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PorLucía Montero Rodríguez

Añade un índice a tus documentos

Vamos a ver cómo podemos crear en un documento un Índice que contenga todos los capítulos o apartados que nos interese; ésto es lo que en Word se denomina Tabla de contenido.

Para facilitar la tarea y que puedas reproducir los pasos con mayor facilidad, vamos a utilizar un archivo ya preparado con un texto clásico y muy interesante El arte de la guerra de Sun Tzu.

Si lo abrimos, veremos que está ya formateado y que los títulos de cada capítulo están destacados de alguna forma, respecto al resto del texto.

Capítulo 1 del libro El arte de la guerra

Aunque hayamos asignado un determinado formato a estas entradillas, no es suficiente para que Word pueda crear un índice de manera automática.

Para poder hacerlo, habrá que asignar un estilo que además incluya una referencia de nivel y, para eso, lo más fácil es emplear algunos de los estilos predefinidos denominados Título X, que puedes encontrar en la cinta Inicio.

Entonces, seleccionamos los títulos y, en este caso, le asignamos a cada uno el estilo Título 1. Tras efectuar esta operación en todas las denominaciones de capítulos, ya estamos listos para el siguiente paso: crear el índice.

Para insertar la Tabla de contenido, sitúate al comienzo de una página en blanco, escribe el literal Índice y coloca el cursor al comienzo de una línea en blanco, dos o tres líneas hacia abajo.

Ahora es el momento, al comienzo de la cinta Referencias, haz clic en la opción Tabla de contenido., para que Word muestre los modelos ya preparados que incorpora; sin embargo, nosotros hemos elegido la opción Insertar tabla de contenido… que aparece en la parte inferior y que da un mayor control al usuario.

Cuadro de diálogo Tabla de contenido

Tras escoger el Estilo personal para Formato, y Puntos suspensivos como Carácter de relleno puedes ver el resultado final en la siguiente imagen:

Documento de Word con Indice

Recuerda

Añadiremos un Índice capitular o Tabla de contenido a nuestros documentos para ayudar a que el usuario pueda localizar con mayor facilidad el texto a consultar; además, en el caso de crear documentos electrónicos, las entradas del índice pueden actuar como hiperenlaces que nos sitúen automáticamente en el punto de inicio de la lectura.

PorLucía Montero Rodríguez

Referencias cruzadas para imágenes o ilustraciones

En este artículo se expone cómo crear una serie de referencias cruzadas dentro de documentos; es decir, vamos a enlazar distintos elementos o posiciones de un texto con, en este caso, una serie de imágenes.

Para desarrollar la propuesta y así practicar sobre la marcha, puedes descargar el archivo Escenarios en excel.docx que ya cuenta con texto e ilustraciones que se pueden emplear como punto de partida.

Asignación de títulos

El primer paso consiste en asignar un título a cada una de las imágenes para que Word las reconozca como un posible punto de referencia. Para ello, seleccionamos la primera imagen del documento y, en la cinta Referencias hacemos clic sobre el icono Insertar título:

Asociar un título a una imagen en Word mediante referencias cruzadas

Nosotros hemos cambiado Ilustración por Figura mediante el botón Nuevo rótulo. También hemos completado el título de forma que aparezca Figura 1: Modelo de gastos trimestral debajo de la imagen.

Titulo asignado a una imagen en Word

El siguiente paso lógico sería proceder de manera similar con las otras ilustraciones, para denominarlas:

  • Figura 2: Agregar escenario
  • Figura 3: Administrador de escenarios
  • Figura 4: Resumen de escenario

Los títulos asignados pueden modificarse como si de un texto normal se tratara. Además las imágenes, ilustraciones o tablas podrían moverse libremente a cualquier posición del archivo. Por ejemplo, podríamos situarlas todas en un Anexo para consultarlas de forma conjunta.

 Creación de referencias cruzadas

Ahora vamos a situarnos al final del tercer párrafo, donde dice “para lo que hemos preparado un modelo”, modificándolo para que aparezca “para lo que hemos preparado el  modelo que puedes ver en la ”.  A continuación, hacemos clic en el icono Referencia cruzada situado en la cinta Insertar o en la cinta Referencias.

Referencia cruzada a una imagen en Word

En la lista desplegable, al escoger como Tipo – Figura, aparecen todos los títulos creados anteriormente en la zona inferior. Entonces, que sólo debemos señalar la que nos interesa; por ahora, la primera. Como queremos hacer Referencia a: todo el título completo señalamos Todo el epígrafe. sin embargo, también sería posible seguir añadiendo más referencias, por ejemplo al número de la página.

La ventaja del uso de referencias cruzadas se puede hacer patente en cualquier momento. Por ejemplo, si en el futuro modificáramos el título de la imagen o la cambiáramos de página, sólo nos haría falta seleccionar la referencia concreta (o mejor todo el texto). Después, al pulsar la tecla F9, se actualizarían todas las referencias cruzadas, sin tener que hacer todos los cambios de forma manual. Fácil, ¿verdad?

Referencias cruzadas a tablas

El método que acabamos de describir, también se puede utilizar de igual manera para hacer referencias a Tablas, con alguna pequeñísima variación.

Para asignar un título a una tabla, tendremos que seleccionarla de forma completa. Es posible con el icono de anclaje situado en la parte superior izquierda o con las opciones. Luego, emplearemos el icono Insertar título antes comentado, y listos para continuar!!

