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PorLucía Montero Rodríguez

Utiliza el asistente para Importar tablas de PowerPivot

En artículos anteriores aprendimos qué es PowerPivot y los tipos de datos admitidos. Así que ya es hora de comenzar a trabajar, empezando por ver cómo podemos importar tablas.

Tablas de una base de datos de Access

Utiliza el asistente para importar tablas en PowerPivotPowerPivot nos puede ayudar fácilmente a importar tablas de una base de Access mediante un asistente. Sin embargo, para que ésto sea posible, es necesario que las relaciones estén previamente creadas.

Para contar con un ejemplo de calidad y datos suficientes que permitan obtener resultados representativos, vamos a utilizar como referencia los archivos de Contoso. Se trata de una base de datos que Microsoft pone al alcance de los usuarios para poder efectuar prácticas.

Si ya lo tienes todo preparado, en la cinta PowerPivot, pulsa el primer icono: Ventana de PowerPivot. Ahora, en  el icono Desde base de datos, haz clic sobre De Access para iniciar el asistente. En esta primera parte es suficiente con asignar un nombre distinto y escoger el archivo adecuado. En este caso, Contoso Sales.

Asistente de PowerPivot para importar tablas

Ahora puedes optar por seleccionar directamente los datos en las tablas/vistas o crear una consulta SQL. Nosotros como estamos empezando, vamos a decantarnos por la primera opción y pulsamos Siguiente.

A continuación hay que marcar todos los elementos que deseamos traernos a PowerPivot. Para nuestro ejemplo, supongamos que nos interesan todas las tablas menos la dedicada a las promociones DimPromotion.

Llegados a este punto, también es posible filtrar las tablas para escoger solamente registros y/o campos específicos. Por ejemplo, selecciona la tabla DimProduct y pulsa el botón Vista previa y filtro que está situado en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo.

Filtros y selección al importar tablas para PowerPivot

En la imagen puedes ver que se han desmarcado las columnas Manufacturer y Brandname; además, hemos aplicado un filtro en ClassName para importar sólo los registros de tipo Economy. Tras Aceptar el cuadro de diálogo mostrará el indicativo Filtros aplicados en la columna de la derecha.

Si no necesitas nada más, es el momento adecuado para pulsar Finalizar. Tras efectuar las distintas operaciones, Excel mostrará un cuadro de resultados del proceso y ya estaremos listos para continuar, pero eso será én futuros artículos.

Informe de resultados al importar tablas para PowerPivot

Con el Asistente de PowerPivot, puedes importar tablas fácilmente. ¡Empieza ya a practicar!

 

PorLucía Montero Rodríguez

¿Qué es PowerPivot? ¿Para qué sirve?

Iniciamos con este post, una serie de artículos dedicados a PowerPivot. Si no sabes de qué estamos hablando, no dejes de leer 🙂

¿Qué es PowerPivot?

PowerPivot es una de las herramientas más potentes de Excel. Hasta aquí, puedes decir que ya te lo imaginabas o que habías escuchado algo parecido ¿no es así? Pero es que es cierto. En pocas palabras:

Con PowerPivot puedes analizar y relacionar grandes volúmenes de datos que, a su vez, procedan de distintas fuentes externas de información.

PowerPivot para ExcelEn clase, y para utilizar un lenguaje más cercano, me gusta decir que PowerPivot es como el hermano mayor de las tablas dinámicas.

De hecho, si trabajas habitualmente con tablas dinámicas con multitud de registros y ves que su funcionamiento se ralentiza, puede que ya sea hora de cambiar.

De una forma más concreta, PowerPivot está muy relacionado con el concepto Bussiness Inteligence, ya que facilita la creación de informes, modelos, tableros de control…

¿Dónde encuentro esta función?

Si tienes Excel 2013 o superior, entonces estás de enhorabuena. A partir de esta versión, Microsoft integró esta función como una más de su catálogo.

Excel 2010 no trae el complemento incorporado, pero lo puedes descargar de manera gratuita desde el siguiente enlace:

https://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=7609

Las versiones anteriores a 2010 NO tienen posibilidad de utilizar esta herramienta.

Una vez instalado, abre Excel 2010, y detrás de las anteriores, debe aparecer la cinta PowerPivot.

Cinta para PowerPivot en Excel 2010

En versiones superiores, es posible que dicha cinta no se muestre desde el principio. En tal caso, debes acceder a la cinta Datos, y pulsar el icono Administrar modelo de datos para que Excel active el complemente y muestre la cinta correspondiente.

Activar el completo PowerPivot para Excel

Ya está todo listo

Ahora que tienes instalado/activado el complemento PowerPivot, puedes empezar a utilizarlo. Si no sabes por dónde empezar, no te preocupes. En futuros artículos iremos desgranando las distintas características de esta eficaz herramienta.

 

PorLucía Montero Rodríguez

Consolida varias hojas de cálculo en una sola tabla dinámica

La tabla dinámica es la función con más potencia de Excel. Eso es indiscutible para cualquier persona que haya trabajado con ellas, pero hoy queremos ir un paso más allá.

Nuestro objetivo

Vamos a ver cómo podemos “mezclar” o, dicho de manera más formal, consolidar datos que tenemos situados en distintos libros dentro de una sola tabla dinámica.

Para ello hemos preparado tres libros distintos: Frutas Oeste.xlsx, Frutas Este.xlsx y Frutas Centro.xls. Si quieres, puedes descargarlos para practicar.

Ejemplo para consolidar en una sola tabla dinámica

Un paso previo

Antes de comenzar el proceso, es necesario añadir el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Por defecto, este icono no aparece en ninguna de las cintas y por eso hay que agregarlo. Si miras la imagen, puedes ver que lo hemos colocado en la Barra de inicio rápido.

Asistente para tablas y gráficos dinámicos

Vamos a por nuestra tabla dinámica

Con los tres libros anteriores abiertos, empezamos uno nuevo. A continuación, activamos el modo Mosaico simplemente para trabajar de manera más cómoda. Cuando tengamos toda la información a mano, será el momento de iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

En el cuadro de diálogo que aparece, asegúrate de marcar Rangos de consolidación múltiples antes de pulsar Siguiente.

Asistente para tablas y graficos dinamicos Paso 1

En el Paso 2, escogeremos Campos de página personalizados. De esta forma se podría filtrar la información por una sola frutería si nos interesara.

Tras pulsar Siguiente, es hora de añadir los tres rangos a consolidar. Sólo tienes que seleccionar la tabla de cada libro y luego pulsar Agregar.

Ahora presta atención

Para poder filtrar por establecimiento, empieza por indicar que quieres 1 campo de página. Entonces, por cada rango agregado, tienes que hacer clic en Campo uno y escribir el título que te interese asignar.

Campos de página personalizados para una tabla dinámica de consolidación

Tras pulsar Siguiente, sólo quedará Aceptar o indicar la celda para insertar la tabla dinámica.

Resultado

Como puedes ver, ahora tenemos la suma de las tres fruterías en una única tabla dinámica. Ten en cuenta que, en la consolidación, no se incorporan los nombres de los campos o columnas.

Tabla dinámica para libros consolidados

Sin embargo, aunque por defecto se aplica la suma de los valores, sí es posible cambiar de operación. Además. si en cualquier momento quieres ver los datos de uno o más comercios, sólo tienes que escogerlos en el campo Página 1.

Otra ventaja es que si cambia algún dato en los libros de origen, sólo tienes que Actualizar la tabla dinámica para que muestre los resultados reales en todo momento.

Resumiendo

La consolidación mediante tabla dinámica es una alternativa muy atractiva para ahorrar tiempo y obtener resultados claros.