentro de la cinta Insertar tienes el botón Captura. Si lo pulsas, Office mostrará las capturas de las ventanas y/o aplicaciones no minimizadas disponibles.
Al seleccionar cualquiera de las miniaturas que aparecen, la aplicación insertará la ventana correspondiente con una clara ventaja: sólo incluye el área estrictamente correspondiente. En consecuencia, no será necesario recortar para quitar lo sobrante. Mira el siguiente ejemplo realizado en PowerPoint para comprobarlo.
Realiza una captura de pantalla selectiva y eficiente
Aunque acabamos de comprobar la utilidad de esta función, lo cierto es que aún puede mejorar. Si revisas la imagen de Ventanas disponibles, en la zona inferior del cuadro aparece Recorte de pantalla. Con esta opción podrás seleccionar e insertar como imagen zonas concretas de un objeto.
Por ejemplo, en el artículo Programa en el envío de tus emails, deseaba mostrar sólo una parte del cuadro de diálogo Propiedades de nuevo mensaje; en concreto la imagen para demorar el envío. Imagina que, en lugar de un artículo, quisiéramos crear un documento en Word o una presentación en PowerPoint, y necesitáramos dicha imagen. Entonces habría que proceder de la siguiente forma:
- Abrir un nuevo mensaje en Outlook y en la cinta Opciones, hacer clic en Retrasar entrega.
- En Word o PowerPoint, seguir la ruta Insertar/Captura/Recorte de pantalla.
- Cambiar de aplicación rápidamente. Por ejemplo, con la combinación de teclas Alt+Tab.
- Esperar a que aparezca una especie de velo blanco en la pantalla.
- Pinchar y arrastrar para delimitar la zona a capturar.
Si sigues correctamente los pasos, el resultado final será el que buscabas. Es cierto que a veces cuesta cogerle el punto al cambio de aplicación, pero sólo es cuestión de intentarlo varias veces.
Practica y consigue la captura de pantalla que quieres
¿Sabes personalizar el fondo de tu presentación?
Uno de los mayores problemas que nos encontramos al crear presentaciones en PowerPoint es el tamaño o peso que pueden llegar a tener, consecuencia directa de la cantidad de imágenes incorporada y la resolución de las mismas.
Necesito que el fondo de la presentación sea una imagen personalizada
No hay problemas, porque PowerPoint está preparado para responder a las soluciones el usuario, siempre que sigas los pasos correctos.
El caso es que, muchas personas, por falta de práctica o desconocimiento, hacen lo siguiente para establecer el fondo de las diapositivas:
- Añaden la foto con la opción Imagen de la cinta Insertar
- Cambian el tamaño de la misma, de forma que ocupe todo el fondo
- Colocan la imagen detrás del resto de los elementos con la opción Enviar atrás de la cinta Formato
- Aplican algún efecto (opcional)
- Copian y pegan la diapositiva tantas veces como necesiten para la presentación
¡NUNCA ASIGNES EL FONDO DE LA DIAPOSITIVA INSERTANDO UNA FOTO DIRECTAMENTE!
Con este método es como si añadieras la imagen original tantas veces como diapositivas tengan el fondo empleado. Eso quiere decir que si por ejemplo, la imagen escogida pesa 512Kb y tienes 20 diapositivas con el mismo fondo, ya tienes un peso aproximado de unos 10Mb y aún te falta el resto del contenido. ¡Qué desastre!
Entonces ¿qué puedo hacer?
Vamos a verlo ahora mismo, y además la solución es muy sencilla afortunadamente. La clave está en utilizar la opción Formato del fondo… que aparece al pulsar el botón derecho del ratón sobre el fondo gris o sobre un lugar de la diapositiva libre, sin otros elementos; aunque de manera más formal, se encuentra a la derecha de la cinta Diseño en el desplegable Estilos de fondo.
