Versiones o cómo controlar a tu equipo
Una de las mayores ventajas de trabajar con Google Docs es que mantiene las distintas versiones de un mismo documento.
Y no, no hace falta que vayamos asignando nombres distintos del tipo 1.0, 2.0, etc. Es una funcionalidad que Google efectúa de manera automática.
Gestión de versiones
Cada vez que un usuario inicia una sesión de trabajo con un documento, Google crea una nueva versión del mismo. Hay que remarcar un hecho importante, sólo al inicio de la sesión, no cada vez que los cambios se almacenen. Además insistimos, se trata de una versión interna, no aparecerán más documentos en la unidad.
Pues bien, si deseas consultar todas las versiones generadas, abre el documento que te interese. A continuación sigue la ruta Archivo/Historial de versiones/Ver el historial de versiones. En el lateral derecho de la pantalla aparecerá un panel con todas las que se hayan generado.
Para ver cómo estaba el documento en un determinado momento, sólo tienes que pulsar la versión correspondiente en la lista para que Google te muestre el estado.
Trabajo en equipo
Cuando compartimos un documento para que puedan colaborar varias personas, esta utilidad se hace más interesante.
Por ejemplo, dentro de la asignatura Iniciación a las competencias TICs de la UOC, los equipos de trabajo deben realizar varios documentos de manera conjunta.
Tras la entrega, el equipo docente tiene que verificar el grado de participación de cada persona. Y es aquí donde el control de versiones acude en nuestra ayuda.
Al comparar esta imagen con la anterior, puedes ver que a cada usuario se le ha asignado un color diferente. De esta forma, se identifican con facilidad las colaboraciones individuales y se puede realizar un mejor seguimiento.
Pero ten en cuenta algo importante:
Para consultar el historial de versiones de un documento compartido debes tener permisos de edición
Compartir un documento en Drive es fácil
A diario vemos como el trabajo en equipo va cobrando fuerza. Además cada vez resulta más habitual que las personas que integran un grupo se encuentren en distintas localizaciones. Esta situación provoca que sea necesario compartir información con distintos niveles o permisos.
¿Nos apoyamos en Google?
Una solución gratuita y accesible para muchas personas es crear un documento con Google Docs y almacenarlo en Drive. Así, es posible dejar dicho documento en My Drive o preparar una carpeta específica para el trabajo en grupo.
Al ser una opción bastante conocida, es la que vamos a elegir para este artículo. En el futuro veremos otras alternativas, como por ejemplo las que nos ofrece Office 365.
Al compartir, ¿qué puede hacer el otro usuario?
Como decía Jarabe de palo en su canción: depende. Entonces podrías seguir la letra y decirme: ¿de qué depende?. Pero no te preocupes que no vamos a cantar más 😉
Al compartir un documento en Drive el usuario podrá realizar una de estas acciones:
- editar el documento,
- efectuar comentarios o,
- simplemente ver su contenido.
¡Vamos a compartir en Drive!
Si estamos visualizando el contenido de la unidad o carpeta, tenemos a nuestra disposición distintas formas de proceder. Pero en cualquier caso, hay que comenzar seleccionando el archivo en el que podrán colaborar distintas personas.
¿Ya está? Entonces fíjate en los iconos que aparecen en la esquina superior derecha. Si empezamos por la izquierda encontramos Get shareable link. Este botón nos permite obtener un enlace que podremos distribuir para que los usuarios puedan visualizar el contenido del fichero.
Haz la prueba pulsando en el siguiente enlace:
https://drive.google.com/open?id=13_l_v_CCBEXWjpF_EajuX4KD18_DAYYA16IHIEOKsQk
Al pulsar el icono situado a su derecha, con la forma de un perfil, Drive abrirá un cuadro de diálogo desde el que puedes acceder a todas las opciones disponibles:
En la parte superior vemos que por defecto, el enlace sólo sirve para ver el contenido del archivo. Pero si despliegas la lista, puedes modificar la acción permitida.
En la zona inferior, si no cambiamos nada, al añadir usuarios específicos, Drive les permite modificar, aunque de nuevo es una acción modificable. Además, también puedes escribir el mensaje personalizado que les llegará a su correo con la invitación. Si, como en el ejemplo de la imagen, indicas una cuenta que no sea de Google, se pedirá una confirmación por motivos de seguridad.
En el momento en que otorgues alguno de los permisos de colaboración, Drive pondrá una marca junto al nombre del archivo correspondiente.
Recuerda que también puedes emplear el menú contextual del ratón para acceder a las tareas más habituales, entre las que se encuentran las dos que acabamos de comentar.
¿Y si quiero compartir un documento mientras lo estoy editando?
Pues tampoco pasa nada, porque Google Docs también lo permite. En este caso tienes dos posibilidades a tu alcance:
- Usar la opción Share del menú File o,
- pulsar el botón Share de color azul, situado en la esquina superior derecha.
Ambas opciones te mostrarán el cuadro de diálogo y trabajar de manera directa con enlaces y/o usuarios. ¡Tú eliges!
Práctica compartiendo tu documento conmigo. ¡Te estoy esperando!
Podio hace posible el trabajo en grupo
Teletrabajo, freelances, contratación por proyectos…, todos estos elementos están creando un nuevo paradigma que va tomando fuerza en el mercado actual, por lo que cada vez resulta más común que personas situadas en distintas localizaciones tengan que trabajar de manera conjunta.
