Combinar correspondencia: utilizando datos de Excel
Anteriormente, mostramos cómo crear una combinación de correspondencia a partir de datos situados en tablas realizadas con Word. Como dicha situación no es muy común, hoy vamos a tomar los datos de Excel. En concreto utilizaremos una lista que podrás encontrar y descargar bajo el nombre datos clientes Excel.xlsx.
Antes de empezar
Si no quieres tener problemas con la integración de los datos, debes tener en cuenta que:
- Es aconsejable que la lista tenga encabezados de columnas que identifiquen el campo o información que se almacena.
- La lista puede encontrarse en cualquier hoja de un libro Excel.
- ES IMPRESCINDIBLE QUE LA LISTA COMIENCE EN LA FILA 1, sin que existan filas en blanco o títulos por delante de los encabezados.
- Cuando el archivo esté creado y guardado, CIÉRRALO, de lo contrario no podrás establecer el enlace con Word.
Fíjate en la figura, nuestra lista (con los mismos datos que usamos en Word la última vez), se sitúa en la Hoja2, pero comienza a partir de la Fila 1:
Manos a la obra
Una vez en Word, comenzamos el proceso de la manera habitual que ya hemos tratado anteriormente. Por lo cual, nos adelantaremos hasta el momento de elegir el origen de la información.
Al indicar el archivo en Usar lista existente, Word detecta el enlace con Excel, y muestra un cuadro similar al siguiente. Será necesario indicar en qué hoja están los datos (Hoja2 en el ejemplo), y si éstos cuentan o no con encabezado:
A partir de aquí, el modo de trabajo a la hora de incorporar los registros y tratarlos en el documento no varía de lo anteriormente visto.
Recuerda preparar la lista de Excel adecuadamente antes de utilizarla
Vacaciones más seguras con Twitter
Muchas personas eligen para sus vacaciones el sol, la playa o a la piscina, chiringuitos y copas al atardecer. Otras, se decantan por la montaña, disfrutar de la naturaleza, perderse por el bosque, hacer senderismo… Y también ahí quien opta por conocer nuevas ciudades, impregnarse de otras culturas, probar la gastronomía local… Da igual cuáles sean tus gustos, porque seguro que coincidimos en lo esencial.
Las vacaciones son para disfrutarlas ¿a qué sí?
Quien me conoce, sabe que soy una persona optimista, aunque también previsora y que me gusta llevar todo preparado “por lo que pueda pasar”. El caso es que, aunque este año me quedo sin vacaciones, los comentarios que oigo y las decisiones que veo que toman mis amigos, me han hecho reflexionar.
Teniendo en cuenta que la mayoría se va de viaje con su móvil y que nunca terminamos de desconectar de las redes, vamos a utilizar Twitter como un kit de seguridad.
Utiliza las listas de Twitter para vacaciones
Los atentados de los últimos meses en Paris, Bruselas u Orlando han demostrado con creces el poder informativo que tienen las redes sociales. En especial, Twitter y Periscope, se han mostrado como prioritarias a nivel informativo.
En todos los casos, siempre se hacía referencia a la importancia de acudir a fuentes oficiales. Por eso, si vas a salir de vacaciones, prepara una lista privada de Twitter con las cuentas más relevantes.
Si no sabes cómo crearla y/o quieres hacerlo fácilmente, puedes leer mi artículo ¿Listas de Twitter? Mejor con Hoosuite.
¿Empezamos por el transporte?
Si vas en avión, comienza por añadir la cuenta oficial de tu aerolínea. Así estarás al tanto de las incidencias que puedan producirse.
Consulta el listado de vuelos afectados por la huelga de Francia el 05/07 y las alternativas que facilitamos https://t.co/9JXOUdQ7Vf
— Vueling Airlines (@vueling) 5 de julio de 2016
Pero ten cuidado y revisa bien los perfiles; por ejemplo, Vueling tiene dos que podrían ser útiles.
También sería conveniente añadir Aena, así como los aeropuertos de salida y llegada, si fuera posible, claro está.
Si tienes la suerte de irte de vacaciones en un crucero, aunque el acceso a Internet suele estar más limitado, apunta también las cuentas de algunas navieras:
Si viajas en autobús o tren, pueden resultar imprescindibles:
El alojamiento en vacaciones
Aquí no podemos hacer mucho. Si vas a una casa particular o a un apartamento privado y tienes algún problema Twitter no te va a ayudar mucho. Lo mismo ocurrirá con una ubicación conseguida por AirBnb o similar.
No obstante, si te alojas en un hotel será más habitual encontrarlo en Twitter. Así que apunta bien su cuenta, porque en caso de conflicto muchas veces una crítica en redes sociales tiene más fuerza que una queja en recepción.
En caso de emergencia global
Si por desgracia se produce un atentado, una catástrofe o una situación de emergencia global, tienes que acudir siempre a las fuentes oficiales. Lo decíamos al principio y lo volvemos a repetir.
Un buen ejemplo son las cuentas de Emergencias Sevilla y Emergencias de la Cruz Roja de la Comunidad de Madrid, que pueden dar asistencia e información incluso para otras ubicaciones.
Ante explosiones en Bruselas siga SOLO fuentes oficiales :@CrisiscenterBE @EmbEspBelgica @BrusselsAirport @PolFed_presse #Brussels
— Emergencias CREM (@emergenciasCREM) 22 de marzo de 2016
¿Alguna cuenta más?
Por supuesto, no podemos dejar atrás los organismos estatales y de seguridad, como Policía, Guardia Civil y Ministerio de Asuntos Exteriores.
