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PorLucía Montero Rodríguez

Captura de pantalla en Office

Captura de pantalla con PowerPoint¿Te dedicas a la enseñanza o al social media? ¿Te ha tocado hacer una presentación con el manual de la nueva aplicación de la empresa? En caso afirmativo, es probable que hayas necesitado insertar alguna captura de pantalla en tu documento, ¿cierto?

Olvida la tecla ImprPant

Tradicionalmente, la tecla ImprPant ha sido nuestra salvación. Si necesitabas algo que estaba en la pantalla, sólo tenías que pulsarla y pegar el contenido allí donde fuera necesario.

Tecla para efectuar una captura de pantalla

Afortunadamente, hoy en día existen opciones más interesantes. Por ejemplo, como función integrada, a mi me gusta mucho la de Paint Shop Pro. Pero si tengo que escoger una extensión, me quedo con Nimbus.

Word o PowerPoint, tú eliges

Volviendo al principio, tanto si trabajas con Word como con PowerPoint, Office te ofrece opciones muy interesantes para efectuar capturas de calidad.

En ambas aplicaciones, dentro de la cinta Insertar tienes el botón Captura. Si lo pulsas, Office mostrará las capturas de las ventanas y/o aplicaciones no minimizadas disponibles.

Opciones para una captura de pantalla en Word o PowerPoint

Al seleccionar cualquiera de las miniaturas que aparecen, la aplicación insertará la ventana correspondiente con una clara ventaja: sólo incluye el área estrictamente correspondiente. En consecuencia, no será necesario recortar para quitar lo sobrante. Mira el siguiente ejemplo realizado en PowerPoint para comprobarlo.

Ejemplo de captura de pantalla directa con Word o PowerPoint

Realiza una captura de pantalla selectiva y eficiente

Aunque acabamos de comprobar la utilidad de esta función, lo cierto es que aún puede mejorar. Si revisas la imagen de Ventanas disponibles, en la zona inferior del cuadro aparece Recorte de pantalla. Con esta opción podrás seleccionar e insertar como imagen zonas concretas de un objeto.

Por ejemplo, en el artículo Programa en el envío de tus emails, deseaba mostrar sólo una parte del cuadro de diálogo Propiedades de nuevo mensaje; en concreto la imagen para demorar el envío. Imagina que, en lugar de un artículo, quisiéramos crear un documento en Word o una presentación en PowerPoint, y necesitáramos dicha imagen. Entonces habría que proceder de la siguiente forma:

  • Abrir un nuevo mensaje en Outlook y en la cinta Opciones, hacer clic en Retrasar entrega.
  • En Word o PowerPoint, seguir la ruta Insertar/Captura/Recorte de pantalla.
  • Cambiar de aplicación rápidamente. Por ejemplo, con la combinación de teclas Alt+Tab.
  • Esperar a que aparezca una especie de velo blanco en la pantalla.
  • Pinchar y arrastrar para delimitar la zona a capturar.

Captura de pantalla selectiva

Si sigues correctamente los pasos, el resultado final será el que buscabas. Es cierto que a veces cuesta cogerle el punto al cambio de aplicación, pero sólo es cuestión de intentarlo varias veces.

Practica y consigue la captura de pantalla que quieres

PorLucía Montero Rodríguez

Office 365 puede ser la solución

Logo de MicrosoftYa seas estudiante, profesional independiente o trabajador por cuenta ajena, es casi seguro que en algún momento habrás tenido que enviar un correo electrónico, escribir un documento con un procesador de textos, elaborar un presupuesto con una hoja de cálculo… y hay que admitir que aunque existen opciones libres, el rey de la ofimática sigue siendo Microsoft.

Problema

Aunque no nos guste pero sea lógico, esta suite o conjunto de aplicaciones tiene un coste determinado según versión: estudiante, hogar, profesional… y dicho coste se multiplica sobremanera en el caso de las empresas que tienen que adquirir múltiples licencias.

Además es posible tener una versión completamente operativa pero que la evolución de las tecnologías, los formatos de archivo e incluso las propias necesidades, la convierta en prácticamente inservible y tengamos que volver a pagar para poder mantenernos al día.

Solución

Para evitar este tipo de situaciones, Microsoft lanzó al mercado un producto que solventa este tipo de situaciones: Office 365.

logo de office 365

Por un lado cuenta con una amplia gama de versiones, incluso a nivel empresarial, y además da la posibilidad de pago único, mensual sin compromiso o mensual con compromiso anual (más económico); de esta forma, si sólo necesitas la suite durante un tiempo no será necesario hacer un pago mayor del necesario.

Otro dato importante es que Microsoft garantiza que este sistema siempre ofrece al usuario las últimas versiones, de forma que no trabajarás con versiones obsoletas y contarás con todas las actualizaciones de manera automática.

Ventajas

Aunque para mi el hecho de contar siempre con la última versión ya supone una ventaja importante, Office 365 tiene más en la reserva.

