Tablas en Access: Propiedades básicas – Segunda parte

En esta entrada dedicada a Access, seguimos hablando de las propiedades más comunes relacionadas con tablas. Aunque ya vimos algunas en el post Tablas en Access: Propiedades básicas – Primera parte.

Así que vamos a continuar comentando diferentes propiedades que podemos asociar en función de los tipos de campo existentes en una tabla.

Lugares decimales

En campos de carácter numérico, se utiliza para indicar cuántos decimales nos interesa mostrar por pantalla. Por ejemplo, para el campo Precio de la figura, hemos asignado 3 decimales.

Propiedad de tabla Lugares decimales

Regla de validación

Permite establecer distintas condiciones para aceptar como bueno el valor que se escriba dentro del campo.

Como ejemplo, suponemos que en la librería que estamos controlando no se venden libros con un valor superior a 50€, por lo que hemos escrito la condición <=50 en el campo Precio; de esta forma, es posible prevenir errores. Fíjate como está escrita la regla en la imagen anterior.

Texto de validación

Estrechamente relacionada con la propiedad anterior, se utiliza para indicar el mensaje que aparecerá cuando se escriba un valor que incumpla la Regla de validación. Con el mensaje que puedes ver escrito en la figura anterior, el resultado sería el siguiente:

Propiedad de tabla Texto de validación

Alineación del texto

Modifica la alineación horizontal del dato escrito en el campo. Por defecto, los campos de tipo texto son alineados a la izquierda y las fechas, así como los numéricos a la derecha, pero en la imagen inferior del ejemplo, puedes ver cómo la Fecha de la factura aparece centrada, ya que hemos escogido el valor Centro para esta propiedad.

Propiedad de tabla Selector de fechas

Mostrar el selector de fechas

Si otorgamos el valor Para fechas en esta propiedad, en el modo de Entrada de datos aparecerá un pequeño icono en el campo, que permitirá elegir o seleccionar la fecha directamente en el calendario, en lugar de escribirla como un valor. Mira la anterior captura de la pantalla, para ver el resultado.

Prueba a modificar distintas propiedades y ver cómo puedes mejorar el resultado en pantalla.

Propiedades de formularios: Formato

Botón formulario en AccessEn una base de datos, un formulario puede convertirse en una herramienta de gran utilidad para manejar los datos u objetos de distintas formas según los usuarios finales, pero para que cumpla su función también debemos prestar atención a su formato, cuidando el aspecto final que ofrezca.

Manos a la obra

Si queremos controlar al milímetro el formato de un formulario, ya no sólo pensando en el título o colores que tenga, sino también permitiendo si se puede minimizar o no tenemos que acudir a las Propiedades de formulario y aunque la forma de llegar a la lista de propiedades generales puede variar según la versión de Access, el punto de partida siempre es el mismo, la Vista Diseño.

Una vez allí, puedes emplear la opción Propiedades del formulario del menú contextual que aparece cuando haces clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte del formulario; o también puedes pulsar el botón Hoja de propiedades de la cinta Diseño, y después escoger Formulario en la lista desplegable de la zona superior:

Propiedades de formato de formulario

Como puedes comprobar fácilmente, existe una gran cantidad de propiedades y si no recuerdas para que sirve alguna en concreto, no te preocupes, ya que si haces un clic en la misma, podrás ver una explicación en la esquina inferior izquierda de la barra de estado. Por ejemplo, la propiedad Vista predeterminada nos ofrece la siguiente explicación:

Descripción de propiedad en bara de estado

Propiedades de Formato

Es la primera ficha que aparece al acceder a Propiedades, contiene todas las relacionadas con el aspecto final del formulario, y de ella vamos a destacar las siguientes:

Permitir vista XXXXX Con el valor Sí, será posible escoger el modo de visión correspondiente; con No, la modalidad quedará anulada para su uso con el formulario actual.
Imagen Al pulsar en el botón … que aparece en el extremo derecho, se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrás escoger una imagen para que aparezca como fondo del formulario.

Si tras asignar una imagen deseas eliminarla, es tan fácil como seleccionar el nombre que aparece y suprimirlo.

