Combinar correspondencia: utilizando datos de Excel

Datos para combinar correspondencia situados en una hoja de cálculoAnteriormente, mostramos cómo crear una combinación de correspondencia a partir de datos situados en tablas realizadas con Word. Como dicha situación no es muy común, hoy vamos a tomar los datos de Excel. En concreto utilizaremos una lista que podrás encontrar y descargar bajo el nombre datos clientes Excel.xlsx.

Antes de empezar

Si no quieres tener problemas con la integración de los datos, debes tener en cuenta que:

  • Es aconsejable que la lista tenga encabezados de columnas que identifiquen el campo o información que se almacena.
  • La lista puede encontrarse en cualquier hoja de un libro Excel.
  • ES IMPRESCINDIBLE QUE LA LISTA COMIENCE EN LA FILA 1, sin que existan filas en blanco o títulos por delante de los encabezados.
  • Cuando el archivo esté creado y guardado, CIÉRRALO, de lo contrario no podrás establecer el enlace con Word.

Fíjate en la figura, nuestra lista (con los mismos datos que usamos en Word la última vez), se sitúa en la Hoja2, pero comienza a partir de la Fila 1:

Datos en Excel para correspondencia en Word

Manos a la obra

Una vez en Word, comenzamos el proceso de la manera habitual que ya hemos tratado anteriormente. Por lo cual, nos adelantaremos hasta el momento de elegir el origen de la información.

Al indicar el archivo en Usar lista existente, Word detecta el enlace con Excel, y muestra un cuadro similar al siguiente. Será necesario indicar en qué hoja están los datos (Hoja2 en el ejemplo), y si éstos cuentan o no con encabezado:

Seleccionar tabla para combinar correspondencia

A partir de aquí, el modo de trabajo a la hora de incorporar los registros y tratarlos en el documento no varía de lo anteriormente visto.

Recuerda preparar la lista de Excel adecuadamente antes de utilizarla

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