Tomando como ejemplo la versión más simple con pago mensual, Office 365 Personal, además de incluir las aplicaciones propias de Office, también ofrece 1Tb de almacenamiento en la nube, 60 minutos de llamadas con Skype y trabajo desde tabletas y smartphones.

Office 365 en distintos dispositivos

Aquí hay que incluir un matiz, porque es posible acceder a todo lo que ofrece Office 365 desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, pero si quieres aprovechar la potencia de las carpetas sincronizadas o deseas trabajar con las aplicaciones cuando no tienes conexión a Internet, entonces tienes que prestar atención a tu licencia.

Por ejemplo, la versión Personal tiene instalación en 1 PC más 1 smartphone más 1 tableta, pero la Hogar aumenta a 5 PCs más 5 smartphones más 5 tabletas, lo que sería una solución estupenda para una familia por sólo 10€ al mes, hay que reconocerlo.

A nivel empresarial, Microsoft ofrece distintas versiones de Office 365 combinables entre sí,  que además incluyen mejoras en el correo electrónico, videoconferencia en HD, herramientas de trabajo colaborativo, red social corporativa…

Con este sistema una empresa puede adquirir licencias según las necesidades de los puestos a cubrir, optimizando mejor la estructura de costes.

Prueba gratuita

Microsoft ofrece al usuario la posibilidad de probar durante 30 días las versiones Empresa y Empresa Premiun con todas las funcionalidades para así valorar mejor todas sus herramientas..

Si tienes más dudas o necesitas un asesoramiento más especializado, acude a la web oficial de Office 365 y aprovecha su sistema de chat online.

PorLucía Montero Rodríguez

Copia una tabla de Excel en Word y no mueras en el intento

Esta es una de las cuestiones que más me plantean en los cursos que imparto ya que una tarea, en principio sencilla, puede complicarse y no proporcionar los resultados esperados; afortunadamente, Office nos ofrece diferentes soluciones.

Punto de partida

Nuestro planteamiento inicial será una hoja de cálculo simple con la siguiente tabla formateada:

Tabla formateada en Excel

Si deseas insertar estos datos en Word, el comienzo desde Excel siempre será el mismo: seleccionar la tabla y ejecutar la acción Copiar, y da igual que utilices un atajo de teclado (Control+C), el menú contextual del ratón o la opción correspondiente de la cinta Insertar.

Para continuar con las propuestas que exponemos, necesitas abrir la aplicación Word.

Pegar como tabla

Podríamos decir que ésta es la operativa más habitual, simplemente sitúas el cursor en el documento y ejecutas el comando Pegar, por teclado (Control+V), con el menú contextual del ratón, o de manera directa pulsando el icono de la cinta Insertar. En nuestro caso, el resultado ha sido el siguiente:

Resultado al copiar en Excel y pegar directamente en Word

Aunque podemos ver que el formato obtenido no es correcto, la ventaja es que si haces clic dentro de una celda, es fácil comprobar que Word ha creado un objeto de tipo tabla; es decir, que ahora puedes modificar el ancho de las columnas, el alto de las filas… para obtener el resultado deseado.

Pegar como objeto Excel

Si deseas, en Word, gestionar la tabla como si estuvieras realmente en la hoja de cálculo aunque no hayas abierto Excel, entonces te recomiendo que en la cinta Insertar, hagas clic sobre la flecha del icono Pegar, y dentro de Pegado especial… escojas la primera opción: Hoja de cálculo de Microsoft Excel Objeto.

Visualmente, el resultado es  similar al original, pero esa no es la principal ventaja. Cierra Excel y haz doble clic sobre la tabla en Word para ver qué sucede. Como puedes apreciar en la imagen, las cintas de Word han cambiado y ahora son las de Excel, interesante ¿verdad?

Resultado al copiar en Excel y pegar en Word como objeto Excel

Pegar como imagen

A veces parece imposible mantener el formato original de la tabla, y entonces suelo utilizar la opción pegar como imagen pixelada (la clásica foto) que, además de mantener el aspecto, permite aplicar diferentes efectos a la tabla ya que Word habilitará la cinta Herramientas de imagen. Por ejemplo, en la figura puedes ver la tabla con un efecto de reflejo:

Resultado al copiar en Excel y pegar en Word como imagenjpg

Dentro de Pegado especial puedes encontrar otra opción interesante: Imagen (metarchivo mejorado)La ventaja de estas imágenes vectoriales es que están compuestas por distintos objetos que puedes desagrupar y modificar de manera individual.

Directamente desde Word

Por último vamos a ver una variación del caso anterior. Office, a partir de su versión 2010, incorpora dentro de la cinta Insertar, una herramienta para Capturar una venta de aplicación activa y no minimizada, o bien, efectuar un Recorte de pantalla.

Por lo tanto, utilizando esta última opción, puedes seleccionar sólo el área que te interese de Excel y tratar el objeto gráfico en Word con la cinta Herramientas de imagen si así lo quisieras. Como puedes ver en la figura, el resultado es muy bueno.

Resultado al efectuar una captura de pantalla desde Word