En la primera categoría del cuadro de diálogo que aparece escoge Relleno con imagen o textura y a continuación utiliza el botón Archivo… para elegir la imagen correspondiente, tal y como puedes ver en la figura.
El resto de opciones y categorías pueden ayudarte a ubicar la imagen a partir de un punto determinado, establecer una cierta transparencia o aplicar diferentes correcciones, filtros o efectos.
Además, si pulsas el botón Aplicar a todo… el fondo escogido se utilizará tanto en las diapositivas ya existentes, como en las nuevas que se añadan a partir de ahora.
Si al final es lo mismo que antes
Y parafraseando a Martes y Trece en uno de sus sketches añado “pero no es igual”.
Con la opción Formato del fondo el peso de la imagen sólo se añade una vez a la presentación, ya que PowerPoint simplemente utiliza una instrucción interna para mostrarla en el resto de diapositivas. Tomando el ejemplo anterior, sólo sumaríamos 512Kb, no 512 multiplicado por 20.
¿A qué no es lo mismo?
Referencias cruzadas para imágenes o ilustraciones
En este artículo se expone cómo crear una serie de referencias cruzadas dentro de documentos; es decir, vamos a enlazar distintos elementos o posiciones de un texto con, en este caso, una serie de imágenes.
Para desarrollar la propuesta y así practicar sobre la marcha, puedes descargar el archivo Escenarios en excel.docx que ya cuenta con texto e ilustraciones que se pueden emplear como punto de partida.
Asignación de títulos
El primer paso consiste en asignar un título a cada una de las imágenes para que Word las reconozca como un posible punto de referencia. Para ello, seleccionamos la primera imagen del documento y, en la cinta Referencias hacemos clic sobre el icono Insertar título:
Nosotros hemos cambiado Ilustración por Figura mediante el botón Nuevo rótulo. También hemos completado el título de forma que aparezca Figura 1: Modelo de gastos trimestral debajo de la imagen.
El siguiente paso lógico sería proceder de manera similar con las otras ilustraciones, para denominarlas:
- Figura 2: Agregar escenario
- Figura 3: Administrador de escenarios
- Figura 4: Resumen de escenario
Los títulos asignados pueden modificarse como si de un texto normal se tratara. Además las imágenes, ilustraciones o tablas podrían moverse libremente a cualquier posición del archivo. Por ejemplo, podríamos situarlas todas en un Anexo para consultarlas de forma conjunta.
Creación de referencias cruzadas
Ahora vamos a situarnos al final del tercer párrafo, donde dice “para lo que hemos preparado un modelo”, modificándolo para que aparezca “para lo que hemos preparado el modelo que puedes ver en la ”. A continuación, hacemos clic en el icono Referencia cruzada situado en la cinta Insertar o en la cinta Referencias.
En la lista desplegable, al escoger como Tipo – Figura, aparecen todos los títulos creados anteriormente en la zona inferior. Entonces, que sólo debemos señalar la que nos interesa; por ahora, la primera. Como queremos hacer Referencia a: todo el título completo señalamos Todo el epígrafe. sin embargo, también sería posible seguir añadiendo más referencias, por ejemplo al número de la página.
La ventaja del uso de referencias cruzadas se puede hacer patente en cualquier momento. Por ejemplo, si en el futuro modificáramos el título de la imagen o la cambiáramos de página, sólo nos haría falta seleccionar la referencia concreta (o mejor todo el texto). Después, al pulsar la tecla F9, se actualizarían todas las referencias cruzadas, sin tener que hacer todos los cambios de forma manual. Fácil, ¿verdad?
Referencias cruzadas a tablas
El método que acabamos de describir, también se puede utilizar de igual manera para hacer referencias a Tablas, con alguna pequeñísima variación.
Para asignar un título a una tabla, tendremos que seleccionarla de forma completa. Es posible con el icono de anclaje situado en la parte superior izquierda o con las opciones. Luego, emplearemos el icono Insertar título antes comentado, y listos para continuar!!
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