Antecedentes
Hablando desde mi propia experiencia como freelance, cuando se presenta un proyecto externo y tras cruzar diversos correos electrónicos o llamadas de teléfono, es normal concertar una cita presencial o en muchos casos, virtual.
Afortunadamente, las tecnologías avanzan cada día más y programas como Skype, TeamViewer o Webex nos permiten compartir espacio virtual en un mismo momento.
Integrantes de un equipo, distintas piezas de un mismo puzzle
Colaborando más allá de horarios y distancias
Las aplicaciones antes comentadas están muy bien pero requieren sincronización, por desgracia, un bien cada día más escaso. Afortunadamente, a raíz de mi colaboración en nuevo proyecto, Manuel Cabello gerente de Digital Learning me dio a conocer una herramienta hoy por hoy fundamental:
Podio es una aplicación web que permite a un grupo de trabajo derribar barreras geográficas y temporales. Incluye funciones básicas como control de roles, mensajería, y notificaciones de actividad reciente, para no perderte nada de lo ocurra en tu espacio de trabajo.
Trabajo en grupo
Ese es el objetivo de Podio: dotar a la organización de un espacio de trabajo cómodo, compacto y completo; aunque pueden crearse diferentes espacios sin problemas.
Además, permite la integración de distintos paquetes para dotar de más funcionalidades. Estas aplicaciones adicionales pueden personalizarse para dar respuesta a las necesidades específicas de cada grupo, por ejemplo:
- Librería de enlaces
- Reuniones
- Talleres
- Proyectos
- Horarios…
¿Y el precio?
Podio cuenta con una versión gratuita muy, pero que muy potente. Hasta ahora, he trabajado con tres organizaciones diferentes, cada una con distintas necesidades, sin echar en falta subir a la versión Premium.
Podio es una herramienta muy completa y adaptable que permite la colaboración entre personas sin tener en cuenta ubicaciones ni horarios.
Office 365 puede ser la solución
Ya seas estudiante, profesional independiente o trabajador por cuenta ajena, es casi seguro que en algún momento habrás tenido que enviar un correo electrónico, escribir un documento con un procesador de textos, elaborar un presupuesto con una hoja de cálculo… y hay que admitir que aunque existen opciones libres, el rey de la ofimática sigue siendo Microsoft.
Problema
Aunque no nos guste pero sea lógico, esta suite o conjunto de aplicaciones tiene un coste determinado según versión: estudiante, hogar, profesional… y dicho coste se multiplica sobremanera en el caso de las empresas que tienen que adquirir múltiples licencias.
Además es posible tener una versión completamente operativa pero que la evolución de las tecnologías, los formatos de archivo e incluso las propias necesidades, la convierta en prácticamente inservible y tengamos que volver a pagar para poder mantenernos al día.
Solución
Para evitar este tipo de situaciones, Microsoft lanzó al mercado un producto que solventa este tipo de situaciones: Office 365.
Por un lado cuenta con una amplia gama de versiones, incluso a nivel empresarial, y además da la posibilidad de pago único, mensual sin compromiso o mensual con compromiso anual (más económico); de esta forma, si sólo necesitas la suite durante un tiempo no será necesario hacer un pago mayor del necesario.
Otro dato importante es que Microsoft garantiza que este sistema siempre ofrece al usuario las últimas versiones, de forma que no trabajarás con versiones obsoletas y contarás con todas las actualizaciones de manera automática.
Ventajas
Aunque para mi el hecho de contar siempre con la última versión ya supone una ventaja importante, Office 365 tiene más en la reserva.
Tomando como ejemplo la versión más simple con pago mensual, Office 365 Personal, además de incluir las aplicaciones propias de Office, también ofrece 1Tb de almacenamiento en la nube, 60 minutos de llamadas con Skype y trabajo desde tabletas y smartphones.
Aquí hay que incluir un matiz, porque es posible acceder a todo lo que ofrece Office 365 desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, pero si quieres aprovechar la potencia de las carpetas sincronizadas o deseas trabajar con las aplicaciones cuando no tienes conexión a Internet, entonces tienes que prestar atención a tu licencia.
Por ejemplo, la versión Personal tiene instalación en 1 PC más 1 smartphone más 1 tableta, pero la Hogar aumenta a 5 PCs más 5 smartphones más 5 tabletas, lo que sería una solución estupenda para una familia por sólo 10€ al mes, hay que reconocerlo.
A nivel empresarial, Microsoft ofrece distintas versiones de Office 365 combinables entre sí, que además incluyen mejoras en el correo electrónico, videoconferencia en HD, herramientas de trabajo colaborativo, red social corporativa…
Con este sistema una empresa puede adquirir licencias según las necesidades de los puestos a cubrir, optimizando mejor la estructura de costes.
Prueba gratuita
Microsoft ofrece al usuario la posibilidad de probar durante 30 días las versiones Empresa y Empresa Premiun con todas las funcionalidades para así valorar mejor todas sus herramientas..
Si tienes más dudas o necesitas un asesoramiento más especializado, acude a la web oficial de Office 365 y aprovecha su sistema de chat online.
Licencia de uso
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