Distribución de la imagen Modo de alineación de la imagen anterior en el fondo.
Modo de tamaño de la imagen Los valores que mejor resultado dan son Zoom y Extender, de forma que el tamaño de la imagen se adapte al del formulario.
Ancho Para establecer una anchura exacta.
Ajuste de tamaño automático Para el valor Sí, el tamaño se adaptará para mostrar un registro o una página completa.
Ajustar a la pantalla Sí reduce el tamaño del formulario para que se adapte al espacio libre de la pantalla.
Estilos de los bordes Permite que éstos desaparezcan o que el usuario los pueda ajustar.
Selectores de registro Muestra/oculta el selector de registro, es decir, el rectángulo gris con flecha que aparece en la zona de la izquierda.
Botones de navegación Muestra/oculta los botones para avanzar y retroceder por los registros que aparecen en la zona inferior del formulario.
Separadores de registro Muestra/oculta una línea de separación en los formularios continuos.
Barras de desplazamiento Activa/desactiva selectivamente las barras derecha e inferior.
Cuadro de control Activa/desactiva el uso del icono que aparece a la izquierda del título del formulario.
Botón Cerrar Activa/desactiva el uso de la X para cerrar el formulario.
Botones Minimizar Maximizar Activa/desactiva el cambio de tamaño de la ventana.
Movible Permite/no permite cambiar la posición del formulario en la pantalla.

Como ves, existen otras propiedades en esta ficha, pero hemos comentado las que se utilizan con más frecuencia y las de más fácil acceso para todo el mundo, pero no te preocupes porque en futuros artículos trataremos el resto de categorías.

Cambia la apariencia de los datos con una máscara de entrada

Si queremos definir correctamente los campos de nuestras tablas y mantener la eficiencia de nuestra base de datos, resulta imprescindible ahondar en las propiedades de los campos; por eso, dada la importancia de la que ahora nos ocupa, vamos a dedicarle un artículo en exclusiva.

¿Para qué sirve una máscara de entrada?

Esta propiedad permite mostrar el contenido de los campos de forma personalizada (similar a como lo haría la propiedad Formato), controlar la introducción del dato concreto y todo eso sin tener que reservar más espacio en disco.

Su potencia se refleja en campos de tipo texto pero que deben contener un número exacto de cifras y/o letras, como por ejemplo: teléfono, carnet, código postal…

La máscara de entrada se crea a partir de una serie de caracteres especiales, que se emplearán según convengan en cada situación. Son los siguientes:

Carácter Descripción
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más y menos no permitidos)
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos)
# Dígito o espacio (entrada no obligatoria, los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos: signos más y menos permitidos)
L Letra (A a Z, entrada obligatoria)
? Letra (A a Z, entrada opcional)
A Letra o dígito (entrada obligatoria)
a Letra o dígito (entrada opcional)
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria)
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional)
. , : ; – / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas
> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas
! Hace que la máscara e entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \Z se muestra sólo como Z)

Si te fijas, algunos caracteres están en mayúsculas y otros en minúsculas; ésto es importante, ya que deberás emplear el exacto para que la máscara de entrada funcione sin problemas.

Ejemplo para un Código Postal

Comenzamos por algo sencillo. En la tabla Clientes de la base de datos Librería.mdb encontramos el campo CP, definido como Texto con longitud 5; lo hicimos así para obligar a introducir 5 caracteres y que respetara además, los ceros por la izquierda.

Campo Cóodigo Postal sin máscara de entrada

Como el Código postal está compuesto por cinco dígitos y obligatoriamente, tenemos que introducir esos cinco, necesitamos un carácter de máscara de entrada que represente la entrada obligatoria de número; y si consultamos la lista anterior veremos que es el 0.

Teniendo en cuenta que el tamaño de este campo es 5, en la propiedad Máscara de entrada habrá que escribir 00000, un cero por cada carácter de longitud asociada, de la siguiente forma:

Propiedad máscara de entrada asignada y definida

Si al ir a la vista Hoja de datos, ya existieran CP erróneos anteriores, la máscara NO los modificará, pero sí que obligará a introducir la información de la manera correcta para los nuevos registros. ¡Pruébalo!

Ejemplo para el NIF

Una demostración clásica sobre la misma tabla: el campo NIF, definido como Texto de tamaño 9; es decir, lo justo para los 8 dígitos y la letra final. Sin embargo queremos que, además de esos ocho números y letra obligados, incorpore caracteres de separación para dar una mejor visibilidad, eso sí, sin ocupar espacio en disco.

