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PorLucía Montero Rodríguez

Gráfico circular combinado con subgráfico en Excel

A veces, la dispersión de cifras entre distintas categorías de datos, hace que la exposición de un gráfico circular en Excel pierda eficacia. Sin embargo, esa circunstancia puede propiciar el uso de un subgráfico para aportar mayor claridad.

Punto de partida para crear un gráfico circular combinado

Para realizar la explicación y exponer algunos ejemplos, vamos a utilizar datos relativos a la prima de riesgo. En concreto, la tabla de datos que podemos encontrar en la web Datos macro. Si no sabes cómo importar dicha información a tu hoja de cálculo, repasa el artículo Cómo utilizar en Excel datos publicados en la web.

Datos para efectuar un gráfico con subgráfico

Tras la importación, hemos depurado un poco los datos para quedarnos sólo con las denominaciones de los países y los datos de la prima. Ahora, ya está todo listo para empezar con la práctica.

Hora de crear un subgráfico

Comenzamos seleccionando las celdas con los nombres de los países y las primas asociadas. Recuerda que la selección es la clave para realizar un buen gráfico.  A continuación, en la cinta Insertar, desplegamos las alternativas para gráfico Circular.  Para esta primera prueba, nuestra opción será Grafíco circular con subgráfico circular.

Gráfico circular con subgráfico circular sin adaptación

Si te fijas en la imagen, el gráfico de la izquierda muestra un área celeste que enlaza con el subgráfico circular. Ahora bien, la pregunta es clave es ¿qué datos está tomando Excel para el subgráfico?. Para responder, en el menú contextual de la zona grande celeste, haz clic en Formato de punto de datos

En el cuadro de diálogo que aparece, puedes comprobar que Excel ha dividido los  datos por posición y en el subgráfico muestra las 8 últimas categorías. Sin embargo, esa cantidad puede variar en función del número de categorías a representar.

Personaliza para que sea más eficiente

Con el aspecto actual, la información no es suficientemente clara. Por ejemplo, en ambos gráficos podemos apreciar quesitos demasiado pequeños que cuesta trabajo identificar. Así que vamos a mejorar el resultado para que en el subgráfico aparezcan las categorías que tengan un valor por debajo del número indicado.

En primer lugar, dentro del campo Dividir serie por escogemos Valor. En Segundo trazado contiene… señalamos como referencia el valor 50 para este ejemplo. Además, como nuestra intención es centrar el foco en los países con menor prima, el Tamaño del segundo trazado se ha fijado en 150.

También hemos activado las Etiquetas de datos con Valor, Nombre de la categoría y Ajuste perfecto. Por último, hemos ordenado los datos originales por Prima de mayor a menor y se ha ocultado la leyenda. Tras todos estos cambios el resultado debe ser similar al siguiente:

Gráfico circular combinado con subgráfico circular personalizado

Otro modelo de subgráfico

Es cierto que quizás al contar en esta ocasión con tantas categorías, el resultado no es del todo claro. No obstante, podemos probar el otro modelo de gráfico combinado circular. Y, para no comenzar desde el principio, nada más fácil que utilizar el botón Cambiar tipo de gráfico de la cinta Diseño.

Seleccionamos Gráfico circular con subgráfico de barras. Ampliamos el Ancho del intervalo400 y reordenamos por países. El resultado visual parece ahora más compacto que en el caso anterior. De todas formas, la decisión final depende de quién realice el gráfico pensando siempre en las características de la audiencia.

Gráfico circular con subgráfico de barras personalizado

¡Practica con distintos ejemplos y encuentra tu modelo de gráfico circular combinado con subgráfico!

 

 

PorLucía Montero Rodríguez

Copia una tabla de Word a Excel sin morir en el intento

Hace tiempo vimos cómo copiar una tabla situada en una hoja de cálculo a un documento de Word. Sin embargo, nuestra propuesta para hoy, es justo la contraria.

A continuación vamos a ver diferentes tipos de tablas o listas que pueden existir en Word, que trataremos de aprovechar en Excel, viendo el resultado que se produce en función del origen.

Tabla clásica cuadriculada

Comenzamos por la opción más sencilla, una tabla completamente cuadriculada, formada por X filas y columnas.

Tabla clásica cuadriculada

Los pasos a seguir para realizar el proceso completo serán los siguientes:

  • seleccionar la tabla completa en Word
  • enviarla al portapapeles,
  • activar una celda en una hoja de cálculo
  • pegar

Resultado en Excel al copiar una tabla cuadriculada desde Word

Es fácil comprobar cómo, en este caso, Excel ha respetado completamente el formato original.

Tabla con celdas combinadas

Veamos el siguiente caso, en la tabla que aparece en la imagen tenemos una celda combinada.

Tabla en Word con una celda combinada

Empezamos siguiendo la misma operativa que en el caso anterior, pegando el contenido a partir de B2, para percibir mejor el resultado final.

