Archivo de etiquetas mailing

PorLucía Montero Rodríguez

Combinar correspondencia: modifica el formato de los campos combinados

Cuando Word utiliza los datos combinados que toma de una hoja de cálculo o de una tabla/consulta, no respeta el formato asociado a los mismos, lo que nos plantea un problema que vamos a intentar solucionar.

Empezamos

Vamos a suponer que tenemos una lista de pacientes con facturas pendientes de pago y que les vamos a escribir una carta reclamando el abono de las mismas. Los datos que tenemos en Excel son los siguientes, y los podéis descargar del archivo Impagos.xlsx:

Lista de pacientes para una combinación de correspondencia

Es la hora de ir a Word, comenzamos nuestra carta de la forma habitual, ejecutando los pasos que ya conocemos. Si no te acuerdas, puedes consultar el artículo Cómo combinar correspondencia en Word, en el que expliqué el proceso paso a paso. El resultado podría ser similar al siguiente:

Carta base para modificar el formato de campos combinados

Si le damos al botón Vista previa de resultados, vemos que Word ha tomado los datos tal cual. Además, en la fecha se antepone el mes al día, cuando Excel aparecía de forma correcta.

Carta base con fecha en formato erróneo

Es verdad ¿cómo puedo arreglar ese error de formato?

No te preocupes, ya que ahora vamos a cambiar el aspecto de algunos campos para que se adecuen a nuestras necesidades. En algunos casos, como fechas y cantidades numéricas será necesario emplear modificadores de campo. Sin embargo para los textos, es más sencillo así que comenzaremos por ellos.

Para empezar, sobre un campo combinado que contenga texto, como Nombre o Apellido, elegimos la opción Editar campo… en el menú contextual. Entonces, Word mostrará un cuadro de diálogo similar al de la figura. En la imagen puedes ver que ya hemos escogido el formato Tipo Título. Éste, es el más adecuado para nombres compuestos o campos que puedan contener los dos apellidos:

Cuadro para editar el formato de un campo de tipo texto.png
Para el campo Total, comenzamos de la misma forma, pero dado que no nos sirven ninguno de los formatos propuestos por Word, tendremos que pulsar el botón Códigos de campo, situado en la esquina inferior izquierda del cuadro, para añadir en este caso el modificador #:

Propiedades de campo avanzadas - Formato numérico

Esta definición, provocará que los totales aparezcan con el punto como separador de miles y sin decimales. Si deseas formatos más complejos, en la ayuda de Word podrás consultar todos los modelos de modificadores que puedes utilizar.

Por último, para la fecha nos interesaba mostrar el día con uno o dos números según correspondiera y el mes en letras; para conseguirlo, hemos antepuesto \@ y empleado el modificador d para el día y el MMMM (fíjate que debe aparecer en mayúsculas), con la siguiente definición:

Propiedades de campo avanzadas. Formato fecha

El resultado final, en el que hemos añadido también la negrita a los campos combinados, lo tienes a continuación. Un poquito trabajoso, pero  merece la pena.

Resultado de una combinación de correspondencia con el formato de los campos modificado

Recuerda: ¡Escoge el formato adecuado para mejorar la calidad de tu trabajo!

PorLucía Montero Rodríguez

Combinar correspondencia: el problema del género

Combinar correspondencia el problema del géneroLa función Combinar correspondencia de Word está pensada para que el usuario ahorre tiempo en sus gestiones. La idea es crear un único modelo de escrito (carta, sobre, etiqueta…) y luego incorporar los datos inéditos para generar todos los documentos finales que sean necesarios.

Ahora bien, si realmente quieres que la persona que reciba el documento en cuestión se sienta única, tienes que hacer las cosas bien desde el principio. Por ejemplo, a partir de los archivos Invitacion a evento.docx y datos clientes.docx hemos generado la siguiente Vista previa de resultados:

Ejemplo de combinación de correspondencia con encabezado mal adaptado

Si te fijas en el encabezamiento, a efectos de comunicación no resulta correcto ni agradable escribir Estimado/a Ana; cuando sería mucho mejor que, según el nombre apareciera Estimada Ana o Estimado Bernardo.

¿Al combinar correspondencia es posible que el texto se adapte al género del receptor?

Existe una solución muy sencilla para este problema  que nos ayudará a dar más coherencia a nuestros escritos a la hora de Combinar correspondencia. Abrimos el documento que contiene los datos, y añadimos una columna nueva, que denominaremos Género. El resultado final será el siguiente, y puedes descargarlo a través del documento datos clientes2.docx.

Datos para combinar correspondencia que incluyen columna de género

Por supuesto, no era necesario cambiar el nombre al archivo y, de hecho, si estuviéramos tomando los datos de una base de datos o similar, no sería posible. sin embargo, hemos optado por hacerlo de esta forma para que podáis seguir y comparar el paso a paso de todo el proceso.

A continuación, al abrir nuestro modelo para modificarlo y que el encabezado se adapte al receptor, Word mostrará un mensaje de aviso de ejecución de consulta SQL. No te preocupes, no se trata de ningún error, sólo es un aviso, así que puedes pulsar Sí sin problemas.