PorLucía Montero Rodríguez

Tres técnicas de cálculo para resolver un mismo supuesto en Excel

Para ver la potencia de cálculo que Excel es capaz de desplegar, vamos a plantear en el mismo problema resolviéndolo de tres formas completamente distintas.

El modelo inicial con el que vamos a trabajar es el siguiente y a continuación describiremos tres métodos para resolver el problema y dar contenido a las celdas vacías.
Supuesto de partida para técnicas de calculo

REFERENCIAS ABSOLUTAS

Trabajando de la forma tradicional, para calcular el Subtotal correspondiente al artículo ratón, nos colocamos en D5 y escribimos la expresión =B5*C5 que, después podemos copiar para el resto de artículos, obteniendo el resultado de la siguiente imagen. Sin embargo, para el descuento en euros, comenzaríamos por la fórmula que está en la figura:

Resolución de ejercicio con referencias absolutas

El problema se plantea cuando nos damos cuenta que todos los artículos tienen el mismo descuento; por lo que si copiamos la fórmula hacia abajo tal y como está, saldrán errores de Excel y/o valores erróneos, ya que la referencia correspondiente a B2, luego se convertirá en B3 (vacía) y B4 (con texto).

Si queremos que, al copiar una fórmula, alguna de las celdas no se vean modificadas será necesario fijarlas, escribiendo un signo $ delante de la letra y otro delante del número, por lo que la expresión pasaría a ser =D5*$B$2.

Truqui: si te da coraje pulsar May + 4, con el curso en B2 puedes pulsar la tecla F4 y Excel pondrá automáticamente los $ necesarios.

Al copiar esta vez la fórmula, el resultado sería el correcto y el mismo procedimiento tendríamos que repetirlo para la cuota de IVA, de forma que el resultado final será el siguiente:

Ejercicio resuelto mediante referencias absolutas

NOMBRES DE RANGO

Una opción al método anterior para evitar el uso de referencias absolutas, es emplear nombres de rango, que consiste en asignar un nombre a la/s celda/s que nos interesen, de la siguiente forma.

Comenzamos por colocarnos en B10, y a continuación hacemos clic en el cuadro de nombres (el primer apartado de la barra de fórmulas, donde precisamente pone B10, ahora sólo debemos escribir el nombre (sin espacios, caracteres extraños…) y pulsar Intro.

Para nuestro ejemplo, hemos asignado un nombre a las celdas B10 (dto) y E10 (iva). Sabrás que los nombres están bien asignados, si al hacer clic en la lista desplegable del cuadro de nombres, aparecen los que hayas creado.

Nombres de rango disponibles en una hoja de cálculoAhora, ya podemos escribir las expresiones para hallar el descuento en euros y la cuota de IVA, utilizando lo que Excel denomina como lenguaje natural. De forma que ahora la fórmula que tenemos que escribir en E13 quedará como =D13*dto y para G13, escribiremos =F13*iva. Estas dos expresiones podrán copiarse para las filas inferiores, y el resultado que conseguiremos será el mismo que en el caso anterior.

Utilizando nombres de rango en fórmulasSi te equivocas al asignar un nombre, en Insertar/Nombre/Definir podrás modificar la celda a la que hace referencia o, en caso, de error en el propio nombre, eliminarlo e incluso volverlo a crear.

CÁLCULOS MATRICIALES

Aún nos queda un tercer método, que una vez conocido y practicado con asiduidad nos permite desarrollar velozmente nuestros modelos: los cálculos matriciales.

A diferencia de las formas anteriores, las expresiones con matrices se pueden emplear en multitud de ocasiones, casi siempre que tengamos un grupo de celdas con el mismo tipo de cálculo, por lo que nuestro ejemplo anterior resulta perfecto como muestra.

Cuan vamos a trabajar con matrices, resulta fundamental seguir los pasos correctamente:

  1. Seleccionar todas las celdas que van a tener un resultado
  2. Sin hacer clic en ninguna parte escribir la fórmula con todas las celdas implicadas
  3. En lugar de Intro, pulsaremos Control + May + Intro al mismo tiempo.
  4. Si el proceso se ha hecho correctamente, en la barra de fórmula, la expresión aparecerá escrita entre llaves.

Vamos a ver cómo obtenemos los resultados para Subtotal siguiendo este método. Comenzamos por seleccionar todas las celdas que al final queremos que tengan uno de los subtotales:

Para una formula matricial en primer lugar hay que seleccionar las celdas

A continuación, empezamos a escribir la expresión, en nuestro caso:

  • Escribimos el signo igual
  • Seleccionamos todas las cantidades
  • Escribimos el signo de la multiplicación
  • Seleccionamos todos los precios

Composición de un cálculo matricial

Tras pulsar Control +May + Intro, obtendremos el resultado correspondiente. De forma similar a ésta, procedemos para averiguar los descuentos para nuestros artículos:

Ejemplo de cálculo de vector por constante

Siguiendo con esta forma de trabajar, daríamos contenido a toda la hoja progresivamente y a diferencia de los métodos anteriores, sin tener que copiar las fórmulas.

Únicamente debes tener en cuenta un detalle, en caso de que tengas que modificar/eliminar la fórmula, tendrás que seleccionar todas las celdas implicadas, realizar los cambios y volver a fijar con Control +May + Intro.

Si lo deseas, puedes descargarte el libro opstrabajo.xls, con todos los métodos desarrollados.