Comenzamos por la máscara inicial, que será 00000000L; el 0 por cada cifra obligatoria y la L porque el último carácter deber ser una letra también de entrada forzosa. Esta propuesta ya evitará por si sola errores de escritura.

Si queremos, por ejemplo, separar los números con puntos de miles (pero emplea el del teclado alfabético para asegurarte), la modificamos para que sea 00.000.000L. Si cambias a la vista de datos, podrás comprobar fácilmente como los datos se adaptarán a nuestra propuesta.

Campo NIF con máscara de entrada incompleta

También podemos separar la letra de los números con un guión; empleando por ejemplo la siguiente máscara de entrada: 00.000.000-L

Al pasar a otro campo, guardar la  tabla o cambiar de vista, Access modificará ligeramente la máscara añadiendo delante del guión la barra inclinada \; no te preocupes, lo hace para indicar a la aplicación que el carácter que viene detrás (el guión) debe aparecer tal cual.

Vuelve un momentito a la figura anterior. En ella puedes ver que hay letras del NIF que aparecen en mayúsculas, y letras en minúsculas; pues bien, con la máscara de entrada, también podemos hacer que se escriban como se escriban, siempre se muestran en mayúsculas.

El carácter > hace que todos los que se añadan detrás del mismo aparezcan en mayúsculas. En consecuencia, nuestra máscara final quedará definida como 00.000.000->L. El resultado final será el siguiente. Interesante, ¿verdad?

Campo NIF con máscara de entrada completa

Tablas en Access: Propiedades básicas – Primera parte

Cuando, en Access, estamos creando una tabla para almacenar datos desde  la Vista Diseño, podemos comprobar cómo a medida que vamos añadiendo nuevos campos, la parte inferior de la pantalla cambia mostrando más o menos elementos.

Propiedades básicas de los campos de una tabla

Estos ítems son propiedades que podemos asociar y modificar y que están disponibles para todos los campos o sólo para algunos, según el tipo de información que asociemos.

Vamos a dedicar entonces algunos post a comentar aquéllas que cualquier persona con una serie de conocimientos mínimos de Access podría modificar sin mayores problemas. Así que aquí van las primeras!!

Formato

En campos Fecha, permite especificar cómo deseamos que aparezca la fecha o la hora en pantalla; por ejemplo, con el mes en letra, con el día de la semana…

En Número también se utiliza para elegir el aspecto final: porcentaje, científico, con separador de miles…

También se puede asociar con campos de tipo Texto, indicando incluso formatos personalizados. Por ejemplo, si escribimos simplemente > el contenido aparecerá en mayúsculas, y con < en minúsculas.

Indexado

Cuando toma el valor , Access crea un índice interno que permitirá acelerar en la tabla las búsquedas que se hagan mediante este campo.

Recuerda que, en el caso de definir un campo como Clave, esta propiedad tomará automáticamente el valor Sí (Sin duplicados), para impedir que existan códigos repetidos.

Requerido

si se asigna el valor , el campo en cuestión será de obligado cumplimiento, es decir, el usuario no podrá dejarlo en blanco. Lógicamente, deberá tomar este valor para aquellos campos que consideremos esenciales; sin embargo, podríamos establecerlo a No por ejemplo para el email.

Tamaño del campo

En los campos de tipo Texto se emplea para indicar el número máximo de caracteres a escribir, mientras que con los de clase Número, especificaremos el subtipo: byte, entero, entero largo…

Título

Para las tablas, permite modificar el encabezado de las columnas en la vista Hoja de datos; pero además, este título se utilizará en los objetos que se creen a partir de la misma, como consultas, formularios, informes…

Resultado de la propiedad Titulo

Por ejemplo, en la figura anterior podemos ver que el primer campo se denomina numcliente pero al introducir los datos, aparece Código.

Valor predeterminado

Propiedad muy útil cuando existen datos que se repiten con bastante frecuencia; en tales casos, podemos escribir dicha información en esta área, de manera que luego simplemente se acepte o se modifique (si fuera necesario).

Por ejemplo, si sabemos que la mayoría de los empleados tienen como estado civil Casado, escribiremos dicho literal valor por defecto. El resultado puedes verlo en la última fila de la imagen: ya que para los registros nuevos, aparecerá escrito ese texto en los campos.

Resultado de la propiedad valor predeterminado

Y ésto ha sido todo de momento, pero no te preocupes que seguiremos comentando otras opciones en futuros artículos.