Ahora sólo es necesario que modificar ligeramente el encabezamiento de nuestra invitación. Borramos el final de Estimad… o/a, e insertamos el campo Género en su lugar. El aspecto debería ser similar al de la imagen:

Diseño para combinar correspondencia controlando el genero

¿Cómo puedo comprobar que el problema ya está solucionado?

Puedes comenzar pulsando el icono Vista previa de resultados. ¿Ves que ahora aparece Estimada Ana? Y si avanzas al siguiente registro aparecerá Estimado Bernardo.

Modelo para combinar correspondencia que se adapta al género del receptor

En consecuencia, si ahora combinas la carta modelo, el resultado final habrá mejorado claramente, adaptando el género del calificativo de la forma correcta:

Cuida los detalles y genera documentos personalizados

PorLucía Montero Rodríguez

Cómo combinar correspondencia en Word

Correspondencia masivaEn las empresas u organizaciones de cualquier tipo es relativamente habitual efectuar campañas de mailing, es decir, generar un mismo tipo de escrito en el que sólo cambien pequeños detalles de un documento a otro. Pues bien, el proceso para automatizar este trámite, es lo que en Word se denomina combinar correspondencia.

Antes de empezar ¿qué necesito?

Dos elementos son fundamentales en esta operación; por un lado tendremos el documento a crear, que puede ser una carta, un correo electrónico, un sobre, una etiqueta o un directorio. Por otro, es necesario contar con una tabla en la que figuren los datos cambiantes, y que pueden estar recogidos en una tabla de Word, Excel o Access.

Vale, supongamos que quiero crear una carta

¡Buena idea! Por ejemplo, vamos a crear una carta en la que se solicite a los padres una autorización para que sus hijos vayan a una excursión.

Para hacer el proceso lo más sencillo posible, te recomiendo que tengas creada de antemano la tabla con los datos de los niños, por ejemplo con el archivo Clase1ESO.xlsx:

Datos ficticios de alumnos en una tabla de Excel

Importante: una vez tengas creada la tabla, guarda y !!cierra el archivo!!

Ya lo tengo todo listo

Entonces, abre Word para iniciar un documento nuevo y sitúate en la cinta Correspondencia.

En el primer paso del proceso haz clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia y elige Carta.

Iniciar combinación de correspondencia

En el segundo paso, en el botón Seleccionar destinatarios haz clic sobre Usar una lista existente.

Usar una lista existente

Si has seguida las instrucciones de manera correcta, el botón Editar lista de destinatarios aparecerá disponible, pero dejaremos su uso para próximos artículos.

Ahora que ya has avisado a Word del documento que quieres conseguir y de dónde tienes que tomar los datos que varían de una carta a la siguiente, es el momento de escribir el contenido de la misma; por ejemplo:

Escrito para combinar correspondencia

Si prestas atención a la imagen podrás comprobar qué, en distintas zonas del documento aparecen los términos «Nombre» «Apellido1» y «Apellido2». Recuerda que estos son los campos originales de la tabla de Excel y, al incluirlos en la carta, Word los sustituirá por cada una de los alumnos en el resultado final.

Pero cómo le digo a Word que quiero utilizar un campo de la tabla

Muy sencillo; imagina que quieres insertar en el texto el campo Nombre, lo único que tienes que hacer es pulsar el botón Insertar campo combinado de la cinta Correspondencia y escoger el campo que te interese, tantas veces como quieras.

Campo combinado en Word

Todo preparado

Si ya tienes la carta terminada y formateada, te aconsejo que la guardes antes de emprender la siguiente fase, por lo que pueda pasar 😉

Ahora es el momento de ver cómo va a quedar el documento final, es decir, vamos a hacer una prueba por si hubiera que hacer algún ajuste de formato antes de generar la correspondencia. Para ello, sólo es necesario pulsar el botón Vista previa de resultados y podrás comprobar que los campos son sustituidos por el primer registro de la tabla, aunque con los botones de desplazamientos de registro puedes hacer más pruebas.

Botones para vista previa de correspondencia

Si fuera necesario, realiza las modificaciones necesarias y vuelve a guardar el escrito original. Si todo está bien, ya puedes generar el documento final con el último botón de la cinta Correspondencia en el que podrás escoger entre generar un documento con tantas cartas como registros existan en la tabla o imprimir las autorizaciones de manera directa, ¡tú eliges!

Combinar correspondencia en documento final

Si eliges la primera opción, recuerda que no es necesario guardar el documento ya que en cualquier momento puedes volver a generarlo a partir del escrito original.

¿Me puedes hacer un resumen para que me quede claro?

Por supuesto. Toma nota de los pasos recomendados para efectuar una combinación de correspondencia en Word:

  1. Crear la tabla con los datos personalizados, guardar y cerrar el archivo.
  2. Iniciar la correspondencia indicando a Word el tipo de documento que vamos a generar.
  3. Asociar la tabla al escrito mediante la selección de una lista existente.
  4. Escribir el texto e insertar los campos combinados cada vez que sea necesario.
  5. Formatear y guardar.
  6. Verificar el resultado final con la vista previa y modificar si es conveniente.
  7. Finalizar la combinación escogiendo el resultado final.

En futuros artículos veremos más posibilidades que ofrece la combinación de correspondencia en Word y si deseas practicar con el ejemplo expuesto sólo tienes que descargar el documento Excursion al acuario.docx.