¿Crees que habría que añadir alguna cuenta más?
Da vida a tus viñetas en Word
Seguro que a lo largo de tu vida has visto distintos tipos de listas, en documentos, formularios, presentaciones… o incluso en el frigorífico 😉 ya que resultan de mucha utilidad para esquematizar y fijar en nuestra mente los datos representados de manera más eficaz. Pero aunque éste sea un hecho cierto, muchas veces una mala presentación puede incidir negativamente en la forma en la que se asimila la información.
Yo utilizo listas con viñetas en Word
Si ese es tu caso, entonces estás de enhorabuena, ya que hacer una lista de elementos (palabras, frases, párrafos) en Word es realmente fácil. Por ejemplo, escribe los siguientes términos en un documento nuevo:
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Si ahora los seleccionas y pulsas el botón Viñeta situado en la cinta Inicio, Word les asignará el último diseño que se haya empleado o el botón simple si acabas de instalar la aplicación, con su correspondiente sangría.
Viñetas alternativas
En lugar del modelo predeterminado, también puedes asignar otro distinto entre los disponibles en la biblioteca que Word incorpora. Para hacerlo, selecciona los meses anteriores y esta vez no hagas clic directamente sobre el botón, sino en la flechita que está justo al lado, así podrás ver qué más te ofrece la aplicación.
Si estos nuevos modelos, te siguen sabiendo a poco, no pasa nada. Haz clic sobre la opción Definir nueva viñeta… que aparece justo al final, y vamos a comentar los botones que aparecen.
Símbolo
En este cuadro de diálogo podrás emplear como viñeta los caracteres que acompañan a los juegos de caracteres asociados con las fuentes que no sean letras o números. Por ejemplo, si visitas varias de las tipografías que comienzan por W, descubrirás un gran panel de opciones, como puedes comprobar fácilmente en la imagen.
Imagen
Al elegir esta opción, puedes utilizar cualquiera de las imágenes que Word te propone o bien buscar alguna dentro de la galería en función de una palabra clave. En la figura, hemos escogido un avión para que sea nuestra viñeta particular, pero si te interesara utilizar una imagen tuya propia, puedes escogerla mediante el botón Importar situado en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo.
Fuente
El último botón permite personalizar el aspecto de cualquier viñeta no imagen que previamente hayas escogido, tratándola como un carácter normal al que se le puede cambiar el tamaño, estilo, color…
Resultado final
Para que veas el resultado que se produce al aplicar propuestas similares a las que acabamos de comentar mira cómo queda la lista inicial personalizándola con un símbolo y con una imagen. A partir de aquí, eres tú quien decide.
¿Listas de Twitter? Mejor con Hootsuite
Una buena práctica en Twitter es organizar los usuarios que te interesa seguir en listas que pueden ser públicas o privadas, incluso siendo posible suscribirse a las creadas por otras cuentas diferentes a la tuya.
Lo que ocurre es que, siendo realistas, se empieza con buena intención pero la mayoría de las personas terminan desistiendo porque Twitter no ayuda a que sea una tarea fácil ni cómoda.
Hootsuite al rescate
Menos mal que gracias a Hotosuite esta tarea se facilita y mucho! Para empezar, desde la aplicación del búho puedes crear nuevas listas, que se sincronizarán con Twitter, o trabajar con las ya existentes. En un caso o en otro el comienzo siempre será el mismo, desde Añadir columna, escoger una cuenta de Twitter y pulsar el botón Listas.
Para el ejemplo vamos a suponer que deseamos trabajar con la lista Cafedigital, por lo que sólo habrá que pulsar el botón + situado a la derecha para que Hootsuite cree una columna en la que aparecerán los tuits de los integrantes.
Quiero añadir nuevos usuarios a la lista
Si ese es tu deseo, ahora mismo mostramos cómo hacerlo. En Hootsuite, una forma realmente sencilla de hacerlo es situar el puntero del ratón sobre el avatar del nuevo miembro (en este caso Ignacio) y arrastrarlo hasta la columna de la lista.
De todas formas, y de manera similar a Twitter, también puedes mostrar con el ratón el desplegable de cualquier avatar y pulsar sobre Añadir a lista para que Hootsuite te pregunte, si corresponde, a qué lista quieres asociarlo.
¿Y si quiero eliminar a alguien o ver todos los integrantes?
Entonces lo ideal es emplear la opción formal que sirve para controlar todo lo relacionado con las cuentas pertenecientes a una lista determinada. En tal caso, es necesario situar el puntero sobre la barra de título de la columna y cuando aparezca el icono con los 3 puntos suspensivos, pulsarlo y luego hacer clic en Preferencias.
Como puedes ver en la imagen, Hootsuite muestra todos los usuarios que componen la lista y, si fueran muchos, en la parte inferior aparecería el botón Página siguiente.
Si lo que deseas es suprimir alguna cuenta, sólo tendrás que pulsar el botón rojo con X blanca situado a la derecha, así de fácil.
No obstante, si te has fijado bien en la captura de pantalla, en la parte superior también aparece un cuadro para añadir cuentas de manera directa. Con sólo situar el cursor y empezar a escribir, Hootsuite ira mostrando posibles candidatos, con lo que sólo quedará seleccionar y presionar el botón Agregar.
Vale, me has convencido
Es normal pero el mérito no es mío, porque tras la explicación habrás visto que con Hootsuite la gestión de las listas de Twitter tiene más ventajas.
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