A pesar de no ser exactamente el mismo, lo cierto es que el aspecto no es malo, y además fíjate en la opción que Excel nos propone: podemos elegir si deseamos que el formato de las celdas sea el de origen o bien, el que ya existiera en la hoja anteriormente. Interesante ¿verdad?

Resultado en Excel al copiar una tabla con una celda combinada desde Word

Vamos a ponerlo un poco más complicado, ahora ya tenemos celdas combinadas de diferentes tamaños, así como distintos filetes o líneas.

Tabla en Word con diferentes celdas combinadas

¿Cuál será el resultado en Excel si ejecutamos un Copiar y Pegar simple? Compruébalo en la siguiente imagen.

Resultado en Excel al copiar una tabla con diferentes celdas combinadas desde Word

A pesar de no respetar de manera fidedigna el formato original, el producto sigue siendo claramente aprovechable, aunque tendríamos que trabajarlo un poquito para afinar el resultado final.

Lista Tabulada

Pero como no sólo de tablas vive el hombre o la mujer, vamos a aprovechar la siguiente lista, estructurada mediante tabulaciones, ejecutando el proceso habitual Copiar y Pegar.

En este caso, un factor clave es la manera de seleccionar el texto, hazlo por filas completas, como si fueras a modificar los tabuladores asignados.

Ejemplo de lista tabulada en Word
El resultado pierde, lógicamente, el carácter de relleno, pero sigue siendo perfectamente válido:

Resultado en Excel al copiar una lista tabulada desde Word

Pegado especial

En cualquier caso, recuerda que en Excel puedes utilizar también la opción de Pegado Especial, que nos puede ofrecer alternativas interesantes según nuestras necesidades. Por ejemplo, para el último caso expuesto:

Opciones del cuadro Pegado especial en Excel

Si escogemos Texto (plano), el resultado en la hoja sería muy simple pero adaptable:

Resultado en Excel al copiar una lista tabulada desde Word como Texto

Y volvemos a insistir, dependiendo de cada situación, podría interesarnos incluso más pegar como Objeto (para después modificarlo directamente), Imagen o incluso Hipervínculo; todo dependerá de las operaciones que vayamos a realizar con los datos en Excel.

PorLucía Montero Rodríguez

Cómo añadir RSS a Outlook

Es probable que el término RSS os suene pero no sepáis exactamente a qué hace referencia. Pues bien, proviene de las siglas Really Simple Sindication; en español, sindicación realmente simple o sencilla. Y hace referencia a la tecnología por la cual es posible recibir información actualizada de una web.

Las RSS te envían contenidos nuevos al suscribirte a una webPor ejemplo, en esta web tienes la zona de suscripción a la derecha de la pantalla.

Si incluyes tu correo electrónico en el campo Dirección de email, este sistema te enviará automáticamente un mensaje cada vez que publique nuevo contenido. Útil ¿verdad?

Lectores o Agregadores RSS

Estos términos se utilizan de manera prácticamente indistinta. En realidad, son programas independientes o aplicaciones web que permiten leer con facilidad las webs que nos interesen. Eso sí, para que sea posible, dichas webs deben estar preparadas, así que busca el símbolo correspondiente.

Localiza el símbolo RSS para saber si puedes conectar con una web

Localiza el símbolo RSS para saber si puedes conectar con una web

Existen múltiples opciones para leer el contenido actualizado una web. Por ejemplo, Blogger, Feedreader o uno de los más populares en la actualidad: Feedly. Este último, junto con Scoop.it o Paper.li se utilizan habitualmente para la curación de contenidos.

Outlook

Lo cierto, es que no es necesario utilizar otras aplicaciones si ya empleas un gestor de correos. Por eso, hoy vamos a ver cómo agregar una fuente RSS en Outlook 2010.

Por ejemplo, queremos añadir el blog en español de Facebook, así que en primer lugar vamos a la web https://es.newsroom.fb.com/ y buscamos el símbolo RSS. Como no existe, probamos con la segunda opción. En el menú contextual, haz clic en Ver código fuente de la página. Con el buscador localiza una dirección url interna que tenga la partícula rss o feed, esa será la que necesitemos. Así que envíala al portapapeles. En nuestro caso: https://es.newsroom.fb.com/feed/

En Archivo, pulsa Configuración de la cuenta y ve a la ficha Fuentes RSS. Haz clic en Nuevo y pega la dirección del feed.

Nueva fuente RSS en Outloos

A continuación Outlook verificará la idoneidad de la dirección. Luego mostrará un nuevo cuadro de diálogo con el título del feed y opciones que nos permitirán descargar los artículos completos, así como los archivos adjuntos. De esta forma podremos leer el contenido en cualquier momento. Para hacerlo, sólo tendrás que ir a la carpeta correspondiente en la barra lateral izquierda.

fuentes RSS añadidas en OutlookPor ejemplo, en la imagen se puede apreciar que tengo añadidos los blogs de Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn para estar al tanto de todas sus propuestas.

Añade RSS a Outlook y controla las novedades con más comodidad

 

PorLucía Montero Rodríguez

Versiones o cómo controlar a tu equipo

Controla lo que hace tu equipo gracias a las versionesUna de las mayores ventajas de trabajar con Google Docs es que mantiene las distintas versiones de un mismo documento.

Y no, no hace falta que vayamos asignando nombres distintos del tipo 1.0, 2.0, etc. Es una funcionalidad que Google efectúa de manera automática.

Gestión de versiones

Historial de versionesCada vez que un usuario inicia una sesión de trabajo con un documento, Google crea una nueva versión del mismo. Hay que remarcar un hecho importante, sólo al inicio de la sesión, no cada vez que los cambios se almacenen. Además insistimos, se trata de una versión interna, no aparecerán más documentos en la unidad.

Pues bien, si deseas consultar todas las versiones generadas, abre el documento que te interese. A continuación sigue la ruta Archivo/Historial de versiones/Ver el historial de versiones. En el lateral derecho de la pantalla aparecerá un panel con todas las que se hayan generado.

Para ver cómo estaba el documento en un determinado momento, sólo tienes que pulsar la versión correspondiente en la lista para que Google te muestre el estado.

Trabajo en equipo

Versiones trabajando en equipoCuando  compartimos un documento para que puedan colaborar varias personas, esta utilidad se hace más interesante.

Por ejemplo, dentro de la asignatura Iniciación a las competencias TICs de la UOC, los equipos de trabajo deben realizar varios documentos de manera conjunta.

Tras la entrega, el equipo docente tiene que verificar el grado de participación de cada persona. Y es aquí donde el control de versiones acude en nuestra ayuda.

Al comparar esta imagen con la anterior, puedes ver que a cada usuario se le ha asignado un color diferente. De esta forma, se identifican con facilidad las colaboraciones individuales y se puede realizar un mejor seguimiento.

Pero ten en cuenta algo importante:

Para consultar el historial de versiones de un documento compartido debes tener permisos de edición

PorLucía Montero Rodríguez

Ahorra trabajo en Word con la función Repetir

En versiones antiguas de Word, podías encontrar dentro de Edición, una opción para Repetir la última acción ejecutada. Sin embargo, desde la llegada de Office 2007 y sus cintas, esta funcionalidad desapareció. Afortunadamente, su atajo de teclado asociado sigue en vigor, por lo que aprovecharé para exponer algunas razones para su uso.

Textos

Voy con un ejemplo sencillo: imagina que utilizas las opciones ampliadas de Párrafo (siiiiiiiii, el icono con la flechita que está en la esquina inferior derecha del grupo). Con ellas, estableces en el párrafo activo una sangría izquierda, derecha, alineación justificada e interlineado doble.

Formato de párrafo inicial

Ahora tras ver el efecto, decides que también lo quieres aplicar en el tercer párrafo. Pues bien, lo único que tienes que hacer es posicionarte en él y pulsar en el teclado la combinación Ctrl+Y. Voilà, ya tienes el mismo efecto.

Formato tras repetir características de párrafo

Es cierto que lo podríamos haber hecho perfectamente con la opción Copiar formato en la cinta de Inicio. Pero seamos honrados, se tarda más.

Imágenes

Este método no funciona con todas las opciones disponibles para recursos gráficos. Aunque por ejemplo sí va con las del grupo Ajuste. También es aplicable para los Efectos de imagen, que encontramos en la cinta contextual Formato.

En este caso vamos a reproducir la acción con dos imágenes situadas en la misma página. Ten en cuenta que simplemente se trata de ver un ejemplo de aplicación.

Imágenes sin efectos

En primer lugar, seleccionamos el gráfico de líneas situado al principio. Le asignamos una sombra personalizada en color gris, con unas determinadas características en cuanto a distancia, transparencia, ángulo…. A continuación, seleccionamos la otra imagen del documento y, simplemente, pulsamos Ctrl+Y.

Imágenes tras repetir efectos

Gráficos SmartArt

Personalizar un organigrama o gráfico de este tipo puede resultar laborioso. Dependiendo del modelo, no siempre podremos seleccionar todos los elementos que nos interesen. Fíjate en el siguiente ejemplo:

Organigrama base

Vamos a suponer que el diseño general nos gusta, pero que no ocurre lo mismo con el aspecto de las flechas. Si intentamos seleccionar varias, será fácil comprobar lo difícil que resulta, ya que cada una tiene un marcador cuadrado. Entonces seleccionamos sólo una de ellas, por ejemplo, la turquesa. Después, la personalizamos a través de la opción Formato de forma del menú contextual del ratón.

Tras establecer las opciones y Aceptar, sólo nos queda seleccionar otra de ellas y pulsar la combinación mágica para Repetir, es decir, Ctrl+Y.

Organigrama tras repetir efecto en flechas

Espero que estas muestras te ayuden a encontrar posibles usos para esta función ya que puede resultar muy útil cuando estás utilizando el teclado continuamente.

¿A qué estás